待ちに待った懇親会 ♪～今回は幹事目線でのお話～

10月某日、渋谷某所...
ハロウィンが近づきつつあるこの季節、浮足立つ渋谷にてHapInSのゆかいな仲間たちが集う、懇親会が開催されました！

3ケ月に1度位のペースで定期的に開催している懇親会ですが、本当に楽しみにしてくださっている従業員さんも多く、励みになります。

今回は、特に新入社員さんの顔ぶれも多く、いつも以上に新鮮でした♪

HapInSに入社したら、モグリと言われないよう「懇親会はマストで参加だよね！」などと言いつつも、肝心要のたなかといえば、今回も安定のオンライン参加です（いずれは...現地参加しますね...汗）。

そういえば、「HapInSの懇親会って、一体どんな形式で行っているの？」
ここで復習です。

HapInSでは、従業員さんのワークスタイルが、フルリモートもしくはリモート多めのハイブリッドワークの比率が大きく、基本的に業務内外でオンラインでのコミュニケーションに慣れている人が多いです。

懇親会などもその例外ではなく、地方在住の人や、会場に行く時間は確保できそうにないけど、オンラインでの参加は可能そう。などの従業員さんたちでも、気兼ねなく参加できるようにとオフラインとオンライン同時開催のかたちを取っています。

イメージとしては、オフラインの会場の中にPCとプロジェクターがあって、PCでオンライン参加組と繋ぎつつ、プロジェクターにはその様子が映し出されるイメージです。

私がいたオンライン参加組では、入社3ケ月以内のほやほや、新入社員さんが2人も来てくれました！

私から新入社員さんに「最新PC貸与制度などは活用していますか？申請がまだで、使えるPCが手元にないようであれば、会社在庫のPC貸し出し状況を確認するので、言ってくださいね。」など入社前の業務連絡的なものがあったり。
他の先輩社員さんが、同じく新入社員さんに、入社後の有意義な時間の使い方を伝授してくれたり...

一方で、また別の先輩社員さんが、案件の探し方、HapInSでのうまくやっていく為のマインドセットなどの極意を教えてくれたり。

入社当時は「何もできない、分からない。」などと自分に暗示をかけて、無駄に疲れたりしませんか？
肩もいつの間にか、矢印みたいになってたり...

HapInSの社員さんは「新入社員さんだから。」など必要のない壁を作らずに、フランクにお話しをしてくださることが多いので、こんな時には本当にありがたいなと感じます。

【イベント開催では欠かせない、幹事の存在】

そんな感じで、今回も盛り上がりを見せた懇親会となりますが...今回はすこ～しだけ視点を変えて、幹事さんの働きぶりにフォーカスしてお話してみますね。

懇親会は、HR主導でなく、幹事さんが会社の予算を預かり、メンバーが楽しめる会場を押さえることが基本となります。
つまり、会場やイベントなどの決め事は、予算やルールの中で幹事さん自身が決める。ということなんですね。

それでは、幹事は何をするのか？

まず開催の1ケ月ほど前に、HRから全体に向け幹事の募集をし、挑戦してみたいと挙手いただいた中から、お1人をお選びしています。

仕事内容としては、日程調整、お店選び、リファラルを絡めた外部参加者への呼びかけ、社内SNSチャンネル内での適宜アナウンスや、当日の仕切り、フォローアップまでと多岐に渡りますが、既存の仕事と同時進行でこれらをするということもあって、実際のところは結構大変だったりします。

また都度、ボード/HRの判断を仰ぐために、密なリレーションも必要だったりすることも...

【具体的に、幹事って何をするの？】

ここで、HR⇔幹事さんのやり取りの一部をすこーしだけ切り取って、具体的に皆さんにお見せいたします。

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●たなか
「今回の懇親会の概要を貼っておきますね。また、出欠確認は「調整さん」のアプリを使用すると便利ですよ。
全体周知の方法は、こちらの過去例をご参照くださいね ♪」

■幹事さん
「前回の文章多少アレンジで作成して、全体に展開いたしました！出欠締め切りは10/3としています！
田中さんは現地参加でお願いしますね🤩

今回も、社外や弊社に携わっていただいている、フリーランスさん等のお誘いはOKなのでしょうか。」

●たなか
おぉ、出来る！（単に、たなかが初回に情報共有漏れしただけ。という噂あり）
ずっと現地参加でない負い目もあって、その言葉にはなんかぞわぞわするぞ...汗

また、ある程度参加人数が固まってきた段階での、一コマでは...

■幹事さん
「今のところ、参加人数は33人となりました！
これから、リファラル（HapInS入社にご興味をお持ちの知人や友人さんなども、参加可能）参加者の募集を行います。

結構日程がギリギリになってしまったので、少し早く締め切りたいと思います。
10/11(水)までにしようかと思ってて...

