創業99周年の老舗企業なのに、ITツールを柔軟に使いこなす建設会社は”フジサワ”だけ！

みなさんこんにちは！新事業推進部の一倉です🌼

GWも終わり、あっという間に梅雨入り間近となりましたが、いかがお過ごしでしょうか？☔️
雨が好きな人もいると思いますが、やっぱり天気が悪いと気分も落ち込み、
巻いた髪も湿気にやられてストレートに戻ってしまって、モチベーションも上がりません😅☁️
フジサワは建設業のため、雨の日は現場が休工になる可能性もあり、
工期にも影響が出てしまう場合があります👷🏻🚧
まだ梅雨入りもしていませんが、早く梅雨明けして欲しいですね（笑）

さて、今回のストーリーでは、フジサワで導入しているITツールについてご紹介させて頂きます✅💁🏻‍♀️

フジサワは今年で創業99周年を迎え、来年はいよいよ100周年を迎える老舗企業です🏦
100年も続く企業と聞くと古いイメージを持たれる方もいらっしゃるかと思いますが、
『古いけど、いつでも新しい。』をコンセプトに掲げているだけあって、
常に新しいことに挑戦し、時代の変化を先取りし率先して取り入れていく、そんな会社です🔆🤛🏻

では、具体的にどのようなことを実施しているのかというと『ITツール』の積極的導入です👩🏻‍💻
業務効率化やペーパーレス化のために様々な用途でITツールを活用していますが、
今回は、主に活用している6つのツールについて詳しくお話しさせて頂きます📝

①　勤怠管理： jinjer（ジンジャー）

勤怠管理はこの『jinjer』を活用して行っています！
出勤した際に、自分のPCを立ち上げて出勤ボタンを押すだけ簡単操作で完了します👌🏻
フジサワでは、月末に来月のシフトを提出するのですが、
そのシフトの申請もこのjinjerから行います。
有給休暇申請や打刻修正申請、申請後のシフト変更等も全て画面上で完結し、
スマホにもアプリが対応しているため、外出先からも簡単にアクセスすることができます。
現場管理や営業の方は帰社せずに、直行直帰でも打刻ができるので、
働き方にあった打刻方法が選択できるという点はとても便利です。
また、シンプルで分かりやすく、PCが苦手な社員の方でも、
簡単に操作ができるため、そういった点でも導入しやすいのではないかと思います。
トップページには残りの有給休暇日数や特別休暇日数が表示されていいるため、
自分がどれくらい消化しているのか、後何日残っているのか等をいつでも把握するこどができます

②　簡単ワークフロー：collaboflow（コラボフロー）

オフィスワークを効率化する簡単フローワークとして、『collaboflow』を活用しています！
申請・承認機能はもちろん、データを蓄積し活用する『データ入力ツール』や、
意思決定の途中や結果の回覧といった『情報共有ツール』『帳票出力ツール』などを利用できます。
フジサワでは主に、工事報告書関係や申請書関係にて活用しています。
今までは、上記の書類等は全て紙に印刷し申請や回覧をしていたのですが、
コラボフローを導入することで、デジタル化することができ、
年間約6,500枚もの用紙を節約することができています⭕️👏🏻
また、費用も併せて節約できており、会社にとってもペーパーレス化にも貢献しています。
私は基本的に、受注報告書と完了報告書、在宅勤務申請書、稟議書をよく使用しています。

③　営業管理：Senses（センシーズ）

営業管理ツールは『Senses』を活用しています！
営業案件の関連情報（活動内容・行動実績・Next Actionなど）を一元管理することができ、
メンバーひとりひとりが営業活動を登録することで、全員の行動を時系列で把握することができます📊📌
その日の行動、顧客情報、顧客とのやり取りなどを登録することで、
自分の案件の進捗状況を整理し、全員で共有して管理することができます。
メールや予定表で利用しているOutlookとも連携することができるため、
次回アクションを登録した際に、自動的に予定表にも次回の予定が共有されるため、
うっかり対応し忘れてしまうといったことを防ぐことができます。
私は、お客様のところへ訪問した際に持参した資料や、メールでのやり取り、
テレマを実施した際の会話内容等、詳細情報をきちんと記載するようにしています。

④　名刺管理：Sansan（サンサン）

名刺管理ツールとして『Sansan』を活用しています！
名刺交換をしたら、名刺の交換日やどういった関係性（顧客・取引先・協力会社等）なのかを選択し、
担当者ごとに登録することで、今まで個人で管理していた顧客情報やコンタクト情報等、
社内の名刺情報を全て集約したデータベースを構築することができます👥📂

また、各社の人事異動情報をもとに、連絡先や部署などに変更があった場合に情報が通知されます。
コロナ禍により、従来通りの訪問営業ができないお客様に対し、
別のアプローチ方法として、一括メールマーケティングを実施することもできます。

⑤　現場管理：ANDPAD（アンドパッド）

施工現場の業務効率化のために『ANDPAD』を活用しています！
工程表や施工写真・図面資料など、施工現場での情報を共有し見える化することで、
施工現場の業務改善・効率化を高めることができます。
工程表や図面もクラウド上で常に最新版に更新され、
社員だけでなく、協力会社の方々にも登録して頂き、
その工事に関わる人全員をメンバーに追加することで、情報を共有しています。
メールや電話、FAXの代わりにチャット機能を活用することで、
簡単にコミュニケーションを図ることができ、記録にも残るため遡って情報を確認することもできます
フジサワではこのチャット機能を利用して日報をつけています📒➰
また、完工後にお客様に工事写真帳を提出する場合があるのですが、
その際に、今まではExcelで1から作成していたのが、
ANDPADの機能を使えば簡単に作成することができ、効率的に作業を進めることができています。

⑥　電子印鑑：Shachihata Cloud（シャチハタクラウド）

最後は電子印鑑ツールの『Shachihata Cloud』です！
コラボフローと同様に、今まで紙で行っていたワークフローを、
運用を変えることなくデジタル化できるクラウド型の電子印鑑ツールです
申請書関係といった社内文書から、見積書や請求書、
注文・発注・請求書等の取引先との決裁文書まで対応しています🔴✔️
Shachihata Cloudを導入したことで、社内に戻らなくても文書を閲覧・回覧し、
忙しい上司が外出中でも確認して頂くことができるため、業務の効率化を図ることができます
また、電子印鑑の場合でも、実際に使用している印鑑を見本に忠実に再現されているため、
紙と電子で使用する印鑑が変わらず、違和感なく利用することができます
今までは、書類を印刷して確認して頂き押印し、それをデータとして管理しておくため、
PDFにして保存し、印刷した紙はシュレッターにかけるということをやっていたため、
デジタル化することで、データは全てPC上で完結することができ、ペーパーレス化に貢献しています🍀♻️

以上が、主に活用している6つのツールです✅
ITツールを導入することで、機能や運用方法を学び理解しなければいけないため、
難しい部分もあるかもしれませんが、きちんと運用することができれば、
業務効率化を図ることができ、とても便利です👍🏻🙆🏻‍♀️
フジサワではこういったツールを積極的に導入してくれるため、
働きやすい環境を整えることができます🌐✨
今後、時代の変化と共にどのようなツールが出てくるのか楽しみです👀💡