【インターンレポートvol.5 】スペクティ社員に「タスク管理術」を聞いてみた！

こんにちは！スペクティPRチームインターン、上智大学文学部の吉川結衣です。
今回のレポートでは、タスク管理の方法について、社員さんにインタビューした内容をご紹介します。

突然ですが、皆さんはこんな経験はないでしょうか？

「気付いたら、すでに授業の課題の期限が過ぎていた！」
「やることが多すぎて、何から手をつけたら良いのか分からない！」

私がタスク管理の重要性を知ったのは、スペクティで働き始めてからでした。
サークル、ゼミ、バイトと忙しく、今から思うとタスク管理ができていない状態によくなっていました。

会社では、自身の業務が遅延してしまうと、社内外に迷惑をかけてしまうことを実感しました。

▲チームMTGでタスクを確認している様子。

働き始めてから1年が経過しましたが、
Trelloというツールの活用や、やることを確認する時間をつくるなどの工夫をして、以前よりも失敗は少なくなりました。

そして「社会人になる前に、タスク管理がもっと上手くなりたい！」と思うようになりました。

そこで今回は、タスク管理のコツや大切にしている考え方を、タスク管理が得意なスペクティの社員の方にインタビューしました。

自分がやるべきことを俯瞰して、優先順位を決める

【プロフィール】
清水康史さん
所属：セールス＆マーケティングチーム
経歴：大手IT企業にてクラウドサービスの営業を経験後、会社設立支援を行うベンチャー企業にて、設立コンサルタントや広告営業を行う。直近は会計サービスの企業にて、マネジメントも経験し今に至る。
趣味：休みの日は基本ゲーム三昧。リアルの友達よりオンラインのフレンド数の方が多いのが特徴。

Q：仕事内容を教えてください。

自治体・民間企業など幅広い顧客を担当しながら、代理店のマネジメントなども行っています。
スペクティのサービスをより多くの方に活用いただける様、各代理店の方々と二人三脚で、ターゲット・施策や提案の打ち合わせなども定期的実施します。

Q：タスク管理で大切にしていることは何ですか。

「タスクの優先順位をつけて、スケジュールに落とし込むこと」です。
優先順位つけるためには、自身がもつの全てのタスクを俯瞰して、それぞれいつまでに何をしなければならないかを把握しなければなりません。
時間をかけるべき案件があれば、余裕を持って計画を立てることが必要ですし、すぐできることはその場でやりきってしまった方がよい場合もあります。
優先順位を明確にした上で、スケジュールを組むようにしています。

Q：具体的に、どのようにしてスケジュールを決めていくのでしょうか。

やらなければならないことを全て書き出したうえで、優先順位を決めます。
その上で、「今月何に注力するか、各週で何に取り組むか、その日どんな作業をするか」という具合に具体的なタスクに落としこんでいます。

Q：営業の仕事は、顧客の緊急対応などが入るイメージがあるのですが、計画との兼ね合いはどのようにしているのですか。

私の場合は、緊急対応が一定数発生することは分かっているので、スケジュールを立てる際にバッファを設けています。
それでも、スケジュールに影響が出る場合は、優先順位の見直しや、上長やメンバーに対応の相談するなどして、影響を最小限におさえる努力をしています。

Q：私は背伸びして引き受けた業務を納期通りに進められないことがあります…どうしたら改善できるでしょうか。

「己ができること問うてみよ」ということなのではないでしょうか？
“会社やチームとして何を求められているか” 、 “今の自分にできることは何か”が分かっていれば、それに合わせて優先順位を立てることができます。
もちろん、多少の無理をしないといけない時もあります。
しかし、明らかに自分の能力以上の業務を懸念などを伝えずに引き受けることは会社や周りの方々に迷惑をかけることに繋がることもあるので、意識してみるとよいかもしれませんね。

