引き継ぎのスムーズ化を図るため、LINE企画室が行った「お仕事解体ワークショップ」とは？

LINEでは、チームビルディングや組織、個々人のスキルアップなどを目的とした、様々な形式のワークショップが行われています。その中で、今回はLINE企画室のマネージャーたちが行った「お仕事解体ワークショップ」をご紹介します。
※本記事はLINE HR BLOGからの転載となります。内容は記載時点の情報となるため、予めご了承ください

まずは、「お仕事解体ワークショップ」を行った背景や実施内容について、発起人でもある上級執行役員の稲垣あゆみと、その相談を受け「お仕事解体ワークショップ」の企画と、当日にファシリテーターを務めたEffective Team and Delivery室 室長 アジャイルコーチの横道稔に話を聞きました。

「お仕事解体ワークショップ」するメンバー。写真右端が今回「お仕事解体」を受けた入江。大量のタスクがテーブルに並べられています。

ーー今回「お仕事解体ワークショップ」を実施した背景を教えてください。

稲垣：私は、LINEプラットフォームの企画を統括するLINE企画センターのセンター長をしていて、その中にはいわゆるユーザー向けのサービス・機能を担うLINE企画室とLINE公式アカウントなどの法人向けサービス・機能を担当するビジネスプラットフォーム企画室という2つの室があります。

今回、ワークショップを行ったのは前者のLINE企画室で、担当役員の入江さんがとにかく忙しくて。現状、入江さんが担当しているけど、「本当は分担ができるのでは？」というタスクがいろいろとあって、それも長年（笑）。じゃあ、「タスクリストを作って、それをもとにみんなで分担できるか？」っていうと、そんなに簡単ではなくて。そんな状況を打破するために、ワークショップができないか横道さんに相談しました。

ーー横道さんは、そういうワークショップなどを企画する仕事をしている。

横道：私は、Effective Team and Delivery室という部門の室長をしています。部門の役割としては、チーム自体やプロダクトデリバリーのプロセスをより良くするために、アジャイルやプロジェクトマネジメントの専門性を生かした課題をベースに、社内コンサルティングやコーチング、トレーニングを提供することです。

あゆみさんから今回のお話を聞いたときに、「ああ、これは私自身もそうだし、いろいろな現場で起きていることだろうな」と思いました。マネージャーが組織のボトルネックになって、組織のパフォーマンスが制限されたり、マネージャーが疲弊してしまうことはよくあると感じます。そういったことは良くないことだと自覚しながらも、できていないのが多くの現場のリアルだと思います。

マネジメントという仕事がマネージャーではなく、チームの中に溶け込んでいる状態が理想だと私は思っているので。そういう状態を実現する一助になれたらと思いました。

ちなみに、ちょうど私もシニアマネージャーになったタイミングで同じような状態でして、チームメンバーから「巻き取れる仕事ないですか？ あの仕事、巻き取りましょうか？」と言ってもらえたことで、とても救われました。

LINE企画センターの稲垣あゆみ。

稲垣：今回は、入江さんの部署にお願いしましたが、決して限定的な課題ではなくて、組織としても会社としても「解決していかなきゃいけない」と常々感じていました。LINE自体や企画の部門には、プレイヤーからマネジメントに進む中で、実務もこなしつつのプレイングマネージャーも多く、プレイヤー時代からやっている実務を上手く手放せない人もかなりいます。

例えば入江さんの場合だと、アプリのバージョン申請のための作業もつい最近までやっていましたね。「ちゃんと仕事手放しなさいよ！」と入江さんに何回も言ってたんですけど、タイミングや誰にどう渡して良いかっていうのが結構、難しくて。

横道：マネージャーも任せたいんだけれど、なかなか渡す準備ができないし、言う機会がない。メンバーも、もっと自分たちに任せてほしいけど、何があるかわからない、言っていいのかわからない。そういう問題を自然に解決できるワークショップにできればなと思いました。あとは、利害が少なく背景などをあまり知らない第三者的な立場からのほうが、フラットで無遠慮な観察や提案もできるので、そのあたりも私が入ることの意味だったと思います。

