DeployGateのドキュメントサイトリニューアル裏話

こんにちは、DeployGate CX(カスタマーサクセス) チームのYukariです。
お気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、DeployGateのドキュメントサイトが大幅にリニューアルされました！

こちらの記事ではその誕生までの裏話をみなさんにご紹介していきたいと思います。
現在自社のドキュメントサイトのリニューアルを担当している方に少しでもお役に立てるような情報も踏まえつつ、DeployGateに興味を持っていただいている方々にDeployGateの人ってどんな感じでお仕事しているの？など、社内の雰囲気もお伝えできればと思っています。

ドキュメントサイトの大幅リニューアルの目的

大きく分けて理由としては2つです。

新プランFlexibleプランの誕生

先日Flexibleプランをリリースしましたが、この新しいFlexibleプランは、今までの有料プランに比べて大きくコンセプトが異なるため、新プランに合わせたドキュメントサイトの必要性が高まりました。

訪問者視点に立ったドキュメントサイト構成

旧ドキュメントサイトは、DeployGate立ち上げ当時のプランである個人向けプランをベースに、企業向けグループプラン、大組織:企業向けエンタープライズプランを上乗せした構成になっていました。
しかし多くのドキュメントサイト訪問者にとって重要なのは、｢使っているプランで何ができるか｣よりも、｢やりたいことを実現するためにはどうしたらいいのか？｣であり、読者の視点に立った形でドキュメントサイトをリニューアルしたいと考えました。

何を使ってどんなサイトにする？

さてドキュメントサイトリニューアルというのは、CX担当者としては一大プロジェクトです。何を使ってどんなドキュメントサイトにするか、しっかり描く必要があります。

まずはドキュメントサイトのあるべき姿を描くことからはじめました。これにはCX担当メンバーだけではなく、全社員がいろいろと意見を出し合って、自分たちが普段見ているドキュメントサイトで｢よさげ｣と思うポイントについて教えてくれました。DeployGateのカルチャーとして良いなと思うところですが、わざわざMeetingを設定するまでもなく、Slackで｢これどう思います？｣と書き込むだけで、みんな前のめりで色々意見を出してくれます。

ツール選び

旧ドキュメントサイトでは、リビジョン管理がうまくできず、いつ何時誰がどこを更新したのか、別のスプレッドシートやツールで管理する必要がありました。今後Flexibleプランのリリースとプロダクトアップデートのスピードについていくためには、当然こちらのアップデートも頻繁になります。またそのスピードに合わせて、誰が更新してもいいという環境を構築することも重要であるという認識に至りました。
それに加えてDeployGateのユーザーは日本国内にとどまらず、世界から多くご利用いただいているため、多言語への対応も重要なポイントとなります。よって日本語/英語の切り替えが簡単にできるもの、更にUpdateしたときにどちらも同時に更新できるようなものが望ましいという点も欠かせません。

これらの点を踏まえて、GitHubを利用するのがよいという結論に至りました。またDeployGateが大事にしているValueとして、Feedbackカルチャーがあります。GitHubでの運用であれば将来的には、ユーザーからの直接のFeedbackを通じてドキュメントを改善していけるような運用も可能です。

構成の変更

次はドキュメントの構成です。まずドキュメントサイトの訪問者の皆さんが、どんな理由でドキュメントサイトを訪れているのか考えました。冒頭でも触れましたが、既存のサイトではプランごとに説明を分けていました。DeployGateのプロダクトはプランによって使える機能も異なるため、これがユーザーに伝えやすいという想いがあったからです。ただこれは伝える側の視点に立った構成だと気付かされました。

もちろん検索窓にキーワードを入れて知りたいことを検索するのは簡単ですが、訪問者のすべてが、何を知りたいのか？を明確にしてサイトに訪れるでしょうか？

特に初めてDeployGateを利用するユーザーにとって、ドキュメントサイトの導線はとても重要だと感じました。ではどのように変えていくのがよさそうか？知りたいこと別？利用者のDeployGate熟知度、使いこなし度？(ベーシック、アドバンスなど)？色々な意見がでました。そこで最終的に採用されたのが、現在の形である、利用者の立場別の構成です。

↑ドキュメントサイトのメニュー一覧

日々のカスタマーサポートでも気付かされるのが、ユーザー側では自分がどのプランを利用しているのか把握していないというケースも少なくないのです。サイト訪問者の立場は多様で、企業のIT管理者であったり、日々のアプリを開発して配布する開発者、アプリを受け取るテスターという立場では、ドキュメントサイトを訪れる理由も知りたい内容も異なることに気付きました。新しいドキュメントサイトでは、IT管理者向けにはワークスペースのメンバーのアクセス権を管理していく方法を、開発者向けにはワークスペースにいるメンバーに対して、アプリを配布する方法を、テスター向けには配布されたアプリを手元の端末にダウンロードする方法を中心に紹介しています。

