【プロジェクト紹介】Box導入による情報管理のセキュリティ向上への取り組みについて

今回は、ZEINが手掛けるプロジェクトについて桐谷さんにインタビューしました。
プロジェクト内容やその際に意識していたことなど、多岐にわたり、お伺いしました。
ぜひ最後までご覧ください。

ハイライト

・顧客企業が求めることを、先回りして想像し、提案する
・年次に関わらず、チャレンジ環境がある

桐谷平廉（きりやただやす）
早稲田大学法学部出身。新卒で日本ユニシス株式会社（現BIPROGY株式会社）に入社後、EYアドバイザリー（現：EYストラテジー・アンド・コンサルティング）に転職。
その後、2018年1月にZEINへ参画し、Boxなどのプロダクトを用いたサービス企画やプロジェクト推進に従事。趣味は、料理・釣り。

プロジェクト概要

テーマ：Box導入による情報管理のセキュリティー向上
顧客企業：大手化学・医療系グローバル総合商社
期間：2022年2月〜現在

Boxについてはこちらをご覧ください。

Boxの導入で働き方が変わる！？オンラインストレージサービスのBoxを紹介します！ | 事業内容

みなさん、こんにちは！ZEINでは、今年5月よりオンラインストレージサービスの1つである、Boxというサービスがスタートしました！そこで今回は、Boxとはどのようなサービスなのか、担当者の桐谷さ...

https://www.wantedly.com/companies/zein/post_articles/272565

クライアントの抱えていた課題

Box導入前までに使用していたシステムがセキュリティ面で脆弱な部分があり、課題を抱えていました。
また、顧客企業はグローバルに展開していますが、それぞれの子会社ごとにファイルサーバー（※）を持っており、情報の一元管理ができていない状況でした。

ファイルサーバー：社内で扱うデータを保存、共有、バックアップするために使うサーバーのこと

ZEINの役割

Box導入のみならず、情報管理業務全体をコンサルティングすることです。Boxは、ファイルを管理するために有用なシステムですが、そのものを導入するだけでは、顧客企業の求める情報管理のセキュリティ向上には届きません。Box導入と並行して、情報管理として必要なルールやポリシーを見直し、いわゆる上流のコンサルティングまで担当しています。

ZEINが選ばれた理由

顧客企業との信頼関係が構築されていたからです。

顧客企業とは、本プロジェクト以前から関わっている別のプロジェクトがありました。そのプロジェクトでは、顧客企業の組織体系や文化を理解した上で、柔軟で適切なアプローチを心がけていました。このことから、ZEINへの評価も高く、信頼を得ていたため、最終的に「単純にシステムを導入するだけでなく、最適なアプローチで進めてくれる」と感じてもらえたことが大きいです。

ZEINの業務

2022年2月から始まったこのプロジェクトは、開始当初と現在でフェーズが異なります。そのため、業務内容もフェーズに従って、変化しています。

開始当初の業務は、以下3つです。
①顧客企業が抱える課題に対してBoxの適性を検証
②日本をターゲットにBoxを導入
③グローバルでBoxを使用するためのルールや体制準備

現在の業務は、以下3つです。
①海外の子会社がそれぞれ持つファイルサーバーをBoxに移行するためのPMO（※）業務
②米国子会社のデータ移行作業に関する支援
③来年度に向けた構想策定、プランニング

PMO：「Project Management Office」の略。組織の中で、個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う構造のこと。

Boxはツールの1つとして活用し、それをどのように使うと顧客企業が意図する「情報管理のセキュリティー向上」に繋がるのかを整理して、作業計画を立てていました。計画を基に、日本拠点を筆頭にBoxを導入していき、それと並行して海外拠点で運用していくための体制を整えました。
プロジェクトが進むにつれ、Boxがスタンダードなシステムとして導入完了しましたが、そこで終わらず、現在は、Boxの効果を最大限に引き出すためのプランニングをしています。プランニングとは、情報管理の啓蒙のために社内の教育施策を検討することを例として、取り組みを展開する準備のことを指します。

顧客企業が求めることを、先回りして想像し、提案する

－プロジェクトに参画する中で、意識していることを教えてください。

顧客企業がZEINに求めているものを、直接頼まれた以上に想像して提供することを意識しています。顧客企業の相談内容から、彼らが漠然と考えている「このようなことをしてくれたらいいな」という考えを先回りして想像することが大切だと考えています。今回のプロジェクトだけではなく、どのプロジェクトにおいても、それぞれの顧客企業・状況・タイミングに合わせ、柔軟に対応し、報告資料の準備をしています。また、そこでの資料や説明では、しっかりアウトプットしきることも意識しています。顧客企業が我々に期待するものに対して、妥協は一切しません。準備期間の長短に関わらず、アウトプットを充実させることが信頼関係の構築に繋がっています。

以前のプロジェクトから、今回のプロジェクトに繋げることができたのも、上記のような意識があったからだと思います。今後も今回の顧客企業との関係を継続拡大していくために、さらに意識していることとしては、直近だけでなく、中長期的な視点から顧客企業とコミュニケーションをとることです。「来年度、顧客企業に求められることは何か」「顧客企業は将来的に何を成し遂げたいのか」といった内容について定期的にコミュニケーションをとり、確認しています。このおかげで、継続の機会を顧客企業からいただき、ZEINとの関係を、信頼に基づいて長期化することができています。

－グローバルプロジェクトだからこそ感じた、難しさはありましたか？

同じ取り組みであっても、国によって反応が異なることに難しさを感じました。
顧客企業は主に、米国・欧州・パシフィック圏に拠点を置いており、システムの導入1つをとってもぞれぞれの受け入れ方は異なっていました。例えば、米国域では、システム自体が米国の製品ということもあり、クラウドサービスへの理解が早かったです。一方で、欧州域では、情報保護の法規制が厳しいことから、抵抗感を示す反応がありました。それぞれに向けて、アプローチの方法を臨機応変に対応していくことが求められていたと思います。

年次に関わらず、チャレンジ環境がある

－読者の皆さまへ、メッセージをお願いいたします。

ZEINは、同規模のITコンサルティングファームでは経験できないようなプロジェクトを抱えています。今回紹介したプロジェクトのように、グローバルプロジェクトも多数あります。もちろん、こうしたプロジェクトの難易度は高いですが、チャレンジする環境としては良いでしょう。若手であれば、小規模だからこそ、早いうちから裁量を持って難しいプロジェクトに取り組むことができます。私のように、キャリアを積んだコンサルタントにとっても、グローバルプロジェクトを自分が中心となって提案することは非常に難易度が高く、やりがいを感じます。コンサルティング歴によらず、どの社員もチャレンジすることができることが、ZEINの魅力ですね。