〜テキストコミュニケーションを円滑にするコツ〜押さえたい5つのポイント

こんにちは！コーポレートチームの西田です🐈‍⬛

突然ですが、皆さんはテキストコミュニケーションで意識していることはありますか？

プライベートや仕事でも、SNSやSlack、Teamsといったような
テキストによるコミュニケーションの機会がほんの数年前より格段に増えていると思います。

また、当社のようにリモートワークを実施している企業では
テキストでの会話が頻繁に行われますよね。

そこで今回は、テキストコミュニケーションを円滑にするコツについて
5つのポイントに注目してまとめてみました！

【リモートワークとテキストコミュニケーション】

数年前から一気に広まったリモートワークですが、
出社とリモートが半々の企業など取り入れ方は様々。

ところで、実際にリモートワークを始めると
自分に最適な環境で働くことができたり、プライベートの時間が多く確保できたりと
メリットがたくさんあるので驚きます。

その一方で、対面でのコミュニケーションよりも
チャットでのコミュニケーションが圧倒的に多くなるため、
「この伝え方で大丈夫かな」「受け手の感情がわからなくて不安」というように
様々な悩みが出てくるのではないでしょうか。

そのため、テキストコミュニケーションが苦手な方は苦労が絶えないかも・・・。
しかし、コツさえ掴んでしまえばそんなに難しく考える必要はありません！

具体的なポイントについて、以下でお話ししていきます。

【つまづいてしまうポイントは？】

まずは、テキストコミュニケーションのどういった部分でつまづきがちなのか見ていきましょう。

①感情の伝達ミス

顔を合わせて話していると、表情や仕草などから相手の感情を読み解くことができます。
また、電話の場合は声のトーンなどで判断ができますね。

ところが、チャットをはじめとしたテキストでの会話になると、
途端に感情を読み取る手段が減ってしまいます。

そのため、実際とは異なる感情の受け取り方をされてしまうことも...。
（実際は怒っていないけれど、読み手は怒っているように感じるなど）

②孤独を感じやすい

出社していると、すれ違った同僚とちょっと雑談...という機会もありますが
チャットでは相手の手を止めてしまう遠慮から
「声をかけるタイミングが難しいな」と感じる方も多いのではないでしょうか。

さらに、気軽に会話ができないと感じると
業務について相談することも躊躇してしまうかもしれません。

雑談や相談といった会話への心理的ハードルは、孤独感に繋がる可能性もあります。

③文章が長くなってしまう

正確さや丁寧さを意識しすぎた結果、
文章が長くなってしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。

読み手からすると、長い文章は読むための時間を取られるだけでなく
内容の理解にも時間がかかってしまうため、
「結局何が言いたいんだろう」とストレスに感じてしまいます。

【5つのポイント】

それではここからは、テキストコミュニケーションの際に気をつけたいポイントを5つご紹介します！

①短時間で内容を把握できる

テキストコミュニケーションでは、短い文章でわかりやすく内容を伝えるということが重要です。

そのため、箇条書きや括弧も程よく使用しながら
ぱっと見て内容がわかるような文章構成を心がけましょう。

また、相手にストレスなく読んでもらうためにも、以下の2つは特に意識したいポイントです。

• 結論は先頭に持ってくる
• 「一文一義」を意識する

※一文一義・・・１つの文章に１つの情報を書くこと

②感謝と感情の表現

例えば、企画書のフィードバックを送る（送られてきた）時を想像してみましょう。
突然本題に入るのと、作成してくれたことへの感謝を述べてから本題に入るのとでは、
印象が全く異なります。

相手への感謝と敬いの気持ちを忘れないことは、
立場や年齢に関係なく、どのようなコミュニケーションにおいてもとても大切です。
日頃から感謝はしっかり伝えるように心がけたいところですね！

また、テキストだけでは感情表現に乏しい部分があるので
適宜スタンプを使用したり、「やったー！」や「おお〜！」といった感嘆詞を盛り込むことで
対面での会話に近い感情表現を心がけましょう。

③指摘と肯定はセットにする

他人から何かを指摘されると、自分自身が否定されたように感じてしまうこともあります。

指摘している側は、「そんなつもりじゃないのに」と思うかもしれませんが
受け取り方は人それぞれなので、ちょっとした工夫で改善しましょう。

具体的には、下記のように指摘の前後に肯定する内容を入れる方法があります。

先日フィードバックをいただいた件、大変参考になりました！
ただ、〇〇という結論に至ったのはこういうデータを基にしていまして...

また、「こうした方が更に良くなるかもしれない」など
『かも』という言葉を使うことで
自身の考えを押し付けるのではなく、選択肢として提示してみることもおすすめです。

④「読み手に求める行動」を伝える

特に、忙しい相手とのコミュニケーションでは、余分なやり取りが発生しないよう
「この連絡を読んでどうしてほしいのか」を明確に伝えることが大切です。

例として、以下の文章を見てみましょう。

【相談】
先日の会議で話題に出た〇〇の件ですが、
資料をまとめたので今後の方針をご相談したいです！
〇月〇日〇時から、30分ほどお時間をいただけますでしょうか？

コミュニケーションの目的を冒頭に入れたことで、
「〇〇の件について相談したい」という目的がわかりやすいですね。

また、読み手の目線に立ってみると
求められているものの理解から始めた場合、1件1件の返信に時間がかかってしまいます。

チャットを読んで、YESかNOの判断をするだけの構成になっていると
読み手はとても助かりますので、ぜひ心がけてみてください。

⑤雑談も織り交ぜる

普段から雑談を交えたコミュニケーションをしていると、
自ずと会話や相談をしやすい雰囲気にも繋がるかと思います。

また、そういった人間関係の形成は孤独感の解消にも役立ちます。

業務の会話のついでに雑談を挟んでみたり、会議の冒頭でちょっと雑談するなど、
日常的に雑談の機会を取り入れてみましょう。

【最後に】

テキストコミュニケーションに触れる機会が現代では、
本記事内で挙げたようなお悩みを抱える方が多いかもしれません。

しかし、今回ご紹介した方法を実践することで
コミュニケーションを上手に取れるようになると、業務の進行がスムーズになったり
人間関係にも良い影響を及ぼすこともあるでしょう。

そして、自身の考えや気持ちを相手に上手く伝えるスキルは
どのような場面でもきっと助けになるはずです。

今回ご紹介したポイントが、テキストコミュニケーションに悩んでいる皆さんのお役に立てば幸いです。

ここまでお読みいただきありがとうございました！