入社後わずか8カ月でイベント制作の責任者に⁉制作責任者を経験をして感じたこととは…

こんにちは、株式会社AAB 入社2年目の松浦諒です。

まだまだ入社したてでイベント制作会社での経験も浅い僕ですが、入社して8か月ほど経ったとき、マレーシアで開催されるイベントの制作責任者をはじめて任せてもらうことになりました。

今回は、そのはじめて制作責任者を経験したときの話を、担当したイベントの紹介とこれまでの経験や学びを交えながら紹介していきたいと思います。よかったら読んでみてください。

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■入社8カ月後に、はじめての制作責任者に!?

当時の自分は、アシスタントとして旅行博・セレモニー・日系企業の運動会などの案件に携わっていました。そんな中、以前別のイベントでご一緒させていただいたオタフクソース株式会社様（以下：オタフク様）から、企画提案のお話を頂き、そのまま制作責任者としてイベントを任せていただけることになりました。

今までは上司の案件にアシスタントとして携わってきましたが、このようにイベント制作のメイン担当になるのはこれがはじめてでした。上司から任せてもらったので、素直に嬉しかった反面、「本当に自分がメイン担当でまずいことにならないかな？」と不安だったことを今でも覚えています。

よくよく考えると、当時ですでに5案件程の制作を経験していて、大体のイベントの流れや進め方は分かっていたので、心配しすぎる必要はなかったのですが、経験のない「制作責任者」という言葉にとてもプレッシャーを感じていました。。。笑

■任されたのは、日本とは文化も習慣も違う国、
マレーシアでの一般消費者向けイベント

自分が担当したイベントは、創業から100周年を迎えたオタフク様が、「マレーシアでの粉もん料理の普及」また「OTAfuKUブランドの認知拡大」をするため、一般の方に向けに実施するイベントでした。

また、マレーシアにはイスラム教の方が多く、イスラムの教えである「ハラル（イスラム教の教えに則って許されるものをいう。）」において、認証を得ている食品「ハラルフード」であることを周知することが大事な目的の一つでした。

イベントのテーマは「創立100周年×日本の夏祭り」

会場では、オタフクソースを使用した「お好み焼・たこ焼きの試食提供」や、協賛企業様による商品販売を実施しました。また、特設ステージでは、日本の夏祭りを感じられるような輪投げ、手裏剣体験・着物の着付けなどの日本文化体験、クイズ大会、来場者やマレーシアのインフルエンサーを招いて調理実演を行いました。

マレーシアでは、たこ焼きの存在は知っていても、家庭で調理をする文化はありません。また、お好み焼きについては、まだ名前も聞いたことがないという方が大半です。また、多民族国家であるマレーシアでは約60%以上がイスラム教徒と、日本とは食文化に加え民族の文化も大きく違う国です。

ですが、当日イベント会場は大盛況で、予想の来場者数を大きく上回る結果となりました。
また、「ブランド認知拡大」のために、オタフク様の所有する複数のSNSアカウント（InstagramとFacebook）による施策も実施し、フォロワー増加率100%以上の結果を残すことが出来ました。

他にも、お好み焼きやたこ焼きを試食をした来場者が、オタフク様の商品を購入されていたり、お好み焼きのレシピについて聞いてきたりと、「粉もん料理普及」のためのいい機会にもなったと感じています。

■制作中やイベント本番中にに手こずった
あんなことやこんなこと。。。

イベントは大盛況で終了し、数値的な結果も想定よりも良い結果を残すことができ、結果だけをみると、問題なく進んでいるように思うかもしれませんが、イベント前の制作期間や開催当日にはいくつか大変なことがあったり、また、上司の背中を見て勉強になったなぁという瞬間がありました。

その中でも特に印象的だったことを紹介したいと思います。

その①…
会場が正式に決まらず、制作期間の半分(約3か月)が経過

オタフク様からの受注が決まったのが2023年の1月で、6月下旬～7月上旬に開催を計画していたため、制作期間は約6か月と、イベントの制作では余裕を持った制作期間を想定していました。

