オフィススペースを５倍以上にして、リノベーションしたらわかった、「働く空間」の設計方法

メリービズ バーチャル経理アシスタントを提供しているメリービズは、2018年9月にオフィススペースを５倍にしました

全くわかっていない自分が学んだことを書きます。

オフィススペースの使い方はコミュニケーションの方法別に分けるのが良い

メリービズでは

・チームメンバー同士のミーティング

・社外の方とのミーティング

・在宅スタッフやリモートワークスタッフとのミーティング

というコミュニケーション相手に加えて

・オフライン（つまり、直接お会いしての）ミーティング

・オンライン（Webミーティング。メリービズでは appear.in をよく利用しています）ミーティング

・偶発コミュニケーション（つまり、意図しなく立ち話等ができるところ）

のコミュニケーション方法にもいくつか選択肢があります。これにより空間をわけることを考えました。

Webミーティングは少し声が大きくなる傾向があるため、音漏れを防ぐ遮音や声が大きくならないためのスピーカーマイクの購入をしました。

備品・機器および机のレイアウトは行動動線・コミュニケーション頻度で考える

メリービズは各チーム間の連携が非常に大事です。Slack等のツールも効果的には使っていますが、「ちょっとここきいていい？」とか「少し時間とって説明するね」というコミュニケーションもやはり必要になってきます。

Allen Curveという理論にもあるように、お互いの物理的な距離がコミュニケーション頻度に大きく影響があるため、コミュニケーション頻度を高くしたい者同士をどうやって席を近く配置するかの工夫をしました。

また備品等への動線も考え、できるだけ必要なものが近くにあり、わかりやすく整理されるようにしました。これにより、ものが散らかったり、元に戻されない現象を減らしています。

制約条件としての、照明・エアコン・消防設備

空間を区切るにあたり、照明、エアコン、消防設備は制約条件になりました。パーティションで区切る場合も区切り方によっては照明が足りずその区画が暗くなったり、エアコンの吹出口の延長する工事をする等が必要になってきます。

また、パーティションでも天井まで壁を用意する場合は消防設備を用意する必要がでてくる場合があります。このあたりもよく考慮し、計画されると良いです。

最終的にはメンバーにとって心地良い空間をつくれるか

実際それでリノベーションをしていったが、やってみてからわかったこともいっぱいありました。

「行動動線」や「コミュニケーション頻度」はどんどん変わっていくため、9月から今（2018年12月15日現在）までに席替え等を3回ほど実施しています。

チームの役割が少し変わり、社員が増え、インターン・アルバイトが2名から7名に増え、等が理由でした。

リノベーションした結果には基本的に満足していますが、今度はこの空間をどうやって使っていくかが大事になってきています。

そこはみんなでお互いに気持ちよく仕事やオフィスの利用ができるような「心持ち」が大事になってきます。

細かいルールをつくるのではなく、「なぜこういう使い方をすると困るか？」や「こうするとみんな気持ち良いんだな」ということに気付けるようにしていくことが大事であることがわかりました。