Slackワークフローで社内申請を統一＆効率化🔥

SeeDでは、「月末作業報告」に始まり、「休暇報告」「定期購入申請」に至るまで、ありとあらゆる報告/申請関連のフローをSlackを利用してワークフロー化しています。

それまでエンジニア社員はnotionの社内マニュアルから必要事項を確認し、Slackで連絡をしなければなりませんでした。

本社メンバーにとっても、連絡内容が人によってばらつきがあり、少しのやり取りの工数が重なって負担になる場面が増えてきました。

これらの課題がどんな仕組みのワークフローでどのように改善されたのか…
また、ワークフロー化によって進められた業務効率化について、徹底解説していきます！

月末作業報告

毎月末に行う勤怠表や経費申請の作業完了報告をワークフロー化しました。

それまでは全社員の月末作業報告のチャットを一つ一つ確認していましたが、
ワークフローでの報告内容をGoogleスプレッドシートに蓄積し、それを元に確認作業の開始タイミングを自動で検知できるようになりました。

休暇報告

それまでは①Slackで連絡②Googleカレンダーに登録と、2ステップの操作が必要でしたが、
SlackワークフロービルダーとGoogleカレンダーを接続し、ワークフローを実行するだけで自動でGoogleカレンダーへ登録されるようになりました。　

定期購入申請

定期の購入は承認制のため、ボタン一つで承認できるようにしました。
もちろんボタンを押した人もわかりますので不正はできません！

また、ワークフローを実行すると、定期購入〜経費申請に際しての対応や、寄せられることが多い質問をメッセージ送信しています。

超過or控除報告

SES特有なので取り上げるか迷いましたが、とても有効利用できているので紹介させていただきます。

前提として、1ヶ月の稼動時間を、契約により定められた精算幅（140h-180h等）を下回るor上回ると、お客様へ請求する金額の修正が必要になります。

そこで、超過or控除報告をワークフロー化し、Googleスプレッドシートに回答を蓄積し、そのまま同じシート上で作業進捗を記録できるようにしました。
これにより、社員から報告が上がったものに対しては対応漏れを防ぐことができるようになりました。

エンジニアの皆さんには、できるだけ現場の業務に集中していただき、社内業務はできるだけ少なくシンプルであってほしいと考えています。

他にも、日々本社メンバーの業務効率化を進めています！

少しでも気になっていただけましたら、
「話を聞きに行きたい」からお気軽にご連絡ください！

まずはカジュアルにお話しできれば嬉しいです。