店のほうは、今からある程度探して仮予約みたいのをしちゃいたいですね...」

●たなか
段取り良～！

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お店選びに苦労しつつも、なんとか絞れたお店を仮予約した後は、最終的に参加できる人数のカウント、調整するお仕事が待っています。

大きな箱での予約あるあるで、また当然のことかと思いますが、たとえ直近の人数変更があっても料金はしっかり約束の分頂戴するよ。のシステムを採用するお店がほとんどとなります。

こちらも、予約時にある程度バッファを持たせてはいるものの、1人、2人と従業員さんからキャンセルの連絡が入る度に肝を冷やしたりするシーンもあったり。

また一方で、リファラル参加者の最終人数や、当日の持ち物のチェックなどもしていきます。

当日になりますと、出席者のチェックをしつつ、お店のオーダーをしたり、プロジェクターの設定などの事前準備、写真撮影、場を盛り上げる空気作りなどなど...

さら～っと書いてしまいましたが、細々することが結構多くあり。
これも経験を積むためとはいえ、傍から見ていて「大変だよね！ありがとうね！」と目をウルウルさせてしまうこともあります。

最後に、今回の懇親会幹事を担当いただいた、大場さんからコメントを頂戴しています。

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●たなか
懇親会幹事をやってよかったことは、どんなことですか？

■大場さん
参加者に感謝してもらえたことと、他の社員さんにおおばのことを、ある程度認知してもらえたことですね。

●たなか
逆に、懇親会幹事をやって大変だったことはどんなことですか？

■大場さん
お店の選定は、予算とセットが揃っている店の確保が大変でした。結構なお店の数、問い合わせました...
当日の人数調整は、事前や当日にドタキャンが多かったので、最終人数の確定がなかなか出来ませんでしたね...涙

二次会の手配は...これ1番きつかったです笑
当初は僕がやると思ってなかったので、やることが終わってホッとする間なく、次の会の人数把握と場所を予約...

●たなか
最後に、全体を通しての感想をお聞かせいただけますか？

■大場さん
総じてめっちゃいい経験になりました！
幹事になったことを、後悔はまったくしていません★

2回目は遠慮しておきますが、幹事に手を挙げたことは正解だったし、会社のことがもっと好きになりました！
みなさんとお会いできるの、すごくたのしい！！！です！

●たなか
日常業務との両立で、大変なことも多かったかと思います。
本当にお疲れ様でした。
そして本当にありがとうございました！

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【チャレンジする姿勢を持つということ】

色々お話してしまいましたが、「こういうことであれば、幹事はやりたくない」となるか、「これも経験だね。若い時の苦労は買ってでもせよって言うし、いっちょやってみましょうか！」となるかは人それぞれだと思います。

ですが懇親会の幹事をきっかけに、会社のなかで存在感を強く打ち出す人がいることも、これまた事実です。

ということは...一見大変そうで、遠ざけたくなるようなこの仕事の中には、HapInSにいち早く馴染みつつ、自身の可能性を見出せるための、チャンスの芽も潜んでたんですね～

大場さんの最後の言葉は、少し気になるものの...笑

HapInSには、「何事にもチャレンジする」文化形成の土壌があります。
何事もやってみなければ、経験値を上げることや成功を掴むことは出来ないですし、後に糧となる失敗ですらさせてもらうことが叶わなかったりします。

幹事を1人で切り盛りは大変そう...と躊躇する場合は、誰かサポートに付けるなど工夫も良しです。
基本的に、やり方は幹事さんにお任せしています。

ということで（どういうことで？）、次々回以降の幹事は、新入社員さんも立候補をお待ちしています！
もちろん、おなじみの先輩社員さんも是非～！

今回の懇親会にご参加の皆さん、ありがとうございました。

今回の記事は、舞台裏にフォーカスしてのお話となりましたが「毎回楽しく参加できている懇親会は、幹事さんの存在があってこそ」ということが、少しでも伝わっていれば嬉しいです。

また、次回の懇親会は、12月開催の予定となります♪
そこでも思いっきり楽しみましょう！

皆さんのご参加をお待ちしています。

HapInSでは、個人と社会の幸せを追求するという基本理念のもとに、様々な施策や制度を生み出し「働く環境」の整備に力を入れていっております。

2022年だけで61名もの新しい仲間が増えており、2023年も40名程度の増員を計画しています！

こんな懇親会に参加してみたい。など、理由はどんなものでも構いません。
この記事で、HapInSのことをより身近に感じていただき、興味を持ってくだされば嬉しいです。

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