ですが、受注から約3か月間、ずっと会場が決まりませんでした。。。
理由は、このイベントでは、イベント会場内で粉もん（お好み焼きやたこ焼き）の調理する事を考えていたので、会場側にはイベントスペースでの調理許可を頂けないか交渉していましたが、近くにアパレルのテナントがある事や返信がなかなか返ってこないこともあり、会場許可が降りるのにとても時間がかかりました。

日本で生まれ育った自分からすると、連絡したら3日遅くとも1週間以内には返事がくる（する）ことが「当たり前」という感覚でしたが、マレーシアの会場担当者は食事・生活スタイル・信仰など文化が全く違う国で生まれ育っているので、そんな感覚を求める事自体がナンセンスでした。

また、当初は早く返事が欲しがために、何度も会場に問い合わせていましたが、今思うと完全に逆効果になっていました。当時焦っていた自分は、一度上司や現地スタッフから2つのアドバイスをもらい、実行することにしました。それは、、、

「①メールでのテキストのベタ打ちではなく、図や表等を使った簡単な見やすい資料を作って質問する」
「②質問はこまめに分けて送るのではなく、まとめて打合せなどで聞く」　　　ということです。

当然ですが、図を使って理解しやすい資料になっているほうが良いですし、こまめな質問をバラバラで送らずに打合せ等でまとめて確認するほうが良いに決まっています。

オタフク様と丁寧にやり取りをすることも大事ですが、発注先の担当者とのやり取りに気を付ける事も同じくらい大切ということが学べました。

その②…
「やっぱり上司はすごいなぁ」と感じたイベントのプロフェッショナルの対応力

イベント当日、ステージ（下図：オレンジ）では「ステージコンテンツの実施やステージの幕間には映像放映」を行ない、ステージ近くのブース（下図：紺色）では「お好み焼きの試食」を行なっていました。

ステージを実施していない幕間の時間はPR映像等を放映し、次のステージ準備などをしていました。自分自身は、次のコンテンツに追われながら、事前に決めた内容に、正確に かつ 確実に イベントを遂行することでいっぱいいっぱいでした。

そんなとき、上司のアイデアで、LEDスクリーンで放映するものを「映像」から「1枚の画像」に変えました。その内容は「Makan Free（マレー語で「試食」）」とだけ記載されたスライドです。
すると、そのスライドをきっかけに、会場周辺にいたより多くのお客さまが試食を求めて、イベント会場や試食ブースに来てくださいました。それが、結果、イベント来場者の増加につながったのです。

私は、「計画通りにイベントを運営する事のみ」に意識がいってしまっていましたが、上司は当日のお客さんの反応を見て、計画したものからよりクオリティーが上がるための施策を考え、提案・実行していたのです。

計画通りにイベント運営を進める事は大前提ですが、「現状からより良くするためには何ができるか」に常に気を配り、対応する事はとても大事です。それを目の前で体現している上司を見て、すごいなという気持ちと、自分はまだまだ頑張らないとなと思わせてくれた出来事でした。

■制作責任者を経験して学んだこととは？

1. 責任感

初めての制作責任者という役割は、新たな責任の重さを感じさせてくれました。

これまで上司が担当していたことを、今度は自分が率先して進める。また、何か問題があれば、それは制作担当をしている自分の責任になるので、全ての事に気を掛けながら仕事をすることが、こんなにも大変なのかと身をもって感じる事が出来ました。

また、その仕事でのイメージが悪くなると、自分だけでなく、AABという会社のイメージも悪くしてしまうので、今後にも影響してしまいます。ですので、予算が決まっている中で、いかにイベントのクオリティーを上げるか、成果を良くするかを意識してイベント制作を進めました。

2. 細部へも注意を払うこと

イベントでは、小さなミスが大きなトラブルに繋がることもあります。

また、このイベントはマレーシアでの開催でしたので、日本人的な「暗黙の了解」「空気を読む」といった文化もないため、認識のずれがないように、マレーシアオフィスの現地スタッフと何回も打合せをして慎重に確認するようにしました。打合せを重ねた結果、結果大きいトラブルなどもなく、イベントを問題なく実施することが出来ました。認識のすり合わせがきちんとできていたことがトラブルを未然に防ぐことができた一つの要因だと思います。

