【イベントレポート】LINE Fukuoka採用の日セッション③～Techで変えるLINEの働き方KAIZEN～

こんにちは！
LINE Fukuoka採用担当の佐久間です。

先日、オフィスで開催された「LINE Fukuoka採用の日」。その中で7つのセッションが行われたのですが、イベントに来られなかった方にも是非セッションの様子をお伝えしたい！ということで、この記事ではその内容をレポートにしてお届けしていきます。

第三弾となる今回は、社内IT全般を管理している組織を統括する海田による「Techで変えるLINEの働き方KAIZEN」です。

自己紹介

LINE FukuokaにおけるIT管理全般、また、ITによる業務改善をおこなう組織の統括。
前職ではSIerでインフラエンジニアを約10年経験し、2014年3月にLINE Fukuokaに入社。

IT支援室の役割

IT支援室は、社内ITの運営管理をする組織です。この組織は3つのチームと1つのタスクフォースから構成されています。
まずITヘルプチーム、社員が使う業務PCの管理や社内システムの不具合に対応するチームです。LINE Fukuokaの社内システムはほとんどが独自システムのため、日々多くの問い合わせが発生し、その対応をおこなっています。
次にインフラチームです。社員はオンラインでのやりとりが非常に多いので、社内インフラは会社の生命線といえるほど重要です。インフラチームではLINE Fukuokaが入居するビルの建設段階から機器配置の検討を始め、Network機器や回線の選定と検証、構築を全て内製で行いました。
最後に、業務改善チームです。業務を効率化するためのツールの提供や、要件に合わせた社内システムの提案と開発をおこないます。今回ご紹介する改善事例等は、主にこのチームが取り組んだものです。

そして横断的な取り組みとして、情報セキュリティに対応するタスクフォースがあります。ここでは新しい業務やプロジェクトの開始時に、どこにリスクがあるのかをアセスメントしたり、外部の委託業者に仕事を依頼する際の実施監査等をおこなっています。

IT支援室が推進するKAIZENのコンセプト

様々な改善をする上で意識していることとして、「人を増やさずに対応できる業務量を増やしたい」というポイントがあります。サービスが増えて、運営するための業務が増えると、人手のみでスケールすることが難しくなります。そんな状況を解消するため、システムで対応できるリソースを増やすことに日々取り組んでいます。

［人を増やさずに対応できる業務量を増やしたい］

経理業務の事例
財務システムのデータを別工程で処理をした後、元データの内容を変更する作業が発生しました。システム上、別工程が財務システムの外側で行われるため、システム連携には財務システム側の改修が必須となります。そこでシステム改修せずに操作自体を自動化するRPAという仕組みを取り入れました。経理処理されたデータを見に行き、システム上の対象レコードを編集する作業をRPAでおこないます。こうすることで、システムに手を加えずにデータ反映の問題を改善できました。

こういった取り組みを積み上げるだけでも、経理部署では1年間で約1，5倍に増えた業務を人員増加無く対応しています。

経費精算処理の事例
各部署でおこなう経費精算処理の事例は、手作業で登録してワークフローを上げるのではなく、元データを自動的にワークフローにも転記して反映する自動化を取り入れたことで、大幅な時間短縮を実現しました。

［ちょっとした利便性を提供して環境改善したい］

座席表の事例
ここからは社内環境に関わる改善事例です。
弊社の座席表は長い間Excelで管理をしていたのですが、社員数が増えて更新の漏れが目立つようになり、Web上での管理に変更しました。ただ、ExcelをWebに転化するだけだと面白くないので、社員検索機能や、座席変更時の通知機能を追加しました。デザイン面も社内のデザイナーに依頼し、社員が使いやすいツールに仕上がっています。

設備予約の事例
社内で会議室を予約する際「予約がいっぱいで部屋が取れない」とか「予約されているのに使われていない」ということが多発し、社内の課題になっていました。そんな時、東京側でオフィス移転に併せて会議室前のタブレットで予約を確認できる仕組みを導入したという話があり、福岡でも採用を検討しました。一度はビル設備の制約や、改装費用の面で躊躇したのですが、東京の仕組みを改めてしっかりと分析して、どういう運用だったら福岡でも実現できるか要件を落とし込んで導入することができました。

ここまで各種取り組みについてお話ししましたが、実際にはもっと細かい依頼も非常に多く、たくさんのツールを提供しています。手堅い業務改善からカジュアルな対応まで様々です。
ただ、どの事案に関しても一貫して言えることは、全部「働きやすさを変える」ことに結びついているということです。

現場には良い変化をスピード感を持って提供することと、根本の解決を並行して走らせるという二刀流で対応をしています。一方で環境については「便利かもね」と思ってもらえるようなアプローチで、あらゆる仕組みを試行錯誤しながら導入するという取り組みをしています。
この両面の取り組みがLINEらしい働き方につながっているのではないかと思っています。