これを見れば大丈夫！合宿幹事を任されたあなたが見るべきお話。

こんにちは！日差しも温かくなり、半袖で過ごせる日も多くなってきましたね。

さて、前回は静岡県伊東市で行った社内合宿の様子をお届けしました。
今回は、社内合宿の幹事を任されたあなたに見てほしい、『幹事のやることリストまとめ』をお届けします。タイムリープの社内合宿の際に幹事を務めてくれた人事・広報の中薗さんに詳しくお聞きしていきたいと思います！

▼社内合宿の様子はこちら

目次

• そもそも、社内合宿とは？
• 社内合宿を行うメリットとは？
• 社内合宿の目的について
• 事前準備To doリスト
• やっておけばよかったこと・反省点
• 幹事を任されたあなたへ

そもそも、社内合宿とは？

「社内合宿」と一口に言っても、目的によって実は様々なタイプがあります。

• 作業合宿：会社以外の場所で集中的に仕事に取り組む
• 研修合宿：特定のスキルや知識を深める
• 戦略合宿：企業の戦略や方向性について深く議論する

などなど。どのタイプの合宿であれ、重要なのは一緒に時間を過ごし、深いコミュニケーションを促進することです。これにより、メンバー同士の信頼感を深め、組織としてのパワーを高めることが期待されます。

社内合宿を行うメリットとは？

井上）社内合宿を行うと、どんな良いことがあるのでしょうか？

中薗）たくさんあるとは思いますが、ここでは3つほど！

• 普段話さない人たちとの「コミュニケーションの場」をつくることができる
• 社員のモチベーションを上げることができる
• チームの士気を高めることができる

タイムリープでいうと、リモートで働いている人が多いので、対面で会う機会がなかなか無い人もいて。普段から全員が出社している会社でも、部署が違うと話す機会が無くて…という場合も多くあると思うんです。社内合宿では、普段話せない人たちとも仕事のことだけでなくプライベートなことまで話せるので、社員同士の理解がより深まります。

社内合宿の目的について

依頼者・発案者に確認して目的が返ってくればそれでいいと思いますが、もし明確でない場合は、ヒアリングして明言化しましょう。
「合宿を通して何を得たいのか？」という視点で考えると進めやすいと思います！
タイムリープだと、メンバー全員が対面で集まる機会がなかなか無いという現状から、「たのしく過ごして、もっと仲良くなること！」を目的にしました。

「チームビルディング」や「中長期のビジョンを合わせる」など、合宿でなにを達成したいのかはいろんなパターンがあると思います。何にせよ、しっかり言葉にして目的を決め、参加者みんなに周知することが大切ですね！

事前準備To doリスト

井上）皆さんお待ちかねの、事前準備To doリストをお届けします！中薗さんの力作なのでぜひご活用ください！

中薗）お待たせしました！notionページへのアクセスは以下リンクからお願いします。ざっくりとポイントもご説明しますね！

▼notionリンク
https://smoggy-marten-c6d.notion.site/todo-ff041e98eca849c3970da25dc074a7d3
（もし使用される時は、右上の複製ボタンからページを複製して、ご自身のページを作ってチェックしてください）

大枠の順番として、①合宿の目的・テーマを決める ②概要を決める ③コンテンツを決める ④宿を決める ⑤旅程の詳細を詰める ⑥必要なものを準備するという順番だと、手戻りが発生しにくくておすすめです！

会場決めのポイント

• 初めに「合宿で何をやるのか」を先に決めると、場所を決めやすくなります。
• 「人数/宿のタイプ/エリア/予算/必要な設備・施設」の条件を洗い出すと、検索と判断がしやすいです。

コンテンツを考えるときのポイント

• 初めに決めた「合宿の目的・テーマ」を起点にして考えると、案を出しやすくなります。アクティビティを考えるときは、行き先のエリアの地図を眺めて周辺施設から探してみるのも楽しいです！
• このタイミングで幹事以外のメンバーにも役割を振り分けることで「みんなで合宿を作っていく」を実現しやすくなったりします。

買うもの・準備するもののポイント

• もしBBQなど食事を自分達で作る場合は、食材買い出しに時間がかかるので、細かく「買い出しリスト」を作っておいた方が吉◎
• 抜け漏れなく準備物をピックアップするためにおすすめなのが、「細かいスケジュールを先に作って、各イベント毎に必要となるものを書き出す」という方法です！

スケジュール作成イメージ

番外編

やっておけばよかったこと・反省点

井上）今回の合宿を振り返って、反省点はありますか？

中薗）あります...！これはぜひお伝えしておきたいです。

・準備には時間的な猶予を持つ
合宿では「Aを決めたらBが決められる、その後じゃないとCが決められない」といったことが多いので、私自身、合宿直前は頭の中がパンク寸前でした。当たり前ですが、幹事を任されたあなたはぜひ計画的に、時間的な余裕を持って準備に取り掛かってほしいです。

・周りを巻き込んで役割を割り振る
1人でやるよりみんなでやった方が負担が少ないということはもちろんですが、負担的な意味のほかに「みんなで作った合宿」にするといった観点からも大切です。「ごはん」「レクリエーション」「ワーク」とイベントごとに担当を決めることで、みんなが「自分も一緒に作った合宿」を楽しめると思います。

・合宿中に行うコンテンツを決めてから宿を決める
今回のタイムリープの合宿では、まず初めに宿を決めたので、その周辺の施設や移動時間の兼ね合いでできることも限られてしまい、予定を決めるのに苦戦しました。なので、先にやりたいことを決めてから宿を決めると、よりスムーズなスケジューリングが可能だと思います。

幹事をやるまで知らなかったこと

井上）今回の合宿で実際に幹事をやってみて、新たな発見はありましたか？

中薗）そうですね、特に「団体貸し切りバス」についての知識が増えました。

・事前に思ったより細かく旅程を決めておかなければならない
バス会社に予約を取る際に、思ったより細かく旅程を聞かれる場合も。事前に旅程は詰めておきましょう。

・PAの休憩もスケジュールに組み込む必要がある
どのPAに寄って、何回休憩を取るといったことも事前に計画しておきましょう！

・中型以上のバスが停められる場所が意外とない
移動途中に寄りたい場所がある場合、そこに中型以上のバスが停められる駐車場があるかどうかを事前に確認しておく必要があります。

・バス会社によって相場観が全然違う。5-6万くらいの差があることも！
相見積もりをとりましょう。

・バス席のレイアウトの希望があれば事前に伝える
車両の後部座席を回転させてコの字形に変えたスタイルのサロン席に変更できる場合もあるので、事前に確認してみましょう！

幹事を任されたあなたへ

中薗）どんなに事前にシミュレーションしたとしても、当日予想外のトラブルに見舞われることもありますよね…！ですが、幹事がキリキリと必死になってしまうと、その雰囲気は周りにも伝わってしまうと思うんです。なので、幹事も思いっきり楽しむことが大切です！
当日、リラックスして合宿に臨めるように、事前準備を「これでもか！！」というくらいまでしっかりしましょう。

中薗さん、ありがとうございました！
準備は大変だと思いますが、その分合宿を行うことによって得られる対価は凄まじいものになると思います！ぜひ、周りの人と協力して、社内合宿を成功させてくださいね。
幹事を任されて不安だという方に、この記事が少しでもお役に立てれば嬉しいです。