熊本という田舎にあるちっちゃい会社で、会議の濃さが１ヶ月で２倍になった話

こんにちは、パロスの中の人４号、いしづかです。

前回の記事（https://www.wantedly.com/companies/pharos/post_articles/107713）で、ちょっとした工夫でパロスの会議が2倍の生産性をあげるようになったことを紹介しました。個人の生産性はある程度個人プレーで伸ばすことができますが、会議となるとなかなか難しいですよね。

さて今回は「濃さ」が2倍（※当社比）になったというお話です。

なんとなく薄かったプロジェクト報告書と報告ミーティング

パロスでは隔週でプロジェクト報告ミーティングを行っています。ミーティングまでに報告書をkibelaに入力し、それをもとに行います。

改善前のプロジェクト報告書はこんな感じでした

（プロジェクトごとに）
・進捗
・スケジュール
・問題点
・営業情報
・見解

一度は見たことのあるような、よくある感じですね。正直、この項目1つ1つが何のためにあるかとか考えることなく、ただ淡々と、淡々と書いていましたね。。。

・進捗→オンスケ
・スケジュール→今月末モジュール結合、来月初旬で結合テストFix
・問題点→とくになし
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みたいな。

なんとなく内容は変わってるんですが、前回と今回とではパッと見ほとんど同じ内容だったり・・・。

ミーティングもだんだん良くなってきた頃。担当が読み上げるんじゃなくて読む時間を取って、質疑応答ベースで進めていました。

だけど、質問や議論が止まらないプロジェクトもあれば、特に何も出ないプロジェクトもある。
うーん、なんだろう、なにか薄い。もっと濃く、温度が出せるはず。そういう感じでした。

カイゼン。プロジェクトごとに聞きたいことを調整しよう

観察していくと、プロジェクトごとに投げかけられる質問の内容に特徴があることが分かってきました。

とあるプロジェクトは全国各地に向かうことが多いので「いつどこにいるか」というスケジュールについて。
とあるプロジェクトは比較的新しい技術を使っているので、技術トピックについて。
とあるプロジェクトは契約がギリギリになったりするので、営業的な見通しについて。

「ああ、杓子定規のようにテンプレートに当てはめすぎたからパフォーマンスがでないのか」

というわけで、各ブロジェクトに対して聞きたいことをそれぞれまとめ、項目を最適化してみました。それぞれ報告する項目が違うようになるものの、これまで質問しないと出てこなかった内容がすでに報告書に書かれているため事前に読むだけで済みます。そうするとミーティングの場はよりつっこんだ深い議論ができるようになりました。

これまではアレコレ質問してからやっとそういった議論にたどり着いて、時間がなくてぶった切られていたのです。それがぶった切られることなく、最初から入れるわけですからミーティングの濃さが驚くべきほど改善されました。

ミーティングが濃くなった分たくさんエネルギーをつかってヘトヘトになるので、ついつい甘いものが食べたくなるのが次に発生した問題点でしょうか。。。

ラクな方に逃げちゃダメ。破綻しないギリギリの調整を狙う努力

「そんなやり方は規模が小さいからできることだ」「数十ものプロジェクトを抱えていて最適化なんてできるか」

といった声を聞きました。それはごもっともです！ここで紹介したお話は私たちに最適化した話です。

しかし、そのときそのときに何が最適かを考えることは絶やしてはいけないとぼくは思います。破綻しないギリギリの点を見極め、今の状況に適応する努力を続けることが何より重要。

もちろんそこには「変えていい」という信頼がベースです。「変えていいんだ！」って思えるってすごくいいことですよね。モチベーションになる。

あなたの会社は「変えていい」ですか？
パロスは「変えていい」ですよ。

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