パーパス達成への第一歩：従業員のための衛生委員会

関東ITソフトウェア健康保険組合への加入をはじめ、ISMS認証などを取得しながら、着実に企業として成長しているHapInSですが、私たちは今後、「人」と「働く環境」への大胆な投資を行うことを決めています。

今回も私たちの現状での社内のヘルスケア対策を続編としてご紹介したいと思いますので、ぜひ何度も読み返していただけますと幸いです。

前回ストーリーでは、健康状態の可視化について主にご紹介させていただきました。

・従業員の健康状態の可視化についてご紹介したストーリーは、こちらをご覧ください。
パーパス達成への第一歩：従業員の健康づくりとヘルスケア対策

・HapInSのパーパスについてはご紹介したストーリーは、こちらをご覧ください。
パーパス経営とは｜従業員参加型でパーパスを創り上げました。

従業員の健康づくりは、企業の存続と成長のための投資という言葉が昔からあるということは、前回ストーリーでもご紹介させていただきましたが、HapInSでも出来ることから始めていこう！ということで、今回は衛生委員会の運営についてご紹介いたします。

今月（2023年10月）までは、外部の専門会社にご協力をいただきながら、衛生委員会を運営していましたが、いよいよ来月からは独り立ちです！

これから入社をお考えの方も、すでに入社されている方にも、HapInSのヘルスケア対策の一環として行う衛生委員会の内容を参考にしていただければ幸いです。

衛生委員会とは？

衛生委員会は、従業員の健康障害・労働災害を防止することや、健康の保持促進・健康教育をテーマに委員会メンバーで調査審議を行う場です。

多くの会社では、目的が開催そのものになり、衛生委員会がマンネリ化してしまうことがあります。そのため、HapInSでは労使一体となった、活発な衛生委員会を実現するための工夫を凝らしています。

工夫①：開催の目的を明確にする。

従業員の健康づくりは、企業の存続と成長のための投資とし、従業員の心身の健康と安全に関する基本的な対策を審議することを目的としているので、委員会メンバーには、なんのために時間を割いているかを明確に認識してもらいます。

工夫②：構成メンバーを工夫する。

衛生委員会は、事業者側の立場と従業員側の立場を明確に分けて運営することで、従業員側からの意見を吸い上げるカルチャーを衛生委員会の中にも盛り込んでいます。

意外にも、このように明確に区分けした運営ができている会社は少ないかもしれませんね。区分けしてしまうと、会社側と従業員側で対立してしまうようなイメージを想像されるかもしれませんが、そもそも衛生委員会は本来調査と審議の場なので、ひとつの課題に対して、お互いの立場から考えられる解決策を出し合って融合させていくことを維持させていきます。

工夫③：審議事項を絞る。

「メンタルヘルスの予兆と対策」を主議題にして、会社だけでなく労使一体となって、企業の存続と成長のために投資すべきポイントを洗い出して審議していきます。

具体的には、職場巡視の結果や長時間労働などによる健康障害の予防など可視化されたものも含めて、日々の業務の中で感じているアラートに対してのメンタルヘルス対策などを審議していきます。

工夫④：審議内容は全てオープンにする。

もともと、法令的に衛生委員会の議事録は社内に周知する必要がありますが、HapInSの場合はCarelyを使用して共有しています。

審議事項を社内の誰にでも閲覧できるようにしておくことで、緊張感を維持した状態で委員会を運営していくためです。

工夫⑤：開かれた衛生委員会にしていく。

これは、まだ構想段階ですが、委員会で話し合ってほしい議題を公募したり、委員会に対する支持率調査を行ったりするのも面白いかな～と思っています。

委員会に出席してまで審議する勇気はないけど、本当はこういうことも話し合ってほしいんだよねぇという意見もあると思いますので、衛生委員会の目的に合致するものであれば、どんどん取り入れていこうと考えています。

なぜ、自前で衛生委員会を運営するのか？

法的義務をクリアするだけであれば、自前で実施する必要はありません。資料の準備や議事録作成などアウトソーシングしても問題ありませんし、正直なところリソース負担を考えなくてもいいので楽です。

しかし、それでは今このときでしか向き合えない、価値ある課題を解決していくためのリソース分配がぼやけてしまうことや、やはり自分たちの会社は自分たちで守り、成長させていきたいという考えから、自前で衛生委員会を運営することを決断しました。

もちろん、以前から他のミーティングなどで、従業員のメンタルヘルスの予兆と対策について話し合う機会が設けられていましたが、改めて”衛生委員会”に集約させることで、包括的な話し合いが行われることを一つのゴールにしています。

具体的にどんな会話がなされるのか

工夫③の審議事項を絞る。でも触れましたが、主に審議する内容は従業員一人ひとりのメンタルヘルスの予兆と対策に関するものです。

HR側で管理している公開できる範囲の情報と、営業担当が日常的に汲み上げている従業員一人ひとりのモチベーションなどをひとつのテーブルに並べて全員で話し合うというイメージです。

仮にAさんという従業員についての労働時間について話し合うイメージをお伝えすると、こんな感じです。

委員①「Aさんの先月の労働時間は●●時間で…最近、ちょっと多めですね。」

委員③「モチベーション的には、不安要素は感じられませんでした。」

委員④「でも、ストレス判定は少し高めになっています。」

委員①「なるほど。業務量で少しストレスを感じていますね。」

委員③「そういえば、現場の業務が先週から立て込んできて大変だって言ってました。」

委員④「業務量が増えるのは、今だけですか？少し長引きそうですか？」

委員③「今月末までは忙しいと聞いてますが、ちゃんと確認してきます。」

委員①「ということは、今月も労働時間が長めになる感じですよね。」

委員⑥「週次のコンディションチェックでは問題なさそうですが…。」

委員②「無理している可能性もあるから、ヒアリングしたほうがいいですね。」

委員③「なにか困ったことがないか、手助けできることはないか確認してきます。」

こういった具合に、従業員一人ひとりのメンタルヘルスの予兆と対策について、きめ細やかな会話をしていくイメージです。

他にも、他社が健康づくりや社内の活性化に成功している事例を見つけたので、当社でもやってみませんか？など、「人」と「働く環境」への投資に繋がるものを主体的に話し合ったりもします。

委員会を開催するだけで終わりではない

委員会も開催するだけで満足するようでは、いずれ形骸化し、マンネリ化してしまいます。

それでは、元も子もなくただ時間を浪費するだけで終わってしまうので、衛生委員会で審議された内容はPDCAサイクルを確実に回していく必要があります。

さらに、委員会メンバーがPDCAのためにメンタルダウンすることを避けるためにも、誰かだけに負担が偏ってしまうことのないように、メンバー間での相互協力も必要です。

また、いかに審議事項を社内に共有して、従業員自身にもセルフケアとラインケアの重要性を理解してもらい、正しく活用してもらうかの浸透活動も重要になってきます。

いかがだったでしょうか？

今回は、来月（2023年11月）から運営が始まる産業医以外は100%社内のメンバーだけでの衛生委員会運営についてお伝えさせていただきました。

手前味噌にはなってしまいますが、衛生委員会をここまで真剣に回していく会社も少ないと思っていますし、効果的な衛生委員会運営が従業員と会社双方にとっての成長エンジンのひとつになれればと思っています。

転職先・就職先の候補として、いかに従業員目線で会社運営をしているかというチェック項目を設けていただくのもいいかと思います。

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