「受付で見た”悲劇”をなくす」元受付嬢CEOが日程調整ツールを創る理由

「調整アポ」はリリース以降、多くの企業の皆様にお使いいただき、「ITreview」にて認知度・満足度の高いサービスとして日程調整部門トップであるLeaderを受賞し、「2021年度に最もビジネスパーソンからの支持を集めたIT製品」の中で、2位に選ばれました。

元受付嬢がつくる『受付を効率化するサービス』
はイメージしやすいですが、
元受付嬢がつくる『日程調整サービス』
だといまいち合点がいかない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

代表の橋本は受付嬢時代、この日程調整にも多くの課題感を抱えていました。決して無縁ではなかったのです。

今回は元受付嬢CEOが「日程調整ツール」を創るワケに迫ります！

受付で目撃。誰でも一度は経験ある「日時の勘違い」

ー 受付時代に感じていた「日程調整」の課題は何でしょうか？

私が受付嬢だった時、結構な頻度で遭遇してきたのが、「日程調整の勘違い」から生まれる“悲劇”です。

例えば「14時」を「午後4時」と勘違いして来社されるお客様がいました。約束の時間を2時間も過ぎているわけですから、完全なる遅刻になります。
あと、なぜか「13時」を「11時」と勘違いする方も結構多かったですね。（笑）

この場合はいずれも本当の約束時間に出直すことでリカバリーは可能ですが、ビジネスマンの貴重な時間を無駄にしてしまいます。

また、印象に残っているのが、新卒面接に来た学生さんです。
地方からスーツケースを持ったまま東京の企業に面接に来たのですが、時間を間違えていて、すでに過ぎてしまっていることが発覚したんです。
その学生さんは受付で泣き出してしまって…。

私たち受付嬢にできることは、人事担当者に連絡を入れ、対応してもらうことくらいです。
その学生の方は、幸いなことに別の面接担当者の時間が空いていたため面接を受けることができ、なんと内定にまで至りました。

受付嬢として関わっていた私も印象深く、ご本人とは入社後、「こんなこともあったね」なんて思い出話をすることにもなりました。
　

ー 日程調整のミスが、場合によっては人生に大きな影響を与えるかもしれない、というのを目の当たりにしてきたんですね。

働きかたの変化で「日程調整」が大きな手間に

ー「調整アポ」はもともと受付システムの機能の一部だったものから単独サービスになりましたが、この背景はどんなことがありましたか？
　

オンライン化が進み「日程調整」が新たな負担、手間を生んでいると思ったからです。

オンライン会議に変わったことで、商談や打ち合わせの「移動時間」がなくなりました。

それにより、今までは、多くても1日4、5件だったのが、移動がない分1日最大8件まで商談やMTGを入れられるとなると、日程調整の数は倍増します。
実際に私も社員も、スケジュールに隙間なく商談やMTGが埋まっているケースも多く見られます。

さらに、日時確定後には
・参加者全員のスケジュールに記載する
・オンライン会議用のURLを発行して送る
・会議室やオンライン会議用のブースを確保する…という作業が発生してくるのです。

最近は徐々に対面の機会も増えているので、オンラインなのか対面なのかを聞くなど…確認すべき項目が増えていますよね。

こうした「タイトなスケジュール設定で発生する煩雑さ」は、日程調整ツールで効率化できる。それにより、商談までの準備などの本来時間をかけるべき仕事に集中することができると感じたからです。

日程調整こそ手動でやるべき仕事ではない

ー 今「日程調整ツール」がより求められているといえますね。

そうですね。

起業して、改めて感じていることは、
「出会いのスタートは受付でなく、日程調整」ということです。

ここでヒューマンエラーを起こしてはいけないと思います。受付に来る前には必ず日程調整をしている。そこから出会いはスタートしているわけです。

関係値ができている相手であれば、多少の融通や挽回はきくと思います。
しかし、初見のアポイントメントでミスってしまうと、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性が高いのです。

受付という場所で、その「ミス」が招く顛末を見てきたからこそ、日程調整は人が手動でやるべき仕事ではないと実感します。もう悲劇は見たくありません。

日程調整には、効率化ができ、ミスも予防できるような専用のツールを使い、出会いの場所をよりスマートにしたい。

元受付嬢として日程調整サービスを提供し、より便利にしたいという思いはそこから来ていますし、「調整アポ」がそのお手伝いをできれば嬉しいです。