社内のコミュニケーションを活性化させるために行っている4つのこと

こんにちは。ajikeでPRや採用を担当しつつUXデザインを学ぶ説田です。
少しわたしの話をさせていただくと、ajikeには昨年新卒として入社して最近一年が経ちました。
最近は、デザイナーチームに入りデザイナーにまざりながら新規プロジェクトを考えたりプログラミング学習ツールを使用してプログラミングを学んだりしています。

さて、みなさんの組織では「社内コミュニケーション」を活性化するためにどのような工夫をしていますか？「社内コミュニケーション」は、仕事の生産性や質を高める上で欠かせないものの1つにありますよね。わたしたち ajike でもコミュニケーションを活性化させる取り組みをおこなっているので、今回は4つご紹介します。

コミュニケーション活性化をはかる4つの取り組み

1. 全社員による知見共有の場「全体共有会」
2. 全社員による月1回の「全体飲み会」
3. コーヒー休憩「Coffee Break」
4. botによるコミュニケーションツール「一言回答板」

コミュニケーション施策が社員から生み出された背景

わたしたちは個人の力ではなく、組織の力でビジネスをデザインしています。社内にはUXデザイナー、ディレクター、エンジニア、UIデザイナー、マーケターなどからなるチーム体制で編成されています。

わたしたちの仕事の進め方はひとつのプロジェクトに対して、異なる職種のメンバーがコミュニケーションをとりながら業務を完遂するというのが基本的なながれです。

最近はある程度固定化されたメンバーが同一の案件にコミットする機会が多くなり、各チームが蓄積した知見を共有していく機会が大切になりました。

そういった背景とチームでデザインしていくという目的から、社内のメンバーからコミュニケーションの活性化を目指した制度もできあがっていきました。

次からは、実際の取り組み例をご紹介します。

1.全社員による知見共有の場「全体共有会」

「全体共有会」は月に1度、全社員で案件などを通して蓄積した知見を共有する場です。1年半ほど前から始まりました。現在は、「会社、他チーム、個人の動きを知り、目標を再認識し自分の取るべき行動に気付く場」を目指して継続しておこなわれています。

なにをしているのか

主には各事業部、チームの進捗や知見の共有を行っています。その他には主体的な学びの場として、ワークショップを行っています。最近は以下のようなテーマでワークショップを行いました。

• Google Analytics を活用したデータによるユーザー行動設計のワークショップ
• KPIツリー作成ワークショップ
• 社内コミュニケーションを活性化させるためのブレスト

また、今年からはajikeのブランドステートメント「move people.」を社内に浸透させるべく、「mpレ（エムプレ）」が始まりました。「mpレ」とは、社員自身の行動や姿勢に対して、これは「move people.」だなと思ったことをプレゼン形式で発表する時間です。また改めて「move people.」や「mpレ」については紹介したいと思います。

アンケートをとり改善を重ねています

毎回、終了後にはGoogleフォームを使用してアンケートをとり、共有会の内容をアップデートさせています。アンケートでは、全体共有会の満足度や感想、今後やってみたいことなどを聞いています。このアンケートの結果から、次の全体共有会のアジェンダを決めたりします。

わたしはアンケート集計の担当なのですが、このアンケートに各個人が感じたことが明文化され、良い機会になっているなと感じています。

2.全社員による月1回の「全体飲み会」

「全体飲み会」は月に1回、先の「全体共有会」を終えた後に、全社員で飲みに行く制度です。もちろん参加は任意のため都合が悪い人は不参加にすることもできます。

また、お酒を飲めない/苦手な人は何人かいますがその方は飲んでいません。1名あたりの予算が決まっており、会社から飲食代が支給されます。毎月、幹事は交代制・指名制で全員が幹事にあたるようになっています。

月日に区切りがつき互いに慰労しあえる

学校生活であると「1学期」「2学期」といったように日常の中に区切りがつく習慣があります。社会人ともなると、月日に区切りをつける習慣が中々無くなってしまいますが、この月に一度の「全体飲み会」により、1ヶ月の区切りをつけることができます。1ヶ月の区切りをつける行事となり、社員同士が互いに慰労しあう機会になっています。

この他の効果としては、社員同士のコミュニケーションがとりやすくなること、社員のプライベートの顔を知ることができる、普段は伝えにくいことが伝えられるなどがありますね。

次の2つは、社員がつくった制度です。

先の「全体共有会」のワークショップで、社内コミュニケーションを活性化させるためのアイディアを出しました。

社内から「コミュニケーションを活性化させたい」という声があがったことをきっかけにブレストを行い実際に取り組みを開始しました。

3.コーヒー休憩「Coffee Break」

「Coffee Break」は週2日、おやつどきの15分間のコーヒー休憩です。 関わる案件やチームが異なると、コミュニケーションをとるメンバーが限られてしまうという声からできました。 若手社員が準備を行い、いつもよりちょっと美味しいコーヒーとお菓子を片手に休憩がてらコミュニケーションをとっています。

3ヶ月の試用期間を終えて、「コミュニケーションがとれていてすごくいいと思う」、「良い試みだと思ったので続けて欲しいです」といった声があり「Coffee Break」は継続していくこととなりました。

4.botによるコミュニケーションツール「一言回答板」

ajikeは社内コミュニケーションツールとしてChatWorkを使用しています。「一言回答版」はChatWorkで毎日、ランダムに1名に質問が送られて回答しコミュニケーションをとっていくものです。仕事の合間に気軽に仕事以外のコミュニケーションをとることを目的に始まりました。

例えば以下のような質問がランダムに送られてきます。

• 「特別な力」を持てるならそれは何？どうやって使う？？
• 近代技術を1つ廃止できるなら何を選ぶ？
• あなたにって「完璧な日」とは？

ちょこちょこ質問内容はアップデートされていて質問の難易度が徐々に上がっている感があります。

まとめ

ここまで4つの取り組みをご紹介しました。
働く場において「変えたい」と思うものを「自分たちで変えられる場」があることは大切だなと感じています。

制度は様々にありますが、既存の制度を他の制度が補ったりアップデートする形で社員の「働く体験」を向上できるよう取り組んでいます。

ここまで目を通していただけたこと、嬉しく思います。他にも多種多様な取り組みがあるので、これから少しづつご紹介しajikeを知っていただく機会になればと思います。
今後も、ajikeのはなしやUX/UIデザインの知見などを発信していきますので是非、以下のリンクをフォローしてください。最後までお読みいただきありがとうございます！

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