SaaSスタートアップによるリモートワーク術 vol.1

スペースリー人事の養安(@ayoan_0121)です。

新型コロナウイルスで急遽リモートワークをせざるを得ない会社も多かったのではないでしょうか？
スペースリーもそのうちの1社で、元々エンジニアの中にはフルリモートで働いているメンバーもいましたが、大多数が普通にオフィスに出社して働いている会社でした。
既に過去形なのは、今回のことで働き方の価値観が大きく変わりスペースリーではリモートワークがスタンダードになる可能性もあるためです。

そんな急遽、全社員リモートワークになり試行錯誤していくリアルな現場を人事の目線から綴ります。
vol.1は社内コミュニケーションがメインテーマです！

※現時点で弊社で言うリモートワークとは「在宅ワーク」です

目次
▼スムーズに移行できた序盤とその3つの理由
▼温度感あるコミュニケーション減少に危機感
▼まとめ

▼スムーズに移行できた序盤とその3つの理由

2月上旬から日本でも感染者が出始めましたが、ここまで酷い状態になるとは想像していませんでしたし、まず最初の対策として採用面談をWEBで対応し始めたのも、会社としての見え方を意識してが大きかったです正直なところ。

…が、状況はどんどん悪化。
社員からもぽつぽつと心配の声が出始めた中で、経営陣の早い決断により2月20日以降スペースリーは全社員リモートワークとなりました。
その時決まった内容はこちらです。

・全社員リモートワーク推奨
・人混みは避け、オフィスに出社するとしても満員電車を避けた時間で
・会議は基本WEBで行う
・カレンダーにリモート勤務と登録（後に、slackの勤怠チャンネルに投稿に変更）

ドタバタな中でもエンジニア／デザイナーは比較的すぐにリモートに切り替えられましたが、ビジネスサイドはクライアントとの商談もありすぐには難しく初めはなんだかんだ半分くらいのメンバーはオフィスに来ていたでしょうか。。。

それでもオフィス出社率は着実に下がっていきました。スペースリー社員の対応力◎ですね！
弊社は渋谷にあり普段は人でごった返している駅なので、都内のコロナ感染を抑えることに少しでも協力できたのではないかなと。

初めは会社の方針として、リモートワークは短期間で区切って様子を見つつ実施するという形でした。
ただ、感染者の数が増え続け世の中の状況が悪化するなか「リモートワーク推奨」が「原則リモートワーク」となり、緊急事態宣言後は「原則完全リモートワーク」で徹底されています。
※発送作業など、どうしても必要な場合に限り出社が認められています。

業務上の不便さもほとんど無く、2週間経ち社内アンケートを実施した際にもリモートワークの良さを感じている人が大多数でした！
やってみて思いましたが、むしろ集中できますしね。（人によると思いますが）

スペースリーがリモートワークに比較的スムーズに移行できたのは以下の３つの理由が大きいと考えています。

①リモートでの働き方に対する疑念がなかった

元々フルリモートの優秀なエンジニアや、1～2人だけの地方営業所で成果を上げる優秀なセールスがいたため、リモートでも成果が出せることは皆知っていました。
他の企業の話を聞くと、環境が整っていてもここに疑念があってリモートワークに移行しづらい、という話も出ていたので、そもそものスタンスは大きかったなと。

②情報は基本すべてオープンにする社風

SaaSビジネスということもあり、情報はオープンにしテキストで残す文化が根付いています。そのため、オフィスにいないから知らされなかった……という問題は基本起こりません。
知りたいことがあればslackで検索すればだいたいのことは分かります。

➂ツールやクラウドなど環境が整っていた

会社のコミュニケーションツールはslackで統一しており、ファイルはG Suite、社員全員のスケジュールはGoogleカレンダーを使用しています。
職種別ではビジネスサイドはSalesforce、エンジニアはQiitaやGitHub、コーポレートはMF給与を使用しており、クラウドで完結できています。

紙やホワイトボードで管理するようなアナログなものがほぼ皆無だったのがスムーズなリモート移行の要因になりました。
元々は紙だった契約書や請求書もなるべく電子媒体、契約もクラウドサインをスムーズに活用できたのはこの土台があったからだと考えています。

逆に意外と困ったことの1つが代表電話。契約プランの関係で転送がうまく出来ず、近くに住んでいて電車を使わずオフィスに出社できる社員が電話当番制で対応してました。NTTのボイスワープでようやく転送対応できて当番の必要がなくなったのは、お恥ずかしながら実はつい最近の話^^;
※CS（カスタマーサクセス）の番号はスマホのためCS担当者が自宅で対応をしてくれています。