イベント制作会社は、ほとんどの時間を当日の運営ではなく、事前準備の制作パートにかけています。
今回のイベントを通して、この準備・制作期間にどれだけ細かいところまでこだわって作業できるかで、当日の完成度が大きく変わることを改めて実感できました。

3. リーダーシップと場面に応じた判断力

制作責任者として、チームの中心になる事で、自ら先頭に立って行動することの重要性を感じました。
また、制作に関わっているスタッフの意見を尊重しつつ、適切な判断を下すバランス感覚も大事だと理解することが出来ました。

「どんな時に社内やチーム内での確認が必要なのか」
逆に、「どんな時であれば自分で判断をして進めて問題ないのか」

制作担当を経験するまでは理解することがありませんでしたので、これも新しい発見だったと思います。

4. 効果的なコミュニケーションの方法や回数の重要性

クライアントとのコミュニケーションの方法として、メールやチャット・電話・打合せといった方法があります。「場面や確認内容によって、効果的なコミュニケーションが異なる」ということも今回の制作を経験して学んだポイントかなと思います。

メール・チャット・電話は、スピードが求められる場合や細かいやり取りができ、
全体の打合せでは、意見を出し合うような時や全体の認識を合わせる時に向いているのかなと思います。
例えば、「データのやり取りや製作物の確認作業はメールなどで行い、進捗の共有・方向性の相談・予算の調整事などは打合せで確認をする。」という感じです。

これも、今になってようやく分かったことですが、当初は基本的にはメール・電話でのやり取りで制作が問題なく進めていけるだろうと思っていました。ですが、打合せを定期的にやることは実は大事で、常にお互いの考えや認識一致している状態で業務に臨まないと、あとで取り返しがつかなくなったり、期限に間に合わない等の問題が出てきてしまいます。

自分の知らない領域の事を説明しろと言われてもできないのと同じで（例えばスポーツ、料理、プログラミングなど）、依頼していただける企業様の業種は制作ではない他業種なのです。

今回は、上司の助言から定期的に打合せをするようにしていたのと、チームの人数が少なかったので、そのような問題が起こりませんでしたが、チームの人数が増えた時や1つのイベントで関わるスタッフの人数や協力会社がいくつかあるときには、定期的な打合せでの認識合わせが重要なのだと感じました。

■まとめ

イベントの仕事は1つ1つが、目的やターゲットもイベントの内容も異なるため、経験したことすべてが次のイベントに活かせるわけではありません。

しかし、それぞれの経験から学んだ事を日々の作業に取り入れるようにすることで、新しい課題に対しても柔軟に対応できるようになる事を学びました。

入社8カ月というまだ短いキャリアの中で初めての制作担当という役割を経験し、数多くの教訓を得る事が出来ました。もちろん改善点も見つかりました。

今後のイベントでは、更にクオリティーを上げ、より当日感動してもらえるようなものを創れるように、成長したいと思います。

■OFF-TOPICS：マレーシア出張中は何をしている？

イベント前後では会場近くのホテル/レジデンスに泊まるので、そこでマレーシア出身の現地スタッフ"S"とはよく話しています。会話の内容もまちまちで、仕事・イベント・プライベート・時に恋愛?の事など、年齢も近いこともあり、気を遣わず色々なを話しています。笑笑

他にも、夜など仕事以外の時間は、買い物・食事・行ける時は友達と観光に行ったりと、プライベートの時間もなんだかんだで充実できているので、マレーシア出張を個人的には楽しめています。

唯一欠点を挙げるとしたら、以前の出張で発症したデング熱にかかるリスクがある事です、、、笑
皆さんも東南アジアに行く際蚊に気を付けて下さい。

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もしAABやイベント制作について興味が湧いたら、ご気軽にご連絡ください。

また、より会社の事を知りたい際は、自分以外のスタッフのコラムも是非読んでみてください。
AABがどんな会社なのか、どんな仕事をしているのか、など、よりイメージができると思います。

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最後まで読んでいただきありがとうございました。

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株式会社AAB
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