スタートアップ1人目HR&Corpの業務標準化＆自動化話。”労務（業務委託関連業務）”編

※こちらの記事は、HR＆Corpの松田のnoteからの転載です。

こんにちは。

「ゼロスペック株式会社（IoT×SaaSスタートアップ@札幌）」で

1人目人事＆コーポレートの松田（@SHOMATSUDA3）です。

今回は、

「1人目人事の業務委託関連の業務」について

私自身がこの4~5か月くらいで積み上げてきたことを、記事にしてみようと思います。

意外とこの領域についてまとまっている記事が少ないと思うので、誰かの参考になれば。

※想定している読者

• 人事の皆様
  特に、1人目人事。労務の業務に時間が取られ、仕組化を進めたい方の参考に。
• ゼロスペックメンバーの皆さん
  松田のやっていることを知ってほしい。

目次

1. 前提の考え方~労働生産性と10X~
2. 1. スタートアップにおいての労働生産性
   2. そもそも「労働生産性」とは？
2. この記事で説明する「業務委託関連業務」の範囲
3. 1. 全体像
   2. 1_メンバー管理
   3. 2_契約書管理
   4. 2_1_契約書発行GAS
   5. 2_2_契約中チェック
   6. 3_NDA管理 ＆ 3_1_NDA発行GAS
   7. 4_請求書管理(直契約)&GAS
   8. 4_1請求書管理(agent契約)
   9. 4_2_発行済請求書チェック
   10. 5_稼働管理発行GAS
3. 最後に

前提の考え方~労働生産性と10X~

スタートアップにおいての労働生産性

まずは、スタートアップ在籍者にとっては当たり前を。

少ない人数で、広く・多くの業務をこなすスタートアップ。

油断をしていると、非生産的な”作業的な仕事”をするだけで日々が過ぎていく。。

また、非連続的成長を目指すスタートアップにとっては、

2~3年後に「顧客」や「社員数」が10倍になるなんてこともざらにあります。

そんな背景もあり、界隈では、「Bet Technology」「10X」等、

テクノロジーの力を使って業務を自動化、効率化をしていくことが盛んであり、

そのたぐいのnoteやblog記事が少し調べればわんさかと出てきます。

そもそも「労働生産性」とは？

ところで、「労働生産性」って言葉、なんとなく感覚で使っていますが、

正確にはどんな概念なんでしょう？

マッキンゼー伊賀さんの「生産性」から抜粋。（https://amzn.asia/d/caagelV）

「アウトプット/投入リソース」らしい。

そう考えると、生産性を上げるためには、

投入リソースを減らすか、アウトプットを増やすか、となる。

日々のHR・Corpの業務としても、

フロー型の仕事ではなく、ストック型の仕事を増やしていきたい。

つまり、例えば、

「業務の隙間を縫ってまとまった時間を確保し、

毎月1時間消費する定常業務→

10分で終わらせられるような仕組み・自動化を仕込む」

みたいなことを繰り返して、長い目で見て生産性を上げるような業務を積み重ねていくのが良さそう。

※2022/12/23追記
いわゆるオペレーショナル・エクセレンスを実現するということ。
最近見た記事だと、CADDI社のDrawer事業オペレーション責任者の「土生さんのnote」がわかりやすかったです。

