ベンチャー・中小企業が陥りやすい業務の属人化を防ぐには？「給与計算に、業務効率化を」

アメリカで70％以上、ヨーロッパや中南米などでも50％以上の企業が給与計算のアウトソーシングを利用しています。

海外では業務効率化、コア業務への集中を実現するために、給与計算代行が利用されています。

多くの会社で働き方改革実現のための、取り組みがされているのではないでしょうか？今回、新入社員が給与計算のプロに、バックオフィスの中でもコストがかかりやすい給与計算を効率化するコツや、給与計算への想いについて聞きます。

ベンチャー・中小企業が陥りがち 業務の属人化が招くコスト⤴

人事担当の仕事は多岐にわたり、業務量も多いです。そこに時期ごとの年末調整、社会保険手続き、採用活動も加わります。

日本の企業で給与計算代行を導入する理由は大きく、人手不足の解消、業務効率化、コスト削減の3つに分けられます。特にベンチャーや中小・中堅企業では、人事担当1～3人で採用・経理・・・を担当しなければなりません。

給与計算は特に業務量が大きいですし、ルールを整備しなければ、業務も属人化し、その担当が欠勤すると人事労務業務が回らなくるなんてこともあり得ます。そんな状況では、一人当たりにかかる負担が過剰になり、作業効率が悪化し、より多くの人件費もかかります。

実は負担の大きい給与計算業務。計算の効率化を図るにはどうすればいいのか？ミナジンの社労士、労務管理サービス部の西川（トップ写真の人）に聞きます。

給与計算 ＝ シンプル　イズ　ベスト

ずばり、給与計算の項目をシンプルに、スリムにすることがベストです。

給与計算において、工数がかかるのは社員の勤怠や属性によって変動する項目の計算です。残業代を出すにも、社員ごとに残業時間を計上して、残業単価を計算する必要があります。

極論をいえば、基本給のみの計算して、手当や残業代の計算をしなければ、給与計算は格段に楽です。ほとんど計算することがありません。

ただ、実際に手当の項目や残業時間をゼロにすることは、ほぼ不可能ですので、法律に従い、手当の項目を整理することが大切です。

ルール導入が命　ミスが起きにくいルール作りのために

給与計算を代行するにあたって、計算ルールの導入が最も重要になります。

導入の質によって、計算が正確に、スピーディにできるかどうかが決まるからです。手当の種類が煩雑だったり、計算のルールが複雑では、計算が難しく、ミスも起きやすいですし、トラブルも起きやすくなります。

だから、給与計算のルールや項目をシンプルに整理する提案内容が大切です。

過去の給与計算データを読み取り、起こりうるトラブルやイレギュラーをあらかじめ察知し、どうすればミスやトラブルを回避できるかを考え、お客様に提案します。

また、お客様が私たちの計算や手続きの進捗を見ることができるように、見える化をすることも大事にしています。私たちとお客様双方でチェックする体制を作ることで、コミュニケーションを増やし、勤怠や保険手続きのデータ受け渡しでの抜け漏れを減らして、ミスを減らします。

お客様とコミュニケーションを密に取り、信頼関係を築いて、効率の良い給与計算のルールを作り上げていくことが大切になります。

人事・労務のトータルパートナーに

バックオフィス業務の効率化を進め、コア業務への集中を強めるには、業務内容を整理整頓したり、属人的な部分をなくしていくことが大切です。

ミナジンには、給与計算アウトソーシングだけでなく、勤怠管理システム、人事評価システムといったツール、そして社労士が労務の相談に乗る顧問サービスや、人事評価制度コンサルがあります。

給与計算単体で業務効率化をサポートするのではなく、人事・労務領域をトータルバックアップ。今後も、部門間で連携し、人事・労務の課題やトラブルの解決を目指します。