D2C dot5周年パーティー、運営の裏側を紹介

広報の長岡です。
先日弊社の5周年パーティーをオンラインツール「Remo」にて開催しました！
dotメンバー全員に向けて今後の方針を伝える「全体会議」や「社内の勉強会(ナレシェア)」はオンラインで実施したことはありましたが、100名以上のメンバーが参加し交流しあう「パーティー」は初めてのこと。準備期間も短いなかでしたが、私たちコーポレート室のメンバーが運営を担当し無事パーティーを執り行うことができました。

▼当日のイベントの様子はこちらの記事でご紹介しています

今回の記事では、私たちが運営面で事前に準備したこと・食事やツールの選定・当日行ったことをご紹介したいと思います。

｜運営の役割分担

まずは私たちコーポレート室のメンバー7名が、それぞれ何を担当したのかをご紹介します！

このような布陣で5周年パーティーに臨みました！

・全体統括：人事・経理 北郷
・食事の手配：総務 吉田
・当日の司会進行：人事・広報 山内
・「Remo」システム担当：人事 石山
・懸念事項を未然に防ぐ監督：財務経理 小田
・運営サポート：経理 堤
・開催後の周知関連：広報 長岡

このように役割分担はしましたが、当日の式次第やコンテンツの検討、事前のメンバー周知、オンラインツールの使用方法の確認など、自分の担当だけでなく一緒に協力しあいながら準備を進めていきました。全員在宅勤務のため摺合せは全てGoogle MeetやSlackで行う環境ではありましたが、全体を統括しているメンバーが明確で、かつ検討事項・確定事項をGoogleスプレッドシートにまとめ見える化していたため、メンバー同士フォローがしやすかったなと思います。

｜食事の手配

続いて食事の手配をお願いしたサービスについてご紹介します！
パーティー開催時にはメンバーは基本自宅にいるため「各メンバーの自宅に食事が届くこと」をマストに、業者を選定していきました。加えて、弊社は沖縄県にもオフィスがあるため、同じ食事を「沖縄県にも宅配できるか」も選定基準として設けました。

調べた結果、「1dish」さんに注文することに決めました。

食事は、9種のオードブル盛り合わせと4種のカラフルカナッペにドリンクがセットになっている「オンライン飲み会スタンダードプラン」を注文しました！
届いた食事がこちら！飲み物はアルコール3本セットとソフトドリンク3本セットが選べ、私はアルコール3本セットにしました。

実は航空便の関係で沖縄県に飲み物が配送できなかった…ということもありましたが、沖縄県にも食事を宅配したい場合はこちらのサービスは注文ができるのでオススメです！場所は違っても同じパーティーに参加しているメンバー同士、同じ食事を味わいたいですよね。
※配送エリアは2021年9月27日時点の情報です

パーティー開催後に行ったアンケートでも、食事に関してメンバーから様々な要望が届きました。次回選定時に可能な限り要望に沿えるよう検討していきたいと思います。

｜ツールの選定

ツールは「Remo」を使用しました！
オンラインツールを使った会話では、どうしても1人の話を参加者全員が聞くというスタイルになりがちです。この人と会話したいと思っても、別の人が話しているとなかなかその人と会話するのは難しいですよね。「Remo」では選択したテーブルに着席しているメンバーのみで会話ができますし、話し終わったら別のテーブルに移動できます。まさに居酒屋で他のテーブル・グループに移動していくのと全く同じ感覚です！これならオンラインでもメンバー同士交流がしやすそうですよね！

また同じD2CグループのD2C Rが「Remo」を使ってパーティーを開催したことがあり、事前に使用方法や注意事項を聞くことができ導入ハードルが下がったことも「Remo」決定の後押しになりました。

｜運営の事前準備＆気を付けた点

・スタート時は部署ごとに着席するテーブルを指定

「Remo」に入ってから最初に着席するテーブルに迷わないよう部署ごとにテーブルを割り振り、事前に社内に展開しました。弊社では1階と2階のフロアを使用し、このように割り振りました。

また、何かあったときのために「問い合わせ窓口」のテーブルと「フリー」のテーブルも用意しました。「問い合わせ窓口」には常に運営メンバーが待機し、いつでも対応できるようスタンバイしました。

・「Remo」左上のテーブルをフリー席に

「Remo」入室時や階を移動した後に、どのテーブルに入るかは事前に把握することができません。ですが、ほとんどは画面左上のテーブルに移動することから「左上をフリー席にしては？」とメンバーから意見があり、採用しました。みんなが集まっているテーブルに突然入るとびっくりすることもあると思いますが、少しは緩和できたのではと思います。
※「Remo」の細かい仕様は分からないので、左上のテーブル以外に入ることもあるようです

・フリータイムでは各テーブルにテーマを設定

部署ごとに着席し会話を楽しんだ後は、他の部のメンバーと交流する時間をつくりました。とはいえ、自由に移動してください！と言われても移動しづらいですよね。そこでいつも接しないメンバー、初めましてのメンバーとも交流ができるよう、趣味や興味関心に関わるテーマを各テーブルに設けました。テーマは約20分で新しく変更します。事前にコーポレート室のメンバーで出していたテーマに設定したり、その場でリクエストををもらったテーマに設定したりしました。

具体的にこのようなテーマを設定しました！
・お父さん・お母さん部屋
・韓流ドラマ好き
・バンド部屋
・ゲーマー部屋
・グルメ情報交換部屋
・心理テストの部屋
・映画好き
・ラジオ好き
・筋トレ部屋

・Slackに問い合わせ窓口用意

「Remoに入れない」や操作の質問、食事に関する問い合わせがあったとき用に、Slackに「問い合わせ」チャンネルを用意しました。コーポレート室メンバーの個人宛に問い合わせを受けてもすぐに対応できないことがあるため、全員が確認できるよう窓口を設けました。

実際はSlackのチャンネルにも、「Remo」内に用意した「問い合わせ窓口」にもほとんど問い合わせはありませんでしたが、念のため窓口を用意しておくと安心かと思います。

｜最後に

当日は大きなトラブルもなく、メンバーに楽しんでもらえるパーティーを開催することができました！次回開催時もオンラインのみでの開催になるかは分かりませんが、今回の運営を振り返りながらよりメンバーが満足してくれる会を検討していきたいと思います。

コーポレート室は総務・経理・人事・採用・広報と様々な職種のメンバーが所属しています。普段はそれぞれの担当職種の仕事をしているため、なかなか1つのことを一緒に取り組む機会はありません。今回「パーティーを成功させる」という1つのミッションに取り組んだことは、部内の連携を強めるきっかけになったのではと思います。なにより初の試みでドキドキするなか、一緒に取り組む仲間がいるってこんなに心強く感じるのですね。これからもコーポレート室メンバーで連携して、メンバーにとってより良い施策を行っていきたいです。

D2C dotでは一緒にはたらく仲間を募集しています。ご興味お持ちいただけましたら、お気軽にご連絡ください！