Effective Team and Delivery室の横道稔。

稲垣：第三者に入ってもらわないと気付きづらい問題点もありますしね。マネジメントが持っている仕事をプレイヤーが引き受けていくのは自然なことでもありますし、新しい仕事に取り組むことはメンバーの成長機会にもなるし、組織として継続して発展するためにポジティブで、必要なことです。

入江さんがお子さんが生まれるタイミングだったこともあって、短い準備期間で実施しました。入江さん本人にも前日にちょっとした宿題みたいなのを出して、それを準備してもらったくらいです。

横道：私も会社の中でこういった活動を進めていかなければならないと思っていましたし、ちょうど良い機会でした。そして、ありがたいことにこういった社内の依頼が多く、供給が追いついていないのが正直なところなので、こうやってブログでも紹介いただけて（笑）。一緒に働いてくださる方を社内外からいつも募集していますので、こういった活動にご興味あれば、ぜひ募集要項やメンバーのインタビュー記事をご覧ください。

ーー当日の進行はどのような感じでしたか？

横道：私の部門では、課題に合わせてワークショップやトレーニングを新しく作ったり、既存のものをカスタマイズして提供しています。ただ、今回のような相談は初めてでしたので、新しいワークショップとして作成しました。ステップは大きく分けて、「アイスブレイク」→「仕事の洗い出し」→「引き継ぎする項目の決定」→「引き継ぎ内容の決定」というシンプルなステップです。

まずアイスブレイクでは、アトラエさんが提供されている「wevox values card」という、お互いの価値観を知るアクティビティをやりました。これはカードを通して自身の価値観を内省し、それをチームに開示し対話するゲームです。

稲垣：「創造性」と「共感」のどちらを大事にしているのかとか、○○さんは「家族」が大事なんだなとか。付き合いが長い仲でも新しい発見がありましたね。結構、盛り上がってお互いに理解が進んだと思います。

横道：次のステップは、入江さんご本人の仕事を洗い出すことです。ただ、一方的に入江さんから挙げてもらうよりも、各チームマネージャーが入江さんのことをどれくらい知っているかという気付きを得る意味も込めて、各チームマネージャーは「入江さんが持っているであろうと考えている仕事」を挙げる、入江さんは「各チームマネージャーが知らないであろう仕事」を挙げる、というアクティビティで進めました。

先ほど、あゆみさんも触れてましたが、事前に仕事リストなどを作ってきてもらうと負担になるので、入江さんには「余裕があれば、軽く思い出しておくだけでいいです」と伝えておき、あとはその場でやってもらいました。

稲垣：業務で多忙な中に、ワークショップに向けた準備負荷が増えると、ワークショップ自体へのモチベーションが下がってしまうこともあるので。本当に配慮してもらったプログラムで助かりました。

横道：その次のステップでは、挙がった仕事に対して、各チームマネージャーは「入江さんがやらなくてもいいんじゃない？」と思うもの、入江さんは「引き継いでもらいたい」と思うものをにそれぞれ別の色でドット投票をしました。

上から一方的に引き継ぎアサインするよりも、受け取る方から意思表明してもらうほうが双方、納得感が生まれると思っています。この時点で思った以上に数が多かったので、「引き継ぎのインパクト × 引き継ぎ難易度」のマトリクスを作ってマッピングしていきました。その場では「うれしみ × 大変み」という変なワードが生まれてましたね（笑）。

マトリクス上で、 引き継ぎの費用対効果が高いものから順番に、現状のそれぞれの負荷も勘案して実際に引き継ぎするかどうか、引き継ぐならその際の双方の懸念点、最初に何からやるのか、などについてディスカッションをしていきました。ちなみに、このディスカッションの中で Jurgen Appelo 氏の「The 7 Levels of Delegation」という考え方を紹介し、どの程度任せるのかという「権限移譲レベル」に認識ズレが起きないようにという点も議論してもらいました。

