Boxの導入で働き方が変わる！？オンラインストレージサービスのBoxを紹介します！

みなさん、こんにちは！

ZEINでは、今年5月よりオンラインストレージサービスの1つである、Boxというサービスがスタートしました！

そこで今回は、Boxとはどのようなサービスなのか、担当者の桐谷さんにヒヤリングしました。

1. オンラインストレージサービスとは
2. オンラインストレージサービスが注目されている背景
3. Boxのメリット
4. 導入事例
5. ZEINがBoxを使って叶えたい未来
6. まとめ

上記の順で紹介していきたいと思います。ZEINの事業内容が気になる方必見です！

名前：桐谷平康（きりやただやす）　　
役職：シニアマネージャー

2010年に早稲田大学法学部を卒業。
新卒で日本ユニシスという商社系SIerに入社し、3年ほどインフラエンジニアとして働いたのち、EYアドバイザリー（現：EYストラテジー・アンド・コンサルティング）に転職。インフラ領域のコンサルタントとして経験を積み、2018年1月からZEINに参画。現在は、今回紹介するBoxを担当している。

1. オンラインストレージサービスとは？

オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスです。

このサービスを利用することで、USBなどのデータ保存媒体を用意しなくても、インターネットに接続できる環境があれば、データの保管を行うことができます。そのため、デバイスや場所を問わずにデータの閲覧・編集が可能となります。

代表的なサービスとして、Microsoftの「OneDrive」、Googleの「Google Drive」、Appleの「iCloud」、Amazonの「Amazon Drive」などが挙げられます。

これらのサービスをすでに使っている方、聞いたことのある方が多いのではないでしょうか。

2. オンラインストレージサービスが注目されている背景

コロナウイルスの影響で、世界的にリモートワークが推奨されています。
そこで、注目されているのがこのオンラインストレージサービスなのです！

従来は、社内にデータを保管するサーバーを持っていて、社員は社内のネットワークを介してデータの保存・共有を行うのが一般的でした。しかし、この社内ファイルサーバーは、社内のネットワーク環境に接続していなければ、データのやり取りができません。

一方オンラインストレージサービスは、インターネット上にデータを保存するため、場所を問わずにデータの保存・共有ができます。したがって、オンラインストレージサービスを利用することで、リモートでの作業が可能となるため、現在世界中で需要が高まっているのです。

3. Boxのメリット

今回紹介するBoxは、顧客企業数97,000以上と世界トップシェアを誇る法人向けオンラインストレージサービスです。

なぜBoxが世界中で注目を集めているのか、メリットを紹介していきたいと思います！

◯ストレージ容量が無制限

従来の社内ファイルサーバーは容量制限があるため、社員は定期的にファイルを整理する必要がありました。社内ファイルサーバーを利用する多くの企業が、このようなサーバーの容量による悩みを抱えているようです。

Boxは容量無制限であるため、ファイルを整理する必要がなく、無駄な作業をなくすことができます。Boxを利用することで、デジタル化とともに業務で使用するデータが増加しても、容量制限に縛られずに作業することが可能となります。

◯高いセキュリティ

データの保管や共有を行うにあたって、最も心配されるのがセキュリティ問題。
従来は、特定のネットワーク環境やPCを用いることでセキュリティ対策を行っていました。

Boxは、セキュリティ対策として、以下の機能を備えています。

・利用者毎のアクセス制限
7段階のアクセス権を利用者に設定できるので、データの編集ができる人、データの閲覧だけできる人など利用者の役割に応じてアクセスを制限できます。

・アクセスログ、利用ログ機能
誰が、どのデータを閲覧したのか、ダウンロードしたのか、全て記録されています。そのため、管理者はログを基に不正なアクセスが無いか監視することができます。

・セキュリティソフトとの連携
Boxはウイルスバスターなどのセキュリティソフトと連携できるため、Box上にアップロードされたデータがウイルスに感染していても、感染が広がることはありません。

・国際的なコンプライアンス/セキュリティ規格に準拠
ISO 27001、ISO 27018などの国際的なコンプライアンス/セキュリティ規格に準拠しているため、アメリカ政府機関でも利用されているようです。すごい！

◯さまざまな連携

Boxは1400種類以上のあらゆるアプリケーションと連携して利用できるため、業務効率の向上が期待できます。

・Office 365と連携
PowerPointやExcelなどのファイルをダウンロードすることなく編集が可能となります。ダウンロードする手間も省け、端末にファイルを残し忘れる心配もなくなるため安心です。

・複合機などのオフィス機器
社外の取引先からFAXで届いた注文書や書類のスキャンデータが、自動的にBoxにアップロードされるため、社内にいなくてもすぐにデータを確認することができます。

・業務システム
業務で使用するシステムのデータを自動的にBox上に保管することができるため、権限に応じたデータ管理を実現することができます。

◯その他

・ファイル共有時の自動メール通知
・共有者に対するタスク設定
・専用アプリがなくても120以上の拡張子ファイルを参照可能
・ファイルへのコメント機能
・バージョン管理機能

少し細かい内容ですが、社会人は共同で作業することが多いので、このような機能が充実していると、作業効率の向上が期待できます！

4. 導入事例

Boxは実際にどのように利用されているのか導入事例を2つご紹介します！

◯学校法人

教育機関の可能性の拡大をBoxで実現

・研究で必要な特殊データファイル形式にも対応
学術論文作成に用いる「.tex」や、シミュレーション計算で用いる「.log」などにも対応しており、ダウンロードできるファイルの幅が広がります。

・秘匿性の高い研究データも安全に保管
研究データは秘匿性が高いため、データの管理に注意が必要です。Boxの高いセキュリティ機能により、安全に保管・共有が可能となります。

・学校のグローバル化に貢献
Boxは海外での導入事例も多いため、海外の研究者とも情報共有が可能となります。

・スマホ用アプリの利用で場所や時間を問わない作業
Boxのプレビュー機能により、アップロードされた動画のストリーミング再生や、レジュメなどのファイルの閲覧が可能となります。
スマホ用のアプリを用いることで、PCがなくても閲覧できるため、場所や時間を問わない作業が可能となり、学生側にも大きなメリットをもたらします！

◯地方自治体

社内外からアクセス可能な情報共有プラットフォームとしてBoxを使用することで、働き方改革として掲げる施策の一環であるデジタルトランスフォーメーションの推進に寄与

・高いセキュリティによるデータの管理
自治体の特性上セキュリティ観点で実現が難しかった、社外からのデータアクセスをBoxの高いセキュリティ機能により安全にデータを保管することが可能となります。

・作業効率の向上
社内での共同作業にあたって、タスク管理機能やコメント機能を使うことで作業効率が向上が期待できます。

・災害被害への対応の迅速化
災害時の県下の被害状況を、現場で撮影してすぐにBoxにアップロードすることで、災害被害への迅速な対応が可能となります。