【連載】時間を作り出すということ～Volume3～

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フローレンスは、親子を取り巻く社会課題の改善を目指しているNPOで、現在、約数百名が所属しています。多様なメンバーの「働く」を支えるいるのが、法務・総務業務を主に担っている通称「オペレーションズ」です。
メンバーは、普段は現場で働く保育スタッフや、特別支援学校を卒業して入社したスタッフなど、色とりどり。

バックオフィスの仕事現場やその思いを、個性的なメンバーがリレー形式で紡ぐ言葉から感じ取っていただければうれしいです。

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私たちフローレンスのオペレーションズが日々の業務で大切にしていること。

それは、「業務改善をはかり、少しずつ時間を捻出する」というものです。

時間を少しづつ捻出するために、
そしてチームが同じ方向を向かうように、
日々の業務の中で推進していくのも業務の一つなのでしょうね。

というわけで、すこし私たちフローレンスのオペレーションズの考え方をお伝えしていきますね。

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「それって仕事を増やしてない？」

私たちの総務オペレーションズチーム内でよく聞かれるフレーズです。

チーム内でご法度、タブーとされているものに、「仕事を増やす」があります。

ある作業を新たに始めようとする時、
ある作業の改善を検討しようとする時、
さまざまな場面で「仕事を増やさない」という工夫を組み込まないと作業効率は高まりません。

各メンバーは「仕事を増やさない」という視点に立ち、
手を動かす前にその作業の必要性や手順を検討します。

不要な作業をしようとするメンバーには…
「なんで？」「どうして？」「理由は？」と質問の嵐が襲ってきます。

そうしたチーム内の手厳しい意見を掻い潜りつつ、
自身が取り組んでいる業務を効率化させながら着実に進めることが重要視されています。

皆さんはヒヤヒヤしながら仕事していますか？

それはきっとある意味、正しいと思います。（個人的にですが）
真剣に仕事に向き合うのって、ヒヤヒヤすると思うんですよね～。

チーム内の作業時間は限られていますので、
仕事を減らす思考・作業を常に意識しながら。
それがチームの新しい時間の捻出に繋がっていきます。

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「自分のメールアドレス打ち込んでるの？マジで？」

これも私たちのチーム内でよく聞かれるフレーズです。
WindowsにもMacにも辞書登録という機能があります。
「めあど」とキーボードで入力し変換すると
「自身のメールアドレス」が表示され入力することができるという機能です。

3文字の入力をするだけで、
瞬時に長ったらしいメールアドレスを入力することができます。

作業効率の観点で、ポピュラーな手法だと思いますが、もしまだ使ってない方がいたら、ぜひ使ってみて下さい。格段にPC作業が効率化されます。
私たちのチームでは、
うまく使えていない人は「時間泥棒」と揶揄されます。(ΦωΦ)ﾌﾌﾌ…

「時間が無い」といつも言っている人が、
辞書登録をまともに使用できていない、そんなことが多々見受けられます。

時間は「年→月→日→時→分→秒」となっていて、
「秒」を少しずつかき集めて初めて「分」にすることが出来る。

っていうか、それしか時間を増やす術がありません。
忙しいと言う前に、作業の効率向上に励んで欲しい、今日この頃なわけです。

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「デスクトップが汚い人は仕事ができない」

忙しい忙しいと言っている人に多く見られるのが、
デスクトップがぐちゃぐちゃな人。
（当方もぐちゃぐちゃ感があるので大きな声では言えないが…）

フォルダ整理ができない人って、
グルーピングができないってことなんですよね。

ちょっとクイズです
「いちご、とまと、すいか、かぼちゃ、みかん、さつまいも」を
2つのグループに分けなさい。

勘のいい人はすぐに気が付きます。
「これ答えが無数にあるんじゃ」って。

果物と野菜で分けるのか、
カタチで分けるのか、
色で分けるか、
地中で育っているかどうかで分けるのか。などなど。

自分だけが使用するものなら、好きにグループ分けをすればいいのだが、
みんなが使用するもの（フォルダ）に関してならどうでしょうか？

使用する人にとって最善のグループを想像して分ける、
更に使用した人に意見を聞き改善を加える。
上記の思考が繰り返し出来る人って、
自分に対しても同じことが出来るから、デスクトップがキレイなんだと思います。

チームで働くことを考えたら、
デスクトップやチームでデータを管理しているフォルダ内を、
キレイにしておくのって大事なことだと思うんですよね。

フォルダ整理に関しても、
使用する人が迷わず必要な情報にアクセスできるように、
優先順位やグループ分けを丁寧に構築してほしいなぁ～。

フォルダの中身が「カオス」と影で呼ばれている人が時々見受けられますので。

これってチームで働く上で大きな障害になるって思うんですよね。

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「属人化は悪だよ」

チームで働く上で、必要な考えに「属人化しない」があります。
ある人にしか出来ない作業を極限まで減らす＝属人化していない。

それはチームの安全を担保しています。

チームメンバーが突然1週間いなくなる、
そんなことが起こり得るのが事実。

ある人は突然の手術で連絡も取れずに2週間、
ある人は足の骨を折って在宅2週間、
ある人はコロナの疑いで出勤できずに2週間。。。
私たちのチームは事件がよく起こります（涙）

そのためには、
なにか起こった時に右往左往しない仕組み作りが大切。
「属人化は悪」という認識をチームで持つことが大切。

一つの業務に対して、
メイン（作業者）、サブ（サポート）を配置することを念頭に。

私たちのチームでも進めているが、
それでも「属人化」が発生しているのが事実。
（専門的な知識や技能が必要な、法務関係であったり、デザイン関係であったり…）

現状はまだまだでも、
「属人化は悪」と決めつけて、チーム体制を構築していければ、
なかなか力強い、歯ごたえのあるチームになれるのではと考えています。

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「時給を意識するし、時給で切り分ける」

私たちのチームには「属人化は悪」という考え・文化の他にも、「時給」に対する真面目な考えがあります。

「マネージャーの時給は高いんだから、ここで判断しよう」とか、
「誰が作業したほうが会社に対して費用負担が少ない」とか、
いつも費用対効果を考えながら判断する癖をつけています。

時間とお金の概念は大事ですし、
そこに基準を置かない判断は危うい。

皆さんはどうですか？

忖度や思いやりというのも大切だとは思いますが、
それ以上に大切なものに時間を割いてみませんか？

チームで作業効率を高めつつ、
クリエイティブ作業に時間を費やしたり、
小さな課題を大きくなる前の段階で解決させたり、
そんなことを目指して私たちのチームは業務にあたっています。

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「新たに生まれた時間の使い方」

クリエイティブな作業＝その人にしかできない作業って、
全体の時間に対して20％以下ってよく言われている話。

本来なら「クリエイティブな作業」のために採用されている人が、
「誰でも出来る作業」を粛々と行っているのが会社の実情。

時間を作り出し、
適材適所を更に推し進めて、
作業を誰でも出来るように簡略化して、
不要な人件費の削減に貢献していきたいってのがチームの隠れた目標です。

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つらつらと初歩的なことも含めて、書いてしまい申し訳ございません…
（大学を卒業して1年目の方が読むような内容で…）
私たち総務オペレーションズの文化や考え方が少しでも広まりますように。