国語力ゼロエンジニアの提案書の書き方

こんにちは、ラワンセ採用担当の坂本です。
今回はプリセールスエンジニアには避けて通れない提案書の書き方についてお話ししたいと思います。

私は学生の頃から読書感想文や作文が得意ではなく、今でも思っていることを文章にするのは苦手です…
しかし、最近では提案書を一人で任されることも多く、どうやったらお客様にアプローチできる提案書が書けるのか日々試行錯誤しながら作成しています。

そんな中で先輩からいただいた指摘や、自分なりに思ったことをまとめていこうと思います。

①伝えたいことを明確化する

まず１つめは「伝えたいことを明確化する」です。
何当たり前なこと言ってるんだ…と思うかもしれませんが最初は本当にそれができていませんでした。

提案書を書くときには、以前同じお客様で使用していたものや同じ機器を提案した際の資料などを参考に書き進めていくことが多いです。
しかし、いくら同じ機器を提案している資料でもお客様が違えば望んでいる仕様や使いたい機能も変わってきます。
それなのにただ何となく前回もこう書いているからで提案書を書いていると「お客様の望む仕様が網羅されているのかわからない」「比較資料があるけどなんで必要なの？」というように伝えたいことが分からなくなってしまいます。

なのでお客様の望んでいることへの回答や一番伝えたいことを明確化してそこに対する道筋を書いていくのが大切だなと感じました。

②理由を説明できるように書く

当時の私は参考資料を元に”なんとなく見栄えのいい資料”を作ることばかりしていました。
運が良ければまぁいいんじゃないのでレビューが通るレベルです。
しかし先輩に「内容が妥当かどうかはともかく一旦自分で全部説明のできる納得できる内容で書いてみて」と言われ、確かに今までの資料は"なんとなく前回もこうだったから""これくらいのスケジュールでできると思った"などのふんわりとした気持ちで書いていたなと気づきました。

今はできるだけ提案する案件の全体を考え、構成やスケジュール、見積もりなどについてもきちんと理由をつけてすべて自分で説明するんだ！という気持ちで書くようにしています。
(割と自分ではわかっているつもりだったのに人に突っ込まれると出てこないことがあって最近一番の頑張りポイントです…)

③話すときのことを意識する

提案書は作るだけではなく、お客様に説明することもあるのでそこを意識して書くようにしました。

伝えたいことばかり考えてしまい、あれも書きたい・この表も使いたい・この資料も欲しいと闇雲に提案書を作ってしまうと説明する時もわかりづらいですし、結局何が言いたかったの？となってしまうこともあります。
なので最初に目次などを作成して、今回の提案のテーマや目的を伝える→目的を達成するために導入する機器の紹介/導入の構成を説明するなど話の流れが作りやすいような順番で作成しています。

④とにかく書いて慣れる

最後は本当にこれに尽きると思います！！

初めて提案書を書くときは「そもそも提案書とは？」「提案する機器のこと詳しく知らないから調べないと」など考えることが一杯でまともに内容を考えることができませんでした。(なので①のように参考資料丸パクリとか始めちゃう…)
最近では提案書を書くことにも慣れてきて、自分の頭の中でこんなイメージで書こうとかいい意味で昔のあの資料使えるから持ってこようというようなことができるようになりました。

文章を書くのはまだ得意とは言えませんが、今より少しでも悩まず作成できるようになればいいなと思います。

まだまだ修行中の私ですが、少しでもこの記事が誰かの参考になれば幸いです。
このストーリー記事作成もいい修行になります！笑

社内チャットにて先輩からパワポを書く上でのポイントをまとめたNIKKEI STYLEの記事を共有いただいたのでこちらでも紹介します！内容がよくても見栄えが悪いと伝わる印象も変わってしまいますし、一通り読んでおくと参考になるなと思いました。
https://style.nikkei.com/career/ASH05036

皆さんも是非提案書などの資料を作成するにあたって、おすすめの本や記事などあれば教えてもらえると嬉しいです！