またそれぞれの構成は、それぞれの立場に立ったDeployGateでできることの紹介、チュートリアルといった全体的な導入ガイドから、それぞれの機能の詳細へと進むようになっています。これによって、何を検索していいかまだわからない状態の読者を誘導していけるのではないかと考えました。

難しいと思ったところ

もちろん全てが簡単に進んだわけじゃありません！あらためて振り返ると色々と困難に直面しました。

プロダクトは生き物！常に進化する！

DeployGateは日々進化を遂げています。ドキュメントサイトを作っていく上で一番むずかしいのは、この進化についていくことだと思います。特に今回は新プランのリリースと一緒に進めていたので、｢よしこのページはこんな感じでOK｣と思ったら、途中でUIが変わったり、機能が追加されたりと多々変更はありました。

今までは、｢これは開発側の仕事だからCX担当には後で話が来るだろう｣という受け身的な態度で聞いていたリリースについても、前のめりで参加していく必要があります。CXが単なるカスタマーサポートではなく、本気でプロダクト開発に関わって、まさにカスタマーのサクセスを一緒に作っていくというチームという認識が強まりました。

用語の統一

これまではそれぞれの機能や画面の呼び名が社内でも統一されていなかったため、同じ画面に対しても人によって呼び名が異なっていました。そのためドキュメントでも、｢このページをなんて説明しよう？｣と立ち止まることが多々ありました。

今回のFlexibleプランのリリースは、DeployGate始まって以来の巨大リニューアルプロジェクトの一部に当たります。このリニューアルプロジェクトの開始に際して、社内で作られ始めたのが、DeployGate用語辞書です。この辞書を作ることによって、チーム全員がどんな機能をなんて呼ぶのか？を明確にすることが出来ました。

古いページ/用語の存在

昔あった機能や今は表示されない画面など、DeployGateの歴史の中で消えていった｢遺跡｣が所々顔を出してきます。古い機能の記事そのものは削除されていても、別のページでその用語やスクリーンショットが使われていたりなど、まさにDeployGateの10年の歴史を物語っています。

しかしこの限られたリリースまでの期間に、その歴史を振り帰ってノスタルジーに浸るわけにもいかないので、無心で削除するよう務めていますが、つい見つけると｢あーあの頃こんなことやってたな｣などと、なかなかアルバムの写真整理が終わらないような感覚に襲われました。

良かったところ

今回のリニューアルを通じて色々と大変ではありましたが、それ以上の収穫があったと思います。

新しい挑戦

DeployGateはみんなが遠慮なく手をあげてどんどん自ら仕事をとっていくような文化があります。それは押し付けではなく、得意だから、興味あるから、初めてやるけど成長したいから、など理由は様々です。私の場合、自分はエンジニアではないからと今まで手を出していけなかったところに、ぐいぐいと引き込んで頂いたきっかけになりました。

社内のサポート

DeployGateは何か問題があったときに、あーすべきだったとか、誰が悪いとかではなく、問題そのものの事実に対して全員が一丸となって解決に向けて動けるチームです。またその解決の過程を楽しむ文化があると思います。現在進行系ですが、やはり慣れないGitHubのコードの書き方など親身になって助けてもらっています。実は私はMadrid在住ですが、この時差にも関わらず、非エンジニア出身の私の初歩的な質問にもしっかり答えてくれます。

CX担当としての自覚と成長

私個人としてですが、とても良かったと思うのが、DeployGateの全機能に触れることが出来たことだと思います。お恥ずかしながらカスタマーサポートを通じて問題になった機能を触ることはあっても、全体の隅々までを把握できていなかったと思います。

また今まではドキュメントの更新はエンジニアの仕事として、私自身は主にFAQをメインに担当していました。今回のリニューアルを通じて、すべてのページは自分の目を通してPublishされるという流れになり、今まではDeployGateにはなかったドキュメントオーナーという役割を全うできているのではないかと思います。

まとめ

ドキュメントサイトリニューアルを通じて、改めてDeployGateのチームワーク力を実感しました。今まであまり触れたことのないドキュメントサイトを自分が中心になってリニューアルするという大役でしたが、自分が担当じゃないからといって突き放されることもなく、社員全員が｢メンバーに協力する｣という自分の仕事の一部として、いつも誰かが助けてくれました。こういう経験を通じて自分も他にどんなことに貢献できるか、誰かの｢助けて｣に答えるためにできることをもっと考えるようになりました。まさにポジティブなサイクルだと思います。

DeployGateではこのポジティブなサイクルを一緒に回していける仲間を募集しています。今回の記事を通じて少しでもDeployGateに興味をもっていただけたら幸いです！

さいごに

Inside DeployGateでは、組織周りの各種取り組みについて、今後もさまざまな記事を投稿予定です。よろしければフォローよろしくお願いします！

また弊社では、一緒に楽しく働き、プロダクト及び組織をより良くしていくメンバーを随時募集しております。もしご興味ある方がいましたら、下記のサイトよりご応募お待ちしております！