時間と予算に追われない！スケジュール・予算管理のカギ

価値の高いWebサイトやWebサービスの完成を目指して、プロジェクトを円滑に進行させていく業務を行うのがWebディレクターです。

クライアントや制作メンバーにとって、時間と予算に追われないプロジェクトが理想です。

予算や時間に追われないようにするために、Webディレクターのスケジュール管理能力や予算管理能力が強く求められます。

この記事ではWebディレクターにスケジュール・予算管理が求められる理由、時間と予算に追われないために必要なスキルについて紹介します。

Webディレクターを目指している方はぜひお読みください。

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Webディレクターにスケジュール・予算管理が求められる理由

Webディレクターはプロジェクトを滞りなく進行させるスケジュールを設計・管理する能力と、定められた金額の中で適切に作業を進める予算管理能力の2つが強く求められます。

スケジュール管理能力と予算管理能力が求められる理由は、クライアントと合意した予算や納期で納品するために、企画段階で正確な工数を見積もり、納品を可能とするスケジュールを設計する必要があるからです。

設計したスケジュール通りに納品できるように、制作メンバーが無理なく作業ができるようスケジュールを設計したり、工数が超えることが分かった時は速やかにスケジュールの調整や外注で制作メンバーを増やして予算内で調整したりします。

予算より費用が上回るのは問題ですが、大きく下回るのも低品質の納品物になってしまいかねないのでNG。

納期を守りながら、予算内で最高な品質を実現させることがWebディレクターの腕の見せどころです。

時間と予算を適切に管理することで、制作メンバーが無駄なストレスを抱えることがなく制作に集中したり、将来必要になるスキルや知識を取り入れる時間を作ることができたりします。

プロジェクトの成功だけではなく、チームメンバーがさらにレベルアップができるので、Webディレクターのスケジュール管理能力と予算管理能力は欠かせないスキルでしょう。

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時間と予算に追われないために必要なスキル

クライアントの期待に応えるためには、予算内でしっかりとスケジュールを立てて成功確率を高めることが必要です。

そのためには正確な工数の算出を行う能力や、トラブルなどを見越したスケジュールを立てるスキルなど身に付けておくべき必要最低限のなスキルがありますので、詳しく紹介します。

案件に対しての正確な工数算出と予算管理

目標や納期から逆算してプロジェクトごとに適切な工数の見積もりを行い、スケジュールを引く能力が必要です。

正確な工数の算出を行うには、必要なタスクの洗い出しやプロジェクトに関わるメンバーの数、メンバーごとに関わるタイミングや作業時間、スキルなど考慮することはたくさんあります。

プロジェクト全体の正確な工数を算出できるようになったり、目標数値や期日から逆算してスケジュールを設計できるようになったりすれば、Webディレクターとして一人前になれるでしょう。

バッファを取ったスケジューリング

バッファとは元は「緩衝材」を意味する言葉で、ビジネスにおいては余裕やゆとりの意味で使用されます。

スケジュールどおりに進まないことを前提にして、バッファを持たせたスケジュールを組む能力はとても重要です。

プロジェクトではトラブルや作業の遅れ、スケジュールにない作業の発生はつきものです。

たとえばメンバーが体調が悪く数日休むような事態になっても、バッファを用意しておくことでメンバーやプロジェクトにダメージを与えることがなく速やかにスケジュールを調整して、期日までの納品を行えます。

スケジュールの余裕は制作するコンテンツの品質を高めることにもつながるので、バッファを取るようにしましょう。

スケジュールにバッファを持たせておくことを怠らないようになれば、Webディレクターとして一人前と認められるでしょう。

問題発見能力と問題解決能力

WebサイトやWebサービスの制作の過程で発生するトラブルなどは、その可能性を0にはできません。

問題なく進行しているプロジェクトには、さまざまな対策を講じることでトラブルを回避しているのです。

プロジェクトを円滑に進めるためには、トラブルが発生する可能性がある問題を事前に把握する能力、問題が起きた時に即座に解決できる能力の2つが必要です。

経験や知識がないと身につけることが難しい能力ですが、速やかな問題発見能力と問題解決能力を身につけることができれば、Webディレクターとして一人前になれるでしょう。

時間に追われないスケジュールにする5つのコツ

時間に追われないスケジュールにするコツを5つ紹介します。

紹介するコツを押さえておくことで時間に余裕のあるスケジュールで、プロジェクトを進行することができるので、ぜひ参考にしてください。

期日を設ける

制作メンバーにタスクを依頼するときは期日を設けるようにしましょう。

期日を設定しないと、思ったように提出物が出てこないケースがあります。

依頼する制作メンバー自身が工数を把握していることもありますので、依頼時に相談を行うとスケジュールの調整も行いやすくなるでしょう。

進捗状況を把握する

スケジュールの進捗状況を把握していると、早い段階で遅延している作業がわかるようになります。

遅延している作業を見つけたら速やかにスケジュールの調整や対策を行うことで、納期に影響を与えないようにできます。

全体のスケジュールの進捗状況はわかるようにしましょう。

コミュニケーションをしっかり行う

制作メンバーが必ずしも1つのプロジェクトに専念しているわけではありません。

他のプロジェクトや作業を並行して行っているケースが多いものです。

スケジュールを共有するだけではなく、定例のミーティングの時間を設けるようにしてコミュニケーションを取るようにしましょう。

こまめにコミュニケーションを取ることでトラブルの予防にもつながります。

ステークホルダーへの確認時間を短くする

プロジェクト進行中に進捗のチェックの機会が複数設けられます。

クライアントや上司などが確認するまで1週間以上待たされてしまい、進まない作業が出ることもあります。

作業が止まってしまうとスケジュールの遅延の原因になるので、素早いチェックができる体制を整えて確認時間を減らすようにしましょう。

バッファを確保する

スタッフの欠員や急な仕様変更など、不測の事態はプロジェクトにつきものです。

特にプロジェクトに関わるメンバーが多かったり、タスクが多ければトラブルが発生する確率は高くなる傾向にあります。

問題が起きてから対処するとスケジュールに遅れがでてしまうので、トラブルが起きても納期に間に合うようにバッファを確保しましょう。

トラブルがなければ前倒しで納品ができるぐらいの範囲でバッファを設定するのがコツです。

まとめ

Webディレクターにおける重要なスキルのスケジュール管理と予算管理について説明してきました。

Webディレクターのスケジュール管理や予算管理のスキルが高いと、時間や予算に追われずプロジェクトがスムーズに進行します。

時間と予算に追われないということは、制作メンバーが無駄なストレスを抱え込むことがなく作業に専念できたり、将来必要になるスキルや知識を取り入れる時間にあててスキルアップができたりします。

スケジュール管理や予算管理のスキルが高いWebディレクターは重宝されるので、ぜひ身につけておきましょう！

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予算や制作メンバーの人数、スキルなどを考慮しながらバッファのあるスケジュールを立てるのは非常に難しい作業ですが、メンバーとともに納期通りにプロジェクトの完遂を目指すのはとてもやりがいのある仕事です。

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