スタートアップ1人目HR&Corpの業務標準化＆自動化話。”採用オペレーション”編

※こちらの記事は、HR＆Corpの松田のnoteからの転載です。

こんにちは。

「ゼロスペック株式会社（IoT×SaaSスタートアップ@札幌）」で

1人目HR＆Corporateの松田（@SHOMATSUDA3）です。

今回は、

「1人目人事の採用オペレーション業務」について私自身がこの数か月で

積み上げてきたことを、記事にしてみようと思います。

※想定している読者

• 人事の皆様
  特に、1人目人事。
  採用業務にとって、時間を割くべき「母集団形成・認知拡大・接点増加」以外の業務に追われている方
  選考の中でのCX（CandidateExperience）の設計がうまくいっていないと感じる方
  社内外の連絡や業務の漏れが起こりがちな方
• ゼロスペックメンバーの皆さん
  松田のやっていることを知ってほしい。

目次

1. 前提・「企業の採用力」とは何か？
2. この記事で説明する「採用オペレーション」の範囲
3. 採用オペレーションの標準化＆自動化
4. 1. 登場するツール群
   2. 取り組みの全容
   3. ①採用フローの定義
   4. ②評価フォームの定型化
   5. ③タグとメモの定義
   6. ④採用オペレーションマニュアルの作成
4. 基本形が完成した後は？

前提・「企業の採用力」とは何か？

「採用力のある企業・ない企業」という言葉を採用界隈ではよく聞きます。

では、採用力とは何か？をまずは考えてみます。

手始めに、「採用活動」の全体像を見てみましょう。

この「採用活動」を細分化していくとこんな感じ。

• ①採用広報（=認知~応募）
• • ペルソナ設計力
  • 露出量
• ②採用：面接・面談
• • 見極め力
  • 引付力
• ③採用：面接・面談以外
• • スピード力（日程調整／選考結果）
  • コミュニケーション力（聞く・理解する力／書く・話す力）

ゼロスペックでは、これらの要素ごとに、方針を立て、日々採用活動をブラッシュアップしています（時間が足りず、手をかけ切れていませんが）

この記事で説明する「採用オペレーション」の範囲

本記事では「採用オペレーション」を対象に、ご紹介していきます。

上記「採用活動の細分化」の中で、「③採用：面接・面談以外」のすべての領域を

この場では採用オペレーションと定義します。

（もちろん採用オペレーション以外も大切。今度、こちらも記事にしたい）

採用オペレーションの標準化＆自動化

登場するツール群

弊社で導入済みのツールは以下の通り

①Notion

オールインワンのドキュメンテーションツール。

ゼロスペックでは、Notionに業務マニュアルやルールなどを記載し、

標準化・情報伝達の効率化を図っています。

②Talentio

弊社ではTalentioを導入しています。

無料プランから始められますし、SmartHRの連携機能が嬉しいので。

あと将来的に、APIで採用KPI出力の自動化もしたいので。

取り組みの全容

採用オペレーションの標準化に関して取り組んだのは以下の通り。

やるべきは、「スピード力の向上・コミュニケーションの質担保。」これらを、誰もが一定レベル以上

実行できることを目指します。

①採用フローの定義

②評価フォームの定型化（talentio）

③タグとメモの定義（talentio）

④採用オペレーションマニュアルの作成（Notion）

①採用フローの定義

各面談・面接をどう設計し、

ポジションごとに各面談・面接の面接官を決める。

もちろん、基本形を決めながらも適宜柔軟に面接官をアレンジする。

詳細は割愛。

②評価フォームの定型化

お互いの意思疎通を図りやすいような評価フォームを作成。

最低限、「合否点数、ポジティブ、ネガティブ、判断不能」あたりは全ての面談で必要項目としたい。

また、面接毎に定型質問を決め、その質問毎に評価点を設定できると良い。

③タグとメモの定義

ここからが、胆です。タグとメモを定義します。

talentioでは「タグ」機能があり、自由に定義できます。

ゼロスペックでは、選考フローをオペレーションにとって最適な形で細分化し、

タグとして定義しています。

たとえば、

「01_カジュ面_日程調整送付済み」

「02_カジュ面_日程確定」

「03_カジュ面_実施済み・評価未記入」等。

また、タグによって、社内で催促をしたり、候補者にリマインドしたりが必要になると思います。

催促/リマインドする相手や日数によって、タグを色分けしておくとわかりやすいです。

また、色分けだけだと少しの不便さが残ります。

たとえば、「日程調整送付済み」と言うタグがあり、

これが「3日後にリマインド」というルールになっていたとします。

その場合、「メールした日付を確認する」と言う作業が発生します。

このような面倒から解放されるべく、

「メモ」欄の書き方も定義しておきます。

例えば「12/19(月)日程送付／12/21(水)リマインド」のようなイメージです。

Talentioの候補者一覧画面。タグとメモで、採用オペレーションTODO管理。

④採用オペレーションマニュアルの作成

仕上げです。

上記の細分化されたタグ・メモそのものの意味合いや、

それに紐づく業務内容の「定義」ですが、頭の中にあるだけでは、属人的な状態。

これをマニュアルに落とし込み、標準化していきます。

Notionにてマニュアル化

基本形が完成した後は？

改善を図ります。

特に、日々の気づきから、マニュアルをさらに詳細にしていくことは必要だと思います。

例えば、ポジション・フェーズ毎に、候補者に伝えたい内容

（メディア記事やベンチマーク企業情報）を伝達などなど。

より改善して、スピードUP＆ミスが少ないオペレーションを構築していきたいです…！

※参考にした記事

先人の知恵のたまものです。

皆様、ありがとうございます！

①ポテンシャライト社・採用オペレーションについて

https://note.com/ayumiii7/n/n9bdc514a2f69

②talentioサービスサイト内、SmartHR社の事例

https://www.talentio.co.jp/cases/smarthr