▼温度感あるコミュニケーション減少に危機感

さて、序盤は比較的スムーズにリモートワークに対応できたスペースリーでしたが、1か月近く経った3月中旬頃になるともやもやとしたものが…

その理由は「温度感あるコミュニケーションが減りチーム力が弱まっている？！」と感じたため。
業務上のやりとりは今まで通り出来ていても、信頼関係を築いたりチーム一丸となれるようなコミュニケーションが薄れていっているような。同じ方向を向いて走れている実感が薄くなっている気がしました。

また、顔を見て伝えれば角が立たないような内容も、slackでのテキストだけだと冷たく感じてしまい余計なピリつきがあったり。。。テキストだけでのコミュニケーションって、意外と難しいですよね。

あとオフィスで顔が見えていれば、
「お、今日は何かイイことあったのかな？」「疲れてそうだなあ」
と察して話しかけることができますがリモートワークだとそれが難しくなり、ちょっと声かけてコミュニケーション取るという些細なこともスムーズにできないもどかしさも。
そう、「雑談」がしづらいのですが、これって仕事をする上でまず仲間としての信頼関係を築くために大事だったなあって。

また、コミュニケーションと一口にいっても様々でそれぞれに課題感があるため、それぞれに適切なアプローチができる方法を模索しています。

・人との会話から新しいアイデアを思いつくような、創造性を生むコミュニケーション
・新しいメンバー含め教育をする上でのコミュニケーション
・会社のカルチャーを維持するコミュニケーション

そこでコミュニケーションの課題を解決するため4つの施策をトライしてみました。

施策①：slackでは文中の絵文字やスタンプをガンガン使う

基本がテキストベースでのコミュニケーションになるため、ニュアンスをうまく伝えて角が立たないようにする意味で絵文字とスタンプを大大大推奨しました！
仕事のやりとりで絵文字を使うなんて気が引けるという人もいましたが、弛ませるわけではなくミスコミュニケーションを減らしやり取りをスムーズにするために必要だと考えています。

施策②：毎朝、前日のハイライトをslackで広報

お互いの状況を知り仲間が頑張っているのを感じてもらうため、前日にあった良いことをピックアップしハイライトとして私が毎朝広報しました。

「●●㈱を受注しました！」
「アップセルいただきました！」
「新機能リリースしました！」
という明るい話題を目にするのは、毎日コロナで暗いニュースばかりのなか精神的にも良かったかもしれません。

そしてハイライトの最後には無茶ぶり質問が誰かに飛ぶのが恒例です。笑
でもそのやりとりでお互いを近く感じられるといいなーなんて。（スペースリーの皆さんこれからも無茶ぶりしますがよろしくです）

施策➂：よもやまHangoutを週1回実施

何それ？と思われるでしょうが、スペースリー独自の会です。
「雑談」の時間を無理にでも作ってしまおう！ということで、業務時間中の毎週火曜13時から約20分間、4人くらいでオンラインで集まり雑談する会を作りました。
話す内容は何でもOKですが、一応毎週トークテーマが用意されるので万が一「シーン」となっても大丈夫。気まずいの嫌ですからね。

グループは毎週神の手の采配で決まり抗うことはできませんが、神様は部署をバラけさせていろんな人と話すきっかけを作ってくれています。ありがたや！

そして終わったら、そのチームで盛り上がったトークをslackのチャンネルに共有してもらうことで、別チームだった人の情報も入ってきます。
この共有内容がメンバーの個性が出ててほんと面白いんです。いつもにやにやしながら読んでます。笑
こういった雑談含めたコミュニケーションや繋がりが、カルチャーの維持には必要なのではと思います。

実施前は「うまく機能するのか」「そこまでして話したくない人もいるのでは」「そもそも必要あるのか」など色んな意見が出たことも事実ですが、それぞれのチームでの話題から人それぞれの個性がわかり少しずつ盛り上がってきているかなと感じています。

施策④：discordを導入

元々はゲーマーの間で使われていたdiscordというボイスチャットツールを社内で活用している会社があるとの噂を聞き、まずはエンジニア/デザイナーから導入しました。
気軽に話して相談できるのが良い◎ということでエンジニア/デザイナーでは定着しています。ちょっとした会話を気軽に話せることでアイデアも生まれ創造性もキープできているかなと。今後教育する上でも新人さんが質問しやすいようなコミュニケーションをとるために役立つと考えています。

そしてこれからビジネスサイドでも導入していくので、これはまた別の機会にお伝えします！