オフィス移転までの道のり③──オフィスデザイン決定、引っ越し準備と、移転完了報告

こんにちは、ワタナベです。

グラフのオフィス移転にあたり、知識ゼロ・経験ゼロの移転担当者がナレッジ共有を目的に始めたこちらのシリーズ。

7月に入り、無事オフィスの移転も完了しまして、最終回である今回は、オフィスデザインの決定までをお伝えしたいと思います。

グラフの新オフィスがどうなったのか……ぜひ最後までご覧ください！

▼▼シリーズ①はこちら▼▼

▼▼シリーズ②はこちら▼▼

その７ オフィスデザイン――デザイン・機能性・予算のバランス

前回のレポートでお伝えした通り、今回のオフィスは居抜き物件を借りることに。

そのため、「現状のオフィスデザインを生かしながら、どこまでグラフらしさを打ち出すのか」について検討しなければなりませんでした。内装業者のデザイナーさんに相談し、以下の方向性を決めました。

● 入口と奥の二つに分かれたおもしろい構造をしているので、部屋のコンセプトもそれぞれで検討する。

● 入口側は外部の人を呼んで商談やセミナーを行うスペースとし、デザイン性を重視した作りとする。なるべく現状のオフィスデザインを生かすことにし、家具などの色調も合わせる。

● 奥側はグラフの執務室とし、機能性を重要視する。セキュリティルームなど足りない要素は新たに作成するが、部屋全体をシンプルなデザインにしてコストをなるべく抑える。

上記の方向性のもと、デザイナーさんに数パターンのアイデアを作成してもらい、その中で最も気に入ったものを選びました。その後も細かい修正をお願いしながら、オフィスデザインを決定していきました。

また、家具は実際に見てみないとイメージが湧きづらいということで、図面を片手に家具ショールームまで行き、その場で配置する家具を決めていきました。

その8 引っ越し―というよりはほぼ新規調達

グラフにとっては初めてのオフィス……「こだわりたい！」という思いが強かったためか、オフィスデザインに予定よりも時間がかかってしまいました。

デザイン決定後、内装業者さんが急ぎで工事手配等を行ってくれたものの、引き渡しのタイミングがギリギリになってしまい、オープン前に引っ越し作業ができる期間は実質２日間のみという状況に……。

ただ、今回はシェアオフィスからの引っ越しだったため、書籍や書類などの荷物以外は、全て新規調達でした。そのため最大の問題は、「そこまで広くないスペースで、十分な作業スペースを確保しながら、短時間にどう納品してもらうか」という、ある意味物流の課題に集約されることに。

分刻みは大袈裟ですが、30分単位で2日間の作業計画を作成し、納品タイミングの調整を行いました。その際、作業計画作成にあたって下記の点を考慮しました。

● 入口が狭いため、納品後は速やかに作業スペースに物を移し、納入スペースを確保、また納品時刻を調整して入口で渋滞を起こすことを避けるようにする。

● 物品ごとに、配置先に近いところに作業スペースを用意。使用していない作業スペースは一時的な物置場所として利用。（そのためにスペースごとに使用スケジュールを作成）

● 物品の動線を明確にし、絶対に動線上には物を置かない。

この計画に合わせて、引っ越しをお手伝いしてくれるメンバーに指示を出しながら、2日間で作業を行いました。

計画は完璧……のはずが、一点想定外だったのは、作業する自分の体力が追い付かず（歳は取りたくないものです……）。結果ギリギリとなってしまいました。

それでも、メンバーの支援のおかげで、なんとか予定通り引っ越し作業が完了し、新オフィスで業務が開始できることとなりました。

移転完了のご報告！

タイムリミットギリギリではありましたが、無事に新オフィス移転を完了させることができました！簡単ですが、新オフィスを紹介させてください！

入口入ってすぐのオープンスペース。ここで商談や勉強会・セミナーを実施する予定です。

執務室。大きな窓があり部屋全体を明るい印象にしました。

会議室。こちらも大きな窓があり明るい部屋になっています。

機密情報取扱い用のセキュリティルーム。分析官が作業を行うのに十分なスペースを確保することができました。

まとめ

３回に渡り、経験ゼロ・知識ゼロでどのようにオフィス移転を進めたかご報告させていただきました。

振り返るととても大変なプロジェクトでしたが、代表を始め、メンバーが新しいオフィスを喜んでくれたことで、ようやく肩の荷が下りたと感じています。

非常にタイトなスケジュールで、何度も「本当に移転できるのか？」と自問自答しながらも、どうにか間に合わせることができました。非常に幸運だったのが、不動産会社さんや内装業者さんを始め、こちらの無茶なお願いにもしっかり対応してくださる素敵な方が集まってくださり、色々なアドバイスやアイデアを頂戴することができました。この場をお借りして、心よりお礼申し上げます。

ベンチャー企業にとって、オフィス移転は重要なイベントだと思います。これから移転を検討されている方にとって、少しでも参考となる情報が共有できていれば幸いです。

今後は、利便性向上のためオフィスの機能を充実させていく予定です。自作できるところはなるべく自分たちで作っていきたいと思っているので、その際はまたレポートしていきたいと思います。

みなさま、ご清覧いただきありがとうございました。

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