Google Chat（グーグルチャット）運用のコツ｜社内コミュニケーション

関東ITソフトウェア健康保険組合への加入やISMS認証の取得、そして企業パーパスを従業員だけで創り上げるなど、少し派手？な側面をお伝えすることも多いHapInSのストーリーですが、今回は社内コミュニケーションツールとして利用しているGoogle Chat（グーグルチャット）に焦点を当ててご紹介したいと思います。

従業員だけでパーパスを創り上げたストーリーはこちらをご覧ください。
パーパス経営とは｜従業員参加型でパーパスを創り上げました。

HapInSは、年齢、国籍、居住地など多様な要素を持つメンバーから成る組織で、基本的には会社のオフィスに出社して業務を行うことはありません。
SESで活躍しているメンバーは、案件の要請に応じてクライアント先に出向くことがありますが、HapInSのオフィスに従業員が集まって共同で仕事を行うことはほとんどありません。

HapInSへのご入社を検討されている方にとって、社内メンバーとのコミュニケーションや社内ルールに関する不安が大きな要因となることも多いです。そのため、今回はHapInSでのGoogle Chat運用ポリシーと、どのような会話が普段行われているかについてご紹介いたします。

建て付けをどうするか

以前はSlackを使用していましたが、当時は従業員数が現在ほど多くなかったため、それなりに運用できていました。しかし、従業員数が増加するにつれて、運用が分散化し、特にダイレクトメッセージ（DM）の利用が増加していて、運用ガイドラインの策定は急務な状態でした。

今年の春ごろから、SlackからGoogle Chatへの移行計画、通称『HapInS民族大移動計画』が進行しており、それに伴い、Google Chatの運用ポリシーの策定を進めることにしました。

まず、ポリシーの策定にあたり、どのような課題が存在するのかを考慮し、その結果、以下の3つをGoogle Chatポリシーの制定における主要な課題＝前提として設定しました。

①情報格差をなくす必要がある

情報格差をなくすには、まずはオープンであることを意識してもらい仕組みからしてオープンにしていく必要があると考え、ひとつめの前提は「常にオープンであることを意識する」にしました。

人事情報やセンシティブな情報は、クローズド環境での情報保護が必要ですが、経営情報も含めて社内の会話については、なるべくオープンにするため、公式チャンネルリストを公開し、社内の誰にでも検索して参加できるようにしています。（ただし、一部のチャンネルを除いています。）

同じ趣味を持つ社内メンバーや類似の興味を持つメンバー同士でのチャンネル開設も自由にしていますが、必ず社内の誰にでも検索できて参加できるようにしているというのが絶対ルールになっています。

②画面の向こうに居るのは自分と同じく人間ということを忘れがち

ついつい忘れがちですが、対面だと相手に何かを教えてもらったら「ありがとうございます。」は普通に伝えているはずなのに、チャット（非対面）になると言えない人が意外なほど続出してきます。

悪気（わるぎ）はないのでしょうが、相手は残念な気持ちになってしまいますので、二つ目の前提はこれを強く意識してもらうために「常に紳士淑女であれ」としました。

相手が怯んだり、不快に感じる言葉遣いはやめる。お礼、お詫び、挨拶をキチンとする。相手の立場になって行動する。落ち着きを保ち、適度な対人関係を保つなど、どれも重要なことです。

③日本語は本当に難しい

「ありがとうございます。」と「ありがとうございます！」
「やってください。」と「やってください！！」

どちらも伝える内容は同じでも、受け取り側にもよりますが印象は変わってくるのではないでしょうか？

ふたつめの前提にも関係してくるのですが、相手がどう読むのか？相手がどういう印象を持つのか？なども深読みしながらメッセージを出すことが多いのですが、それでもテキストの限界値はあります。

ということで、三つ目の前提は「テキストでのコミュニケーションの限界を理解する」にしました。

これは、読み手を意識した文章を諦めていいというわけではなく、必要に応じてGoogle meetなどを活用して対面コミュニケーションで補っていきましょう。という意図が込められています。

建て付けが終わったら内装工事

前提ができあがったら、８個の原則ポリシーを策定する。

①会社からの【業務連絡】【依頼】【質問】に対しては、対象者全員がリアク字や回答で反応する
②会社指定の端末でのみアクセスする
③他コミュニケーションツールは活用しない（会社から許可を得ている場合は可）
④ダイレクトメール（DM）を乱用しない・チャンネルの目的に沿った投稿をする
⑤メンションなしの投稿は反応なしでOK
⑥あらゆるハラスメント、いじめ、差別を連想させる発言、利己的発言の投稿はしない
⑦勝手にユーザー名の変更をしない（画像はOK）
⑧不定期かつ継続的にチャンネルの整理整頓を実施する（HRの作業）

チャンネル開設のルールの策定とチャンネルリストを作る。

各従業員が必要だと思ったチャンネルは自由に開設してもらって構わないというルールなのでチャンネル開設時のルールは最初に決めておきました。

次にHapInS公式チャンネルリストを作っておくことで、各自の判断でチャンネル参加してもらいやすいようにしています。

インターネット上にも公開していますので、Notionページのスクショを貼っておきます。

「HapInS民族大移動計画」から約４ヵ月経過後の今

結論から言うと、及第点レベルで推移できていると思います。

zp系やfun系などの非公式チャンネルも、約10のチャンネルが開設されており、従業員はそれぞれの特性に合ったコミュニケーションが取れています。トラブルの発生も、想定内の範囲内でかなり低い水準に抑えられています。

例えば・・・

雑談するチャンネルでは、思わずプッて吹き出しちゃうような会話がされていたり、スタンプ作ってみたよー！っていう案内だったり、従業員の皆さんへの健康教育に関する案内がなされていたり・・・

スタンプとかは、非常に重要なコミュニケーションツールになるので、自主的に色々と作ってもらえるのはありがたいな～と思っています。

新入社員さんを紹介するチャンネルでは、自己紹介後にはズバババババ！！！って歓迎のスタンプが押されたりと、みなさん思い思いに社内を盛り上げようとしてくれています。

もちろん、ポリシーを一度策定したからと言ってそれで終わりではありません。運用を続けながら、現状に合わせたポリシー変更が必要です。その際には、従業員参加型経営の考えに基づき、「ポリシー運営委員会」などを設立し、従業員の皆さんと検討したいと考えています。

いかがだったでしょうか？

今回は、HapInS社内のコミュニケーションについて不安に思われている方向けに、運用ポリシーや実際のGoogleChat内の雰囲気をお伝えさせていただきました。

社内ルールもHapInSポータルサイトとしてインターネット上に公開するなど、常に透明性と働きやすさを追求しておりますので、カジュアル面談も正式エントリーもお待ちしております！

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