この記事で説明する「業務委託関連業務」の範囲

そんな思想の元、労務をはじめとし、

いろんな領域で業務の仕組み化・自動化をコツコツと進めております。

ここから本題。

タイトルの「業務委託関連業務」とは何ぞや？

以下の通りです。

• 稼働時間管理
• 請求書
• 契約書
• NDA

techTEAMがある会社では特に、

業務委託のメンバーが一定いることが多いと思います。

業務委託の場合、契約期間・報酬額が個々人によってばらつきがあり、

また、企業によっては報酬額の改定もそれなりな頻度で起こるため、

手作業ですべてをやろうとすると、すぐに限界が来ます…。

※余談

ゼロスペックでは業務委託契約メンバーのことを「パートナー」と呼んでいます。

「業務委託」と言うと言葉が固く、ちょっと距離感を感じるような気がするので。

本記事では、社外にとってもわかりやすいように「業務委託」で記載を統一しています。

全体像

業務の全体像はこちら。

1つのスプレッドシートに複数シートを作って管理・業務実行をしています。

複雑な図に見えると思うので、ひとつづつ説明。

1_メンバー管理

業務委託メンバーのマスターデータ

このシートの情報を元に、Vlookupで請求書・契約書などに情報を受け渡しています。

項目は、氏名、法人名、業務委託番号、専用GoogleDriveフォルダのURL、口座情報、住所、担当TEAＭ等。

また、弊社は採用管理にtalentioを使っており、

talenioのURLも格納することで、JOIN時に情報をたどれるように配慮しています。

2_契約書管理

契約書の情報を一元管理。

業務内容、単価、期間、等を手作業で記入し、Vlookupでメンバー管理と情報を紐づけ。

2_1_契約書発行GAS

2_契約書管理シートから契約書に実際記載される情報のみを抽出。チェックボックスを付けたものの

GASにて契約書を自動作成→個人フォルダに格納までを自動化。

手作業でやっても1人当たり3分程度で終わるのですが、

単純に面倒なのと、ミスの可能性を減らすために、GAS組んでます。

2_2_契約中チェック

各人毎に最新版の契約書を抽出して、表示します。

ここを見ることで（将来的にはこれもGASでアラートSlack飛ばしたい）で、

毎月の契約書更新を漏れなくチェックできます。

3_NDA管理 ＆ 3_1_NDA発行GAS

2_契約書管理や、2_1_契約書発行GASと同じ。

4_請求書管理(直契約)&GAS

2_契約書管理と同じようなもの。

加えて、ゼロスペックでは「稼働報告用スプレッドシート」を用意しています。

これは、カレンダーに稼働時間(分)を入れるだけのもの。

この「稼働報告用スプレッドシート」のURLを

「4_請求書管理(直契約)&GAS」にIMPORTRANGEで反映して、

稼働時間を自動で反映できるようにしています。

また、このシート上でもGASを組み込んでおり、

チェックを入れたものに関して、以下の動作を実行します。

• 請求書PDFを作成して、各業務委託メンバー用フォルダに格納。
• 請求書PDFを作成して、請求書支払用フォルダに格納。
• Gmail下書き作成&請求書PDF添付（確認メール用）。

4_1請求書管理(agent契約)

エージェント経由での契約している方は、稼働管理をそれぞれのフォーマットで実施しています。

そのため、エージェントから月末送付されたファイルを格納し、手作業で単価や稼働時間を入力します。

4_2_発行済請求書チェック

「4_請求書管理(直契約)&GAS」「4_1請求書管理(agent契約)」の内容をQUERY関数で統合して、

一つのシートにまとめます。

これによって、実際に支払った額が一覧表示でき、

TEAMごとのコスト管理系の情報に受け渡すことができます。

5_稼働管理発行GAS

先ほど「4_請求書管理(直契約)&GAS」で話した通り、

「稼働報告用スプレッドシート」が存在します

これを毎月発行するのも微妙に面倒＆ミスしたくない。

ここにもGASで自動化。単価、ファイル名などを関数で引用して、

「稼働報告用スプレッドシート」を自動生成→各業務委託メンバー用フォルダに格納しています。

最後に

細かい話ばかりになってしまい、

どこまで需要があるかはわかりませんが、

参考になれば嬉しいです。

個人的には、この仕事のひとつひとつの積み重ねで余剰時間を生み出し、

採用やEX向上の時間の比率を担保したい、と考えています。

そんなことを繰り返しながら、「社会に大きな価値を発揮する組織」の基盤を強固にし、拡大するための仕事。個人的にはめちゃ楽しい。

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