IT企業社員に聞いた、今日からできる”効率化テクニック”

こんにちは、フリースタイル 広報の川崎です。

多くのビジネスパーソンにとって、毎日は時間との戦いですよね。

限りある時間をいかにうまく使うかが、仕事で成果を上げる上でもプライベートを充実させる上でも重要なポイントとなります。

「効率化」の手段として必要不可欠なIT技術を扱う当社のメンバーは、日ごろから効率を考える機会がよくあります。

実際に日常で取り入れているやり方やツールについて聞いてみました。

◆効率化の考え方

仕事だけではなく、普段の生活や勉強においても効率を見直せる部分はたくさんあります。物事のプロセスを見直し、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くことで非効率なやり方を改善することができます。

◆IT企業社員が実際にやっている「効率化テクニック」

社員にアンケートをとって、普段やっている効率化に関することを聞いてみました。

-　仕事編　-

タスクの視える化＆時間管理は効率UPの基本

・タスク進捗表で作業時間記録し、その内容を振り返る。無駄な作業を洗い出したり、予定工数から着地時間の差異を考察しています。（20代男性/ゲーム開発事業部）

・期限の短いものとそうでないものを分別する（20代女性/ITソリューション事業部）

・タスクが発生したらすぐにメモをとり、後から自分の言葉で整理・ジャストサイジングしていく（40代男性/ゲーム開発事業部）

作業の意味を考えることで、ムダを防ぐ

・行っている理由をしっかり考えながら業務を行い、効率化できることはしていく（20代男性/ITソリューション事業部）

ツールやショートカットキーの活用で時短＆ミスを削減

・winキー+Vで過去にコピーした内容を参照できる。ピンマークを押すとよく使う定型分やパスワードを保存しておける。

winキー+←矢印キー（もしくは右矢印キー）で、今開いてるウィンドウを画面の左半分に展開できて、他のウィンドウを右半分に展開出来る。２つのウィンドウを左右で見比べながら作業したい時にパッと出来るのが便利（20代男性/ITソリューション事業部）

・ルーチン作業はツールを使って自動化している（30代男性/システム開発事業部）

-　生活編　-

自動化が時短のカギ！

・洗濯乾燥機や食洗器、お掃除ロボットなどの自動家電を導入して家事の時間を短縮している（30代男性/ゲーム開発事業部）

・Alexaやアプリによる家電操作など、IoT連携でスマートホーム化している（30代男性/ゲーム開発事業部）

クラウド活用で情報管理の手間を省く

・写真やメモの保存先をクラウド上にして、デバイスの連携の手間を省いている（30代女性/営業部）

◆みんなが使っている便利ツール

ツールを上手に取り入れることで、時間の短縮やヒューマンエラー防止にもつながります。普段どんなツールが重宝しているか聞いてみました。

・Excel

言わずと知れた表計算ソフト。関数やマクロを使って集計やテンプレート化ができます。

ガントチャートをExcelシートで作成し、スケジュール管理をしているという意見もありました。

エンジニアは自分でさくっと作ってデータ集計やコードの作成にも役立てていることも多いですが、やりたいことを検索するとぴったりはまる数式やテンプレートが配布されていることも少なくないので、エンジニアじゃなくても活用できる幅は広いツールです。

・ChatGPT

もはや知らない人はいないくらい有名なAIチャット。

技術的なことで分からないことがあった場合は、まず最初にChatGPTへ聞いて、その回答が正しそうか、実際に使えそうかを調べるといった形にすることで自分で検索するよりも効率がよくなったという意見がありました。

また、簡単なプログラムはAIに作ってもらって手間を省くこともあるそうです。

ChatGPT for GoogleというChromeの拡張機能を使うといつも使っている検索窓から検索を実行するだけでチャットGPTの回答も出力されるので便利という声もありました。

・Clibor

コピーした内容や定型文を複数保持できるクリップボードツール。

過去にコピーした内容を呼び出せたり、テンプレート化したものの入力の手間を省くことができます。

・その他

・VSCode：様々な拡張機能を追加して、コードを見やすくしたり、ミスを減らせます

・Terraform：インフラをプログラムのようにコードで管理して、手作業で作る手間を省けます

・Onenote：課題やひらめいたこと、考えをまとめるためのデジタルノート。情報整理にはもちろん、共有にも便利です

・UltraSearch：高速フォルダ検索ソフト。ファイル名で検索出来るので、どこ置いたっけ、、、という時にすぐ見つかります

普段手作業でやっていることや、なんとなく慣習でやっていることを見直してみると、意外と効率化できることは多いかもしれません。

PCのデスクトップや身の回りの整理整頓も、効率UPの大事なポイントですよ！

効率化を追求して、仕事もプライベートも充実させちゃいましょう😊

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