【社員対談#2】契約業務ってなに？仲良しの秘訣は？契約チーム社員対談！

こんにちは！株式会社セブントゥワンの広報担当です。今回は、契約チームのお二人と対談に挑戦してみました！「仲良くワイワイやっています！」とお話してくれた契約チームのチームワークの良さの秘訣や、業務のリアルが伝わる対談となっておりますので、ぜひご覧ください😊

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■プロフィール

⭐K.S. さん

2022年入社  

BPO事業本部　契約グループ/プロジェクトリーダー  

⭐M.K. さん

2022年入社  

BPO事業本部　契約グループ/アソシエイト 

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まず、契約チームの業務内容を教えてください！ 

K.S：はい！契約チームでは、医療機関とクライアント（製薬メーカー）がPMS調査をするために必要な契約を結ぶ際に発生する業務全般を担当しています。 

調査するべき医療機関に薬剤の納入があったかどうかの情報を入手したらターゲットが決まるので、担当のMRさんへ調査開始のための契約手続きを依頼します。 

MRさんが医療機関にアポを取り、必要な情報を入手したら、こちらに書類作成の依頼をしてくれます。そうしたら書類を作成し、出来上がったものを一度医療機関にレビューしてもらいます。

すべてMRさんを介して、契約に必要な各種書類を完成させています。紙の契約書が主流なので、クライアントと医療機関、両者押印のある締結書類を戻してもらったら、契約完了となります。 

契約チームの一番のチャレンジを教えてください！ 

K.S.：今は全例調査を主に行っているのですが、全例調査では、全ての使用患者を対象とした使用成績調査をしなければならないということが、薬機法やGPSP省令、調査の実施計画書等によって決まっています。

各医療機関によって手続き方法や必要な書類等は様々なので、まずはそれを調べるところから始まります。 

一つ一つに意図を持って書類を作成しないと、クライアントに「これってどういうことだろう？」と思わせてしまい、手続きが二度手間、三度手間になってしまうので…書類作成という一言ではイメージがつきづらいですが、ややこしいことがあるかなと思っています。 

M.K.：医療機関によってフローが違うので、まずフローを調べて情報を入手していくのですが、全てMRさんを介してやり取りをするので、MRさんへの伝え方も考えながら進めていきます。 

契約書は紙のイメージですが、紙ベースの業務がある中で、

どのようにして在宅勤務を実現していますか？ 

K.S.：在宅と出社でシフトを組んでいます。受領や発送、コールセンター等の対応は出社しないとできないので、一日2名は出社しています。月に10日出社、10日在宅ですね。 

在宅勤務が導入されてからは、出社しなければできないことと、在宅でもできる業務が明確になったかなと思います。 

お二人が契約業務を始めたきっかけはなんですか？ 

M.K.：なんででしょうね（笑）

最初にこの業界に入った時は、たまたま配属されて、気づいたら契約チームにいたって感じなんですけど… 

契約業務って、「作りたい契約書」っていうゴールに至るまでにいろいろなプロセスがあって、自分なりに解釈して、分からないことがあったらチームメンバーに聞いたり、クライアントに確認をとったりして、探りさぐりで進めていくんです。個人的にはそういうところが好きですね。 

人と関わりながら、意思疎通を図りながら、人と人との繋がりの中で仕事をしていくところが、すごく面白いなと思っています。 

K.S：初めてこの業界入った時はPV業務をしていたんですけど、その会社で異動したのがDMのPMS部門だったチームだったんです。 

自分の中ではPMSの担当者も、契約業務のリーダーも、どちらも新しい業務だったので、だったら当時その会社ではまだ誰もしたことのない、契約業務のリーダーをやってみようと思い、そこから6、7年ほど契約業務をしています。 

最初はどんなことを、どんなフローでやればいいのか、この先何が起こるのか、本当に未知な状態で受託業務を始めました。 

書類作成、紙の発送や受領…イメージではすごく事務的で、「ルール化すれば誰でもできるじゃん！」って思うのが普通だと思うんですけど、実際にやってみると、日が当たらないがゆえに、どんな仕事かを知っている人もいないし、ルール通りにやればできることだけではないので… 

契約チームって、結構マニュアルや手順が多そうなイメージですが、実際どうですか？ 

M.K.：契約業務ってどこの会社でもやりたいことは一緒で、「契約を締結する」っていうことがやりたいんです。 

マニュアルに書きづらい、それぞれが業務の中で知り得てきた知識というか…ナレッジって呼んでいるんですけど、それをみんなで共有できるようなものをK.S.さんが作成してくれたので、何かあったらそこを見に行って調べています。 

