オンライン×オフライン！最高の懇親会を作る秘訣！

こんにちは！HapInS採用広報担当、たなかです！

7月某日某所。HapInSの懇親会が開催されました♩

本日は前回に続いて、懇親会幹事って実際のところ、どんなことしているの？を切り口に、イベントを企画運営の部分で解剖してまいります！

前職、高校の情報科教員であった方がオフライン組の幹事を、そして HapInSのアニキと呼ばれて久しい方がオンライン組の幹事を引き受けてくださり、今回も今回として、とても楽しい宴になったようです。

幹事1発目の仕事としては、歴代幹事と共に全社向け振り返りアンケートを実施して、改善の糸口を真剣に見つけることだったようです。

懇親会を単なる通りすがりのイベントでなく、仕事もプライベートもフルに楽しもうよ！とする姿がHapInSマインドの最大公約数。

それでは、今回、懇親会幹事としてのお仕事を頑張ってくださった、辻内さん、塚本さん。
インタビュイー、よろしくお願いいたします。

■今回の懇親会はどんな会だったんですか??

辻内さん）
先ず幹事をやるきっかけからお話すると、前回の懇親会の雰囲気がとても良く、それを引き継ぎたいと感じたからです。
HapInSに入社して間もないこともあり、前回の懇親会に参加させてもらったのが、実は初でして...

「前回こうしたかったけど、できなかったんだよね」と、前回幹事の方から未練⁈的なものをお伺いしつつ、サポートするからぜひ次回やってみたら？と言われて。

自分が一歩踏み出して、懇親会運営のお悩み事を解決できたらと感じ、幹事を引き受けました。

全社で収集したアンケ―トを手元に置き、お店選び&予約、オフライン組とオンライン組のコミュニケーション問題や、機材の整備問題等々、足らずの項目を中心に、歴代幹事を含めて話し合いを重ねました。

「懇親会の場所だけど、前回までは渋谷が多かったね。」
「でも、それ以外も実はアリじゃない？」
「カメラマイクPC、Wifiはマストで～、乾杯の挨拶は経営陣にお願いしたいね！」

「今まではできなかった分、今後は絶対こうしていく」と息巻く気持ちがあったので、早速次の日には、財布を握る渡邉さんに色々確認しに動いていましたね...笑

工夫したところで言うと、全社に周知した【出欠確定フォーム】のお願いですかね。
出欠の最終確認と、当日やりたいことリクエストを収集することが目的でした。

前回幹事より、懇親会の日程決めは毎回苦労すると聞いていて...

日程調整アプリを使って参加確認をするのがセオリーですが、実際のところは、参加者がそれ以外も含め色んな経路から集まってくるため、中間集計の間でも「誰か来て、誰が来ない」の確約が見え辛かったんですよね。それを解消したくて。

またリクエスト募った理由に関しては、「名前を出して意見を言ってくれる人の意見を尊重したい」という思いがありました。
一旦、匿名は匿名の意見として受け取りつつ、実際のところは参加してくれる人達の意見を重視！との結論に至り。

当日何をするかを決める際、このフォームが本当にお役立ちでしたね。

周知の事で言うと、全員に対して＠発信するので、受け取るリアクションに混ざる感謝の声と共にネガティブな方もあるかな⁈と少しだけ戸惑いがあったりしました。

とはいえ、1週間の1回のペースにて、何かしらのリマインド発信はしようと心掛けていましたね。

日程が決まってから懇親会までが1ケ月半近くあったので、参加日を忘れられないようにする...なんて意図もありましたし。この日にはこの周知事項ね。と、ToDoアプリ的なものを使って管理していましたね。

あと、ちょっといいニュースなんですが、今回の懇親会からはオンライン組の食事代も出ることになりました！
オンライン組は、そもそも会場予約のカウントに入らないので、ドタ参、ドタ離脱OK。
食事の経費申請は、参加しようと思ったタイミングでできるという類のものです。

メリット享受してくれる参加者が少しでも増えればなんて思いつつ、こちらも積極周知しましたね。

■オンライン組の方はどうですか？？
楽しいゲームを考えてくださったんですが、なんと1日で仕上げたとのこと...！！どのような感じで作り上げたのか、教えていただいてもよろしいでしょうか？

塚本さん）
一番はオンライン組とオフライン組の隔たりをなくしていきたい。なんの障害もなくやり取りできる環境構築を目指しつつも、双方、その場にいるかのようなやり取りっていうのは現実的には難しいんじゃないかな...なんて思っていましたね。

そんな中でも、オフラインのメンバーの中には、PCに向かって話かけてくれる人がいたりして。
そういうのは嬉しかったりしますね！

オンラインはオンライン。オフラインはオフラインそれぞれで楽しむというよりは、会社全体で懇親会を体感したいな。というか。
そもそもオンラインに参加する人達に、アウェー感を持つことを少しでもなくして欲しいな。という想いがありました。

とはいえ...オフラインならではの対面での楽しみ方っていうのもありますし、オンラインの考えていることも分かるしで、なかなか着地点が難しいところですよね...

