【１分講座シリーズ】仕事の生産性を飛躍的に高める方法

今回のタイトルは「仕事の生産性を飛躍的に高める方法」についてです。

社会人になって数年たつと、周りに仕事ができる人が増えてきます。
ただし、「あの人は仕事ができるな」と感覚では理解できても、「仕事ができる人」を言語化することは非常に難しいと思います。
では、「仕事ができる人」とはどういう人のことでしょうか。

仕事ができる人＝生産性が高い人

また、生産性が高い人とは、与えられた役割の中で、効率よくタスクをこなし、成果を出す人のことを言います。

この人たちはいかに生産性を上げているのでしょうか。
意識すべき５つの点をまとめてみました。

【目標設定をして仕事を始める】

生産性の高い人は目標設定を仕事に取り掛かる前に行います。
目標を設定することで、いつまでに何を終わらさなければいけないのかを見える化することができます。プロジェクト単位で自分がやらなければいけないことの期日を確認することによって、周りに迷惑をかけずに余裕を持って仕事に取り掛かることができます。例えば、その期日から逆算してバッファーをとった上で目標設定をすれば、期日に遅れるといったことはなくなるでしょう。

【毎朝1日のスケジュールとタスクを書き出す】

生産性の高い人は毎朝当日の予定と、その日にやらなければいけないタスクを何時に行うのか詳細に時間設定をします。
スケジュールやタスクを毎朝書き出すことによって、頭が整理されます。
効率的に仕事をするためにも、カレンダーでも手書きのメモでも良いので、常に見えるところに一日の予定を事細かに記載しておきましょう。そうすれば、無駄に何もしていない時間は少なくなるはずです。もちろん詰め詰めで予定やタスクを入れてしまい、実際スケジュール通りにこなせなかったとなってしまうと意味がないので、ある程度のバッファーは持ちながら現実的にできる量を割り振りましょう。

【タスクを細分化する】

複雑なタスクや長期的なタスクをこなさなければいけない場合、気が重くなりがちです。
意外とタスクを分解して細分化してみるとそれぞれやらなければいけないことはそこまで複雑でないことが多いものです。細分化したものそれぞれに対して期日を設定してこなしていくことで、早く終わらせることができます。
また分解したタスクの中でも簡単に終わらせられるものからこなしていくと、
気分も乗ってきて、より効率よく仕事を終わらせていくこともできます。
気分が乗っていると効率が上がるのは明白なので、気分やマインドといったメンタル面もコントロールしましょう。

【マルチタスクをしない】

マルチタスクと聞くと一見仕事が出来そうに感じてしまうかもしれませんが、マルチタスクは生産性を下げる際たる例です。
マルチタスクをこなして、仕事ができているかっこいい先輩も実は、シングルタスクをやり切って順番に終わらせているだけなのです。
企業によっては、電話にでながら、資料を作ったり、スラックを見たりすることが日常茶飯事な会社もあります。それでは時間が過ぎた割にやらなければいけないことが全然終わらないという現象が起こってしまいます。
マルチタスクをせずに、集中して一つのタスクを終わらせてから次のタスクをこなすという風に仕事の仕方を変えましょう。
やり終える前にいろいろなタスクに取り掛かってしまうと結局どっちつかずになって終わってしまいます。マルチタスクはかっこいいという考えは捨てましょう。

【常に頭を整理する】

頭をスッキリさせておくと生産性は上がります。
やらなければいけないことが頭の中でまとまっていなかったり、考え事が多くなったりしてしまうとどうしても、タスクをこなす速度は落ちてしまいます。人間の脳のキャパシティは限られています。そのため前の項で書いた

・目標設定をして仕事を始める
・毎朝1日のスケジュールとタスクを書き出す
・タスクを細分化する
・マルチタスクをしない

という行動自体が頭をすっきりさせることに繋がります。
他にも悩み事等の脳の集中を阻害するものは基本的に整理するべきです。
そこでおすすめなのが、紙に書くことです。紙に書いて今悩んでることやタスク等全て書き出して整理するプロセスを挟みましょう。そうすることで作業の生産性は上がります。

いかがだったでしょうか？
今回は「仕事の生産性を飛躍的に高める方法」について書いてみました。
仕事を効率よく進めることにより、周りからも認められ仕事ができる人と評価されます。
そうすれば、必然的により大規模な仕事や責任のある仕事を任せてもらえて
より仕事が楽しいと思えるようになるはずです。

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