Q：20代のうちにやっておくべき事はありますか？

振り返る習慣をつけることでしょうか。
スケジュール管理の考え方や方法には正解はないので、日々トライ＆エラーをし続けるものだと思います。私は20代の頃、自分がその日何をしたのか、明日何をすべきなのかを、毎日手帳に書き出していました。最初は時間がかかっていましたが、35歳になった今では頭の中だけ整理できるようになりました。
毎日しっかり振り返ることで、改善スピードがあがり、仕事のしやすさに直結すると感じています。

清水さんには、タスク管理の元になる考え方を教えていただきました。
これまでタスク管理には、「特殊なスキル」が必要なイメージを持っていましたが、
“今の自分にできることは何か”を意識したり、状況を俯瞰的に把握する「習慣」の重要性を感じました。私は来年から社会人になるので、今から実践できることを始めていきたいです。

ツールで状況を可視化し、チーム内で認識を合わせる

【プロフィール】
矢口 裕介さん
所属：エンジニアチーム　リーダー
経歴：大学卒業後、20年ほどSIベンダーで開発/管理を経験。2019年に参画したスペクティでは、開発タスク管理を担当。
趣味：週末はコロナ禍で外出もままならないので、もっぱら読書する時間が増えました。

Q：仕事内容を教えてください。

プログラミングなどの開発作業を行なっています。
最近は加えてチームのリーダーとして、20名弱のエンジニアメンバーのタスク管理も行っています。

Q：メンバーの進捗管理で、大切にしていることは何ですか。

タスクと進捗状況を「見える化」をすること。そして、全員が把握できるようにしておくことです。週に一度は定例MTGを開き、メンバーでタスクを確認する時間をつくっています。

Q：何かツールは使っていますか。

「Notion」というアプリケーションを使っています。
タスクの状況やメンバーアサインなどが、一目で分かるようになっているので、定例MTGでメンバーとタスクの確認をする際にとても見やすいです。進捗が何％かなど細かく記入できて数値化してくれるところや、タスクごとや日付ごとに自由に見方をカスタムできる点も気に入っています。

▲『Notion』の画面　

Q：ご自身のタスクを管理するために大切にしていることはありますか。

アウトプットする習慣をつけることです。人はすぐに忘れてしまうので(笑)
忘れることを前提に、タスクを全て書き起こす習慣をつけています。打ち合わせの前後などの隙間時間に忘れていることがないか、リストを確認していますね。

Q：私は、日常生活でもタスク(家の掃除など)を後回しにしてしまいがちです…。矢口さんは、プライベートでもタスクは溜め込まないタイプですか。

学生の頃、夏休みの宿題は追い込まれないとやらないタイプでした…笑
日常生活から意識を改善したかったので、とにかく目の前にあるものをこなす癖付けをする様にしていましたね。
例えば、食器をすぐに洗うといった些末な事でも、毎日食後にすぐ洗う様にしていると「すぐにやった方が楽だな」と実感します。
今では「溜め込まない楽さ」を知っているので、仕事でも溜め込むことは少なくなりました。

Q：最後に、20代の人に向けてアドバイスはありますか。

「いつかやろう」と思っていても、いつかは来ないです！笑
私が20代の頃はノートとペンでしたが、最近は無料の管理ツールたくさんあります。
色々試して、自身に合うツールや習慣を見つけてください。

矢口さんは、ツールを活用する方法を教えていただきました。
自分に合ったツールを活用したり、日常生活でも「溜め込まない」習慣を参考にしていきたいです。

【最後に】タスク管理術は多種多様

インタビューを通して、タスク管理の考え方は、業務内容やポジション等によって、多種多様にあることを知りました。
だからこそ、自己流の方法に満足するのではなく、身近にいる人からヒントをもらうことが重要だと感じました。
今回インタビューをさせていただいて、お二人の考え方や試行錯誤の経緯などを知ることができました。
まだまだ、業務で失敗して落ち込む事もありますが、最初から完璧な人はないので私も今回教えていただいたことを参考に試行錯誤をしていきたいと思います！

スペクティの社員さんは、相談ごとがあれば親切に教えてくださります。
これからもインターンとして働きながら、経験豊富な社員から沢山のことを吸収していきたいです！

以上、インターンレポートでした。