得意を活かす！業務効率化秘話★社員インタビュー★

メディクルードでは、入社半年後から部署ローテーションがスタートします。ITが得意な新卒5期生の櫻井さんは、財務経理での部署ローテーション中に、普段の業務のプラスαとして業務効率化にも取り組みました。

今回は、「よく聞く『業務効率化』って具体的に何？」や「1年目からどんなことができるの？」という疑問にお答えするため、櫻井さんにインタビューしました！

1)櫻井さんのプロフィールは？

メディクルード社長室の新卒5期生、櫻井です！
「当たり前を届けたい」という想いから、医療・介護福祉・教育など、生活の基盤となる事業を展開しているメディクルードに入社しました。

子どもの頃からパソコンを触るのが好きで、小学生の時にはExcelを使って雨温図を作っていたほど（笑）。そのため、IT関連には特に強みがあり、これを仕事に活かしていこうと取り組んでいます！

2)業務効率化って具体的には？

主に二つの取り組みを行ないました！一つは、商品の発送と在庫管理に関するExcel作業の効率化、もう一つは勉強会の開催です。

2-1)Excel作業の効率化について

最初に取り組んだのは、Excel作業の効率化（Genki Groupにある聖心美容クリニックの全国10院への商品発送・商品や備品などの在庫管理）です。

この作業は総務チームが行なっていたのですが、複数のExcelファイル間での繰り返し作業が多く、時間がかかっていました。

【補足】具体的には、発注書ファイルから在庫管理表ファイルへの転記（コピペ）作業なのですが、各院の発注書ファイルを開き→フィルターをかけ→発注データをコピーし→在庫管理表ファイルにペースト、という作業を10院分、合計30回以上繰り返していました。

Powery Query（パワークエリ）というツール導入後は、10院の発注データを一気に1ファイルに集約できるようにし、コピペの回数は3回だけに削減しました。 

さらに、Power Automate（パワーオートメート）というRPAツールを導入することで、各院に発送する商品を梱包する際に必要な発注書の印刷作業も自動化しました。これにより、手作業で行っていた10院分の発注書30枚の印刷が、ワンクリックで一気にできるようになりました。

2-2)勉強会ついて

業務効率化が達成できた後、次はそれを運用できるようにすることが目的となりました。作って終わりではなく、使い方や作り方も伝えていかないと、後々誰にも使ってもらえなくなり、次第に従来のやり方に戻ってしまいます。 

1時間程度の勉強会を合計5回開催し、Power Query（パワークエリ）やPower Automate（パワーオートメイト）といった自動化ツールを使う方法を紹介しました。みなさんお忙しい中参加していただき、たくさん質問もしてくださって、前向きに取り組んでくださりました。

3)試行錯誤と学びで得たことは？

まず、業務効率化を進める上で大変だったのは「全体像を理解すること」です。 
担当者から発送作業の手順を聞けばその部分は理解できますが、それに関わっている他の人々がどんな動きをしているかを把握するのは難しいんです。在庫管理表は総務チーム以外の部署の人も使う共用ファイルなので、発送業務の都合だけで考えるわけにはいきません。部分的に「こうした方がいい」と思っても、全体を見ないと違う場合があるので、上司から全体像に関するアドバイスを受けながら進めました。 

二つ目は、勉強会での伝え方ですね。自動化ツールに馴染みが全くない職員の方々に、どう伝えたらわかりやすいかを工夫するのが難しかったです。 
上司からは「今何をしているのか、ひとつひとつの工程が何のためにあるのか、聞いている側がイメージできないと説明を理解しにくい」とアドバイスをもらいました。徐々に意識できるようになってきてはいるのですが、今でもまだ難しく説明方法は試行錯誤の繰り返しです。 

👆管理本部の佐藤部長にアドバイスをもらっている様子です！

4)業務効率化を進める上で気をつけていることは？

業務効率化を進める際に気をつけているのは、「実務者が使いやすいツールを作ること」です。Power Query（パワークエリ）やPower Automate（パワーオートメイト）を使った自動化はとても便利ですが、それを使う人が使いやすくないと意味がありません。 
自分が使いやすいものが、必ずしも他の人にも使いやすいとは限らないので、誰がどのように使うかを考えてツールを設計することを心がけました。勉強会を実施した理由にもつながりますが、自分の手から離れた後も使ってもらえることを大切にしています。

👆総務チームに使い方をレクチャーしている様子です♪

5)後輩・就活生へのメッセージ！

私はたまたまITが得意でしたが、みなさんも自分の得意なことや興味のある分野を活かして、積極的に挑戦してほしいですね。最初はうまくいかなくても、続けていけば必ず成長できます。そうやって挑戦し続けることで、自分の強みをさらに伸ばすことができると思います。 

そして「新卒が頑張っていると、周りも応援してくれる」ということを強く伝えたいです。新卒の立場だからこそ、周りに良い刺激を与えられるし、何より応援してもらえます。私も、上司のアドバイスや総務チームのみなさんの協力を得て、業務効率化を進めることができました。なので、恐れずに挑戦してみてください！上手くいかないことがあっても先輩方は協力してくださいますし 、応援してくださいます。新卒の特権だと思って色々と挑戦することが大事だと思います。 

6)今後の展望は？

Genki Groupの介護領域において、さらに大きな業務効率化に取り組んでいくことです。特に介護領域の業務効率化は、規模が大きくなり、複雑な業務が増えると思いますが、その分やりがいがあります。業務効率化が進めば、より多くの人に貢献できるので、その達成感を感じながら取り組んでいきたいです。

これまでの経験を活かして、さらにスキルを高めながら、業務効率化を進めていく予定です。実務者の視点を大切にして、使い続けてもらえる仕組みを作ることが求められていると感じています。そのために必要な知識や技術、伝え方を磨いていきたいですね。 

以上、櫻井さんの業務効率化を紹介しました。
得意を活かして貢献する姿はとても頼もしいです✨今後の介護領域での活躍も楽しみですね！

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