仕事を渡すときに、どこまで任されているのか、マネージャーとメンバーで認識のズレがあり、それが後にお互いのフラストレーションにつながるということがあるので、そこは丁寧に話していました。

縦軸が「うれしみ（引き継ぎのインパクト）」、横軸が「大変み（引き継ぎ難易度）」。タスクをマッピングしたあと、割り当て先を議論していきました。

ーー「お仕事解体ワークショップ」をやってみた感想を教えてください。

稲垣：何より、入江さんから渡したかったタスクのほぼ全てを、その下のマネージャーたちに割り当てることができたのがよかった。そのことによって、みんなが納得感のある仕事解体・分担にできましたし、ワークショップ後も分担意識が強まった気がしていて。本当にやってよかったです。

自分の部門にも、会社の中にも、人に仕事を委譲することが苦手な人がまだまだいると思っていて。入江さんのようにプレイヤーがマネージャーになったけど、まだまだプレイし過ぎちゃってるケースや、たぶん周りから頼られているからだと思いますが、いろんな兼務とか仕事の幅が広がりすぎちゃってるケースとか。そういう人ほど本来やるべき仕事にちゃんと時間をかけられるよう、本人も周りも意識して分担するべきです。

ただ、それが難しい場合もあるし、いつの間にかそういう状態ということもあると思うので、「お仕事解体ワークショップ」のような場をつくることは定期的にやっていきたいですね。

横道：ファシリテーターとしての感想ですが、こういったワークショップをやる上では参加者同士の関係性、つまり、いかに率直に本音を話せるかというのが大切だと思うのですが、みなさん既にとても良い関係を築いていました。部屋に入ってくるなり、階層を全く感じさせない和気あいあいとした雑談がはじまり、ワークショップが始まったら真剣で、率直に議論していたのが印象的で、ファシリテーターとしてはとてもやりやすかったですね。 あゆみさんもおっしゃられている通り、こういったことを日常的にやりながらも、定期的に顔を突き合わせる時間をとってやってもらえれば嬉しいなと思います。

ーー最後に、今回の「お仕事解体ワークショップ」でお仕事を解体された入江さんと、その仕事を引き継いだ朝井さん、ジョアンナさんに感想を聞いてみました。

写真左から、ジョアンナ、入江、朝井。

入江：今回は単にタスクをリストアップするだけでなく、それらを「誰かに渡せると助かる度合い×タスクを渡す難易度」の二軸で可視化したのですが、進めていくうちに「渡せるととても助かり、かつ渡す難易度は低い」ものが思っていたよりずっと多いと感じて驚きました。

普段仕事でよく話している間柄だったとしても、こういったワークショプを通じて新たな気付きや相互理解が深まり、有意義な時間になりました。

朝井：最初の印象は、大きな仕事から細かい仕事まで、「入江さん、こんな仕事持ってるのか」って感じでした。単純に持ち過ぎだろうと（笑）。そして、それに感心して終わりかと思いきや、出てきたタスクを、「渡せる度合い」と「難易度」の二軸で分けていくことで、ロジカルに渡せるタスクを見極められる点が納得感高かったですね。だから、終わった後に、なんでこのタスクは自分なんだみたいなモヤモヤ感もなく、全員がスッキリ終えた感じがしました。

ジョアンナ：いつも入江さんがすごく忙しく見えていて、部下としても前から力になりたいと思っていました。ただ、どこからどこまでお手伝いできるのか、正直よくわからなかった。今回、入江さんの業務をより理解することもできましたし、その中で自分ができることをアサインしてもらえたので、自分自身にとっても新しいチャレンジのキッカケになりました。このワークショップはほんとに良い機会だったと思います。

入江：意思決定やマネジメントをする立場の人にタスクが集中することで、逆にボトルネックになってしまうというケースは、比較的ありがちな落とし穴だと思います。他の会社でも似たような状況にある方は、ぜひ真似してみてほしいですし、社内の皆さんはぜひEffective Team and Delivery室に相談してみてください！