この辺りは今後回を重ねていって、少しづつ改善されるといいですよね。

で、今回この壁をどうするか。ということで、ちょっとしたアイスブレイクのテーマみたいなものを準備させていただきました。

出店とかじゃないですが、オフラインがオンラインでやっていることを「なにやっているんだろう？」と近寄りたくなるようなコンテンツを作りたくって。
皆で楽しめるような空気づくりというのも、オンラインの幹事の役回りな気もしましたし。

もともと自身が参画している案件で、1週間に1回位の周期でチーム雑談会みたいなものがあり、そこで使用しているコンテンツを参考にしてみました。

実はこれ...最初100マスあって。
発祥が英語圏のＱ&Ａゲームで、読解していくと「あなたが最も恐怖を感じることは何ですか？」など意味不明な質問が多く...笑

で、100マス多過ぎかもってことで、最終5×5の25マスの付箋にして、オンライン参加の人達がめくった質問に答えられるような形でスタートしてみました。

「久しぶり！初めまして！」どちらであったとしても、人となりがよく分かるような質問内容で場が和みますし、かつこの位のボリューム感だと、参加者全員答え辛くなさそうだな～...などと色々考えつつ、作ってみました。

全社アンケート内回答にも、1つのテーマについて全員がワイワイ話すのが楽しい～みたいな声があったりしたこともあり、参加メンバーが平等に1回は話せたらいいなという気持ちで。

全員1週回った後で、「このテーマでの回答って、〇〇さんの場合はどうですかね～？」的に、話がどんどん拡がることが幹事的には嬉しかったですね。

ただ、今回の企画が、次回オンライン組幹事のハードルにはならないようにして欲しいな。

そこは自主性というか、やるやらないは自由で...という感じで、幹事を担って貰えればいいかな～...と思っています。

■懇親会でのこだわりポイントなどお伺いできますか？

辻内さん）
1つ目はお店のラインナップですね。1食分やっぱり助かるじゃないですか！

その中身と量にもこだわりました。
「ごはん超おいしかったです」「沢山食べれました」の声はやはり嬉しいですね。

お肉とお酒を気持ちよく飲み食いしてくれると、見てるこちら側としても幸せな気持ちになります。

2つ目は懇親会の場所ですね。
アクセス重視だったり、必須な機材が揃ってるなど条件設定はあったりするものの、「こんなお店も良いよね～」と、考えを膨らませながらお店選びをするのは、幹事特有の楽しみでもありました。

で...今回実は、現地調査も行ったんですよね。
地図経路も、タイムラプスで撮影したものから切り取って道案内にすることで、参加者に分かりやすく伝えられるかな。と。

共有はGoogle Mapだけでも良かったのかもしれないですが、念には念をっていう感じでしたね。

こちらにインスパイアされる形でテックブログも書きましたので、お時間のある時に読んでいただけると嬉しいです。

3つ目は、名刺代わりの厚紙のカードと名前ペンで、一発で初対面の人にも「こんにちは！」と会話の輪ができる仕組みを作りたく。

ニックネーム書くのもいいよね！傍らに絵も描こう！なんて、出会いがしらに盛り上がりが生まれたのも嬉しかったですね。

業務時間外でニックネームで呼び合うことで心理的な距離を縮まり、横連携の繋がりが生まれたらいいな。と思ったので試してみましたが、正解でした！

4つ目は、塚本さんへのアンサー的なものにもなりますが、私自身、オンラインとオフラインの繋がりを感じたかったので、「オンラインスペースはこちらです！」的に別途１席設けたり。

5つ目は懇親会冒頭での、経営陣のお疲れ様！カンパイ！の挨拶ですね。

当日CEOの渡邉さんにお願いする形になり、「え！いきなり？！」と驚かせる、一種サプライズ的なものもあったりしました。

■逆に、達成できなくて心残りなことはあったりしますか？

辻内さん）
当初、オンラインオフライン全員ひっくるめて自己紹介をしていきたい。という野望があって、それは出来ずでしたが...
オフラインは島ごと、オンラインは自己紹介文をMeetのチャットに貼るなど、なるべくお互いを認識できるチャンスを増やすことは出来たかな？と思っています。

あとは....懇親会自体のテーマ決めはあった方が良いですね。

「お肉を沢山食べながら、楽しく飲みましょう！」など、6・7月懇親会という淡泊な名目じゃなく、分かり易くここに行ったらこれが体験できるというようなテーマがあった方が、みんな参加しやすいかな。と思ったりします。
各会の見どころというか、カラーを打ち出す意味でもあった方がいいなと。

幹事からすると、何をもってすれば懇親会が成功した！なんて、比較的、抽象度が高くて回答し難しかったりするんですよね...

