クラウドの力でめんどくさい事をやらない方法を考えてみよう～請求書作成編～

あなたがもし私と同じように面倒くさがりで、細かいことは気にならないタイプだったとしたら、正確にミスなくなんて不可能だ。何度確認したって間違えてしまう。そんな風に悲嘆にくれてはいないだろうか？

経験や訓練によりどんな能力も習得不可能ではないのかもしれない。しかし、人には向き不向きだってある。そう、めんどうくさがりで細かいことが苦手な皆さんが悪いのではない…！だが、そうも言ってられないというのが現実だ。

そこで今回は、クラウドの力でめんどくさい事をやらない方法を考えてみようと思います。

そう、「無知は罪なり、知は空虚なり、英知持つもの英雄なり」なのです。

はい！こんにちは！MINAGINEのこまいです！新卒1年目、「MINAGINE就業管理」を扱う部署に配属になり1か月です。

前置きが長くなりましたが、今回はクラウドの力でめんどくさいことを回避する方法を「勝手に」紹介しちゃいます！のコーナーです。どどーーんっ！

ご紹介するのはこちら！「「MakeLeaps」」

MakeLeapsとは、国内20,000社以上の個人事業主や法人に利用されているクラウド型請求ソフトです。シンプルで直感的に、請求書、見積書等の営業・経理業務に必要不可欠な書類をオンライン上で一元管理・送付できちゃうソフトです。なんと、請求業務にかかる時間を約80％削減することができるようです！クラウド管理することで、ウェブ上で 書類作成、入金管理、電子送付・郵送などが完了します。またアカウントを管理してチームで共同作業することもできます。請求書の発行以外にも役立つ多くの機能が搭載されているんですね。

では、MINAGINEでMakeLeapsを導入した経緯や導入後のメリットについて、高度なネットストーキングテクニックを駆使して新しく効率的な社内ツールを推進している社内外ヘルプデスクの草場さんに聞いてみます！

MakeLeapsを導入する以前の課題について教えてください。

今まではExcelで請求書を作成していました。細部までカスタマイズされている分、既存顧客の請求書作成は素早く作成することができましたが、請求項目が増えたり、請求ルールが変わったり、新規の請求先が増えた場合にトラブルが頻発していました。

また、請求書作成業務の引継ぎの際にも、必ずといっていいほどミスが発生していました。請求書を間違うと、速達で郵送したり、電話で説明や次月で調整等、追加工数やコストが増えていく為、安定した請求書作成業務にしていくことが課題でした。

導入後はどのような効果がありましたか？

MakeLeapsを導入したことによって、Excelのスキルがなくても請求書の作成や設定変更ができるようになりました。また、請求書の作成予約機能があるため、Excelでは管理しづらかった「3ヶ月先だけスポットで追加請求」というような数カ月に一回の特殊な請求処理にも対応できるようになりました。

わからない操作はすぐにチャットでサポートしてくれるのも良い点です。コスト的にはシステム利用料がかかっていますが、PDFでの請求書のセキュア送信へ切り替えたことで、今まで郵送していた分のコストや工数が削減されました。

結果的にフローが整理されたので、社内での業務の標準化・ナレッジ共有のしやすさに繋がっています。実際に引継ぎもスムーズに行うことができました！

MakeLeapsの導入で「どの社員でも請求書の設定変更や新規作成ができる状態」に近づいたと思います。

今後の展望を教えてください

MakeLeapsには、見積書の作成や入金消込、郵送代行等、追加で機能を導入すれば、工数が削減できる機能がたくさんあります。今後はシステムの活用を軸に社内フローの標準化を進め、より安定的で効率化された業務を目指していきたいです。

ありがとうございました。草場さんに導入時の課題から今後の展望までを聞いてみました。

さて、それでは最後に、先月請求書作成の引継ぎを受けた私からも簡単に感想を述べさせていただきます！

「もしや。。。めっちゃ簡単では？？？」

はい、そうなんです。5時間程の引継ぎで、初めての私でも簡単に作成できました！

実は、これまでミナジンでは請求書作成に1日半、そのチェックに1日半ぐらいかかっていたそうなんです！！その作業時間が大幅に短縮されたんですね。また、MakeLeapsでは、引継ぎ後の担当者も半年に1回の請求を忘れずに行えるので安心です。先月との比較も簡単にできるので助かっています。

MakeLeaps導入によって、これまで担当が変わるたびに負担となっていた引継ぎコストと引継ぎ後に頻発していたミスが改善されたことを実感しています。数字や細かいことが苦手な私にとっては、本当に心強い味方ですね。今後も色々な機能を使って、紹介していけるようになりたいと思います！（笑）

以上、勝手にMakeLeapsのご紹介でした！！

私たちの世界は情報に溢れ、日々新しい技術やアイデアが生まれています。冒頭の言葉「無知は罪なり、知は空虚なり、英知持つもの英雄なり」は哲学者ソクラテスの言葉です。「知らないこと(知ろうとしないこと)は罪であり、知っているだけで活用できなければ無意味である、活用できる知識を会得した者が物事を成し遂げるのだ」といったような意味でしょうか。

日々、新しいもの、便利なものには敏感に。どんどん会得していきたいですね。