校正・校閲者としての業務の流れを紹介します

みなさんこんにちは！株式会社BALZの採用担当です。

BALZは、未来の「正解」をつくる会社。「WEBメディア運用のプロフェッショナル」として校正・校閲など多岐にわたって支援しています。

今回は、WEB校正の実務について紹介していきます。実際の業務を流れに沿って解説していきますので、BALZの業務に興味がある方はぜひご確認ください。

WEB校正の流れ

まずは、WEB校正の流れについて紹介いたします。

1. 入稿
2. CMSの投入
3. 校正
4. 修正
5. 体裁確認
6. ダブルチェック
7. 納品

基本的には、上記の流れに沿ってWEB校正の業務は進んでいきます。

①入稿について

まずは、校正すべき原稿をクライアントから受け取らないと作業は始められません。原稿を受け取ることを「入稿」といいます。

【入稿時の注意点・ポイント】

• 間違った原稿が送られてきていないか
• 原稿を含め、校正に必要なデータはそろっているか
• 締切日時はいつか

上記が、主に入稿時に確認すべき点です。

間違った原稿が送られてきていないか

原稿が送られてきたら、まずはざっと確認します。万が一、誤った原稿が送られて来た場合、正しい原稿を送り直してもらうなどして、すぐに対処できるためです。

原稿を含め、校正に必要なデータはそろっているか

校正作業を行うために、原稿以外に画像や表のデータが必要になることもあります。特に、後述するCMSの投入がある場合、原稿の文章を流し込むだけでなく画像を挿入したり、表を作成したりといった作業があるからです。そのために、画像や表のデータが必要になるのです。どんな記事をつくろうとしていて、素材は何が必要なのかといったことをあらかじめ理解しながら原稿を確認します。

締切日時はいつか

締切日時は事前に指示されたり、入稿があるごとに指示されたりとさまざまなやり方が考えられます。クライアントから指示がない場合は、こちらから期限を確認することを忘れないようにします。

②CMSの投稿

CMSは「コンテンツ・マネジメント・システム」の略で、専門知識がない人でもWEBサイトの