でも、そのテーマを魅力を感じて集ってくれた人がいて、それが心から嬉しいと思ってくれる人がいたら、それが幹事で言うところのゴールと言えるのかもな。と。

オープニングの感謝の声よりも、打ち上げの感謝の声が嬉しいのは、「準備したものを含め、丸ごと懇親会の全てを楽しんでくれたんだな。」と感じれること。
心に迫る言葉をいただけたので、よりそう思えたとも言えます。

仕事の達成感も不可欠なものだとは思いますが、実はこういうところの達成感は、また特別感もあったりするんですよね。

漫然と4半期に1回懇親会をやっていく。という「現状維持」ではない懇親会を目指していきたいですね。

塚本さん）
オンライン組はメンバー同じメンバーが参加ということも多く、自分の中で裏ミッション的なものがあって、何時オンライン組は身内感を出さないように、普段話さないような人とも話をしてみたいな。というのはありました。

オンラインの参加者が増えてくれると、Meetのブレイクルームは試したいですかね。

今回は結局8人参加してくださったのですが、主に私と個の会話になってしまったので、4：4のルームで分けても良かったのかな...など思ったりもしました。

オンライン組のルーム自体に人が多すぎると、オフライン組も割って入りにくいかも。なんて思うことはあったりします。

■最後に、次回幹事に向けて、また全社に向けてメッセージなどお伺いできますか??

辻内さん）
場所の決定や参加人数の確定は、できるだけ早めに進めていき、キャンセルなどが発生する場合は、幹事の立場にも少しご配慮いただけるとありがたいな。となんて思います。

あとは名前カードがあったりすると良いですね！名前もですが、略歴なども、残念ながら記憶定着しないことなどもあって...
席替えなど場所移動した時も、温度感切らさず話続けられるといいですよね。

副幹事の存在も良いですね！
今回は蒲原さんがその立ち回りをしてくださり、機材を代わりに購入してくれたり、実際の当日の動きなど存分に助けてくださいました。

幹事はやりたい気持ちはあるけど、少し億劫だなと思ったりすることもあるかもしれませんんが、手始めに幹事のサポート的な役割の副幹事をするっていうのもアリだと思います。

私自身も、多くの方に支えられて、幹事を無事に務めることができました。
今となっては、「やらないよりもやってみる経験の方が価値がある」と実感しています。

ぜひ、次回幹事やりたい人は手を挙げてくださいね。全力でサポートします！

塚本さん)
今回、オフライン、オンライン共に初めてやったことって結構あったと思うんですよ。

念押しのようですが、次回他の人が幹事をするからといって、これを定説として超えようとはしなくていいんじゃないか。と思いますね。

他の人からハードルに思ってほしくないというか、懇親会をより良くする。その気持ちだけで良いのかな。と。

あと、参加を躊躇してしまう人向けにですね、「たまには顔出してよ～」って思います。

前の懇親会とはまたブラッシュアップした運用でやっていっていますし、今までのイメージは、また別のところに置いておいて欲しいな。と。

場所が遠いであればオンラインの参加も！

また普段オフラインで参加している人もオンライン参加っていうのもアリだと思いますし、逆もしかりで。
どっちの良さもあるので、ぜひ気軽に参加したいただけたらな～と思います...！

辻内さん、塚本さん、ご回答ありがとうございました！

がっぷり四つ！本気で懇親会をより良いものにする！人の喜びが自身の喜びと、クエスト的にアイデア創造に取り組まれる姿が印象的な辻内さん。

懇親会の意図も目的も人それぞれの受け取り方でいいんじゃない？と、価値基準をそれぞれに託しつつ....とはいえ、やっぱり大人数で楽しむとそれ相応の価値があるよね。という想いの塚本さん。

お２人とも幹事、本当にお疲れ様でした。

また、今回ご参加の皆さんもありがとうございました！

今回参加が叶わなかった方も、次回ぜひご参加ください。