勤怠管理のはじめの一歩は？　導入のときに気を付けること

勤怠管理運用の一歩目はどうすればいいか？成長スピードが速いIT業界では、早々にぶつかることの多い課題かと思います。会社が急速に大きくなり、勤怠管理といった内部管理は優先順位が低くなりがちです。多くの企業では、会社規模の拡大、上場や株式公開が視野に入ってくるタイミングで、内部管理への問題意識が出てくるのではないでしょうか？

しっかりした勤怠管理を始める一歩目はどうするか？運用しつづけるポイントはどうなのか？について、新入社員である私、牛田がMINAGINE勤怠管理システム部の佐井さんに聞いてきました。

まず勤怠管理にトライして、潜む課題を見つける

Q：勤怠管理を運用し始めるときは、まずなにから手をつければいいですか？

まず、フリーツールでもいいので、実際に勤怠管理システムの運用を試してみることが大切。システムだったら、勤怠管理運用の流れが構築されているので、勤怠管理をどういう風に進めていけばいいかがなんとなく掴めます。勤怠など内部管理の運用は、触ってみてはじめてわかる難しさや課題があります。難しさや課題が浮かび上がってから、自前でやるのか、システムを導入するかを判断するのがおすすめです。いきなりサービスの導入を進めても、見えていない課題などが潜んでいる可能性があるので、試験的にフリーツールや安価なシステムで運用するのがいいかと思います。

次に、シンプルな管理運用を意識することがポイントです。

勤怠を毎日つけるといった勤怠管理の作業は正直、面倒です。せっかく勤怠管理の仕組みを作っても、社員に運用してもらわないと意味がありません。社員の方に毎日しっかりと勤怠をつけてもらうことが重要です。

そのために本当に必要な勤怠項目や機能を見極めて、仕組みに組み入れることが必要になります。出勤/退勤打刻、残業・休日出勤の申請、休暇の申請・・・などの方法やルールが最適なシステムを導入もしくは仕組み作りをすることが不可欠ですね。

運用し続けられる勤怠管理のために、バランスをうまくとる

Q：佐井さんは勤怠管理システムの導入サポートもしていますが、運用し続けてもらうためにどんなことを気を付けていますか？

50名～200名ぐらいの規模のお客様によく使っていただくのですが、課題や状況は千差万別です。そこで、企業ごとに合わせ機能のカスタマイズをしたり、そもそもの就業ルールへの見直しを加えます。きちんと勤怠管理をしたい人事部と、できるだけ簡単に勤怠をつけたい他部門が管理運用をするうえで、かみ合わないこともよくあります。

極端な例ですが、人事部側から、「残業申請をするときに残業理由を100文字ぐらい書かないと申請できないようにしてください」みたいな要望が出てきて、その通りにカスタマイズしたとしても、社員さんは面倒くさくて申請しなくなるじゃないですか。両者のニーズのバランスをとって、うまく運用してもらえるように調整しています。

また、お客様からの要望でシステムへ機能の追加をすることがあるのですが、お客様の真意を機能に落とし込むことを心がけています。人事労務の環境も変化するので、本当に必要な機能を追加できるよう、時代の流れに合わせて要望を汲み取っています。

最後に・・・

IT業界では、内部管理が成長スピードに追い付かないことがよくあります。勤怠管理が整備しきれていない、きちんと管理できないなどの課題にぶつかったら、いちど、フリーツールでもいいので試してみてはいかがでしょうか？