それでもわからなかったら一応またみんなに聞いたり、クライアントに確認したり…ということを繰り返していくうちにマニュアルができていったような気がしますけど…どうでしょうか？ 

K.S.：自分たちの自己肯定感を高くすると、私がこの会社に入った頃は組織として仕事をしていたというよりは、個人プレイヤーがそれぞれ個人をプレーして、仕事を回していたっていうイメージがあったのですが、そこを並列化したことで、順調に調査も増えていったのかな、と思います。 

「セブントゥワンに仕事を振れば、これぐらいやってくれる」というお客さんからの信頼で、調査が増えていった部分もあるかなとは思います。もちろんそれは契約業務だけじゃなく、セブントゥワンが受託している仕事に対しての総合評価だと思うんですけど。 

調査が増えていったことに合わせ、今までは目視で行っていた業務も、より早く、確実に遂行するためにデータで抽出する等、プロセスを改善して対応してきました。 

あとは、対MRさんとのコミュニケーションや、メンバー同士のコミュニケーションも当然大事にしています。風通しが良く、何かあったら相談しやすいようなチームワークの強化も心がけていました。 

そうやって一つ一つ、その時々の状況に合わせながら改善していきつつ、リーダーが信頼されていなければチームはまとまらないので、ソフトな部分とハードな部分のバランス保ち持ちながら、一歩一歩進んできて今の契約チームが成り立っているかなと思います。

だから、メンバーの方々には感謝しかないですね。 

M.K.：K.S.さんが入ってきてから、個人プレーではなく、自分たちが持っている知識をみんなに共有しようという意識ができたなと思います。「こうしたらどう？」って提案しやすいというか。 

メンバーの業務分担を、業務量にあわせて都度K.S.さんが調整してくれているので、誰がなにをしているのかが以前よりも把握しやすくなり、相談しやすい環境になったと思います。 

良いチームになるために意識していることや、秘訣みたいなものってありますか？ 

 
K.S.：一人一人の話を聞くことは、他のチームより多いかなと思います。 

またはどうでもいい話を私から話しかけるとか…一人一人との距離感を大事にしながら、仕事においては、根拠を持った分担計画をちゃんと立てて、みんなに納得してもらっていると思います。 

M.K.：あとは進捗状況を見える状態にしていることによって、今誰がどのくらい仕事を手元に持っているかがわかるので、それで思いやりが発生したり、それぞれの得意なことが頭に入っているので、

こういうことはこの人に聞いたらいいとか、よく知ってそうとか、これはあの人が詳しいよねっていう共通認識があるから、お互いに相談できて、それが効率化に繋がっているのかなと思います。 

もし誰かが失敗してしまったときは、どうチームで対応していますか？ 

K.S.：受け売りですが、「人がやることに100%はないのが当たり前だ」ということはよく言っています。 

ミスが起きたときは他人事じゃなく、自分自身のことだという認識のもと、スピーディーに対応することを意識して、協力してリカバーできているかなと思います。 

起きてしまった原因は何だったのかを考えて次に生かし、是正対策も大きなことから小さなところまで一つ一つみんなと共有しながらやれていると思います。 

契約チームのアピールポイントはなんですか？ 

 
M.K.：SNSの様子だと、すごく楽しそうに見えると思うんですけど…契約チームは、陽キャだけじゃないんだよっていうか（笑） 

いろんな個性を持ったいろんなタイプの人たちが集まって、それでも仲良くワイワイやっているチームなんです。なので、もしこれから先入る方がどんな人でも、気にかけられる環境はあると思うので、安心してほしいなって思います。 

K.S.：医薬業界のメインの仕事…例えばDMだったり、モニターだったり解析だったりをやってみたいけど入り込めない人や、入れなかった人や、それで別の業界を選んだ人が、製薬業界に入るきっかけとして契約から始めてみるっていうのも、大歓迎です！ 

M.K.：あとは言語化能力があるといいですね。何ができるっていうより、やっぱりコミュニケーションが一番大事だから、人と会話ができればいいと思います！  

 
K.S.：広報のお二人もよかったら… 

M.K.：ぜひ！（笑） 

社内転職ですか！魅力的ですね！（笑） 

お二人とも本日は貴重なお時間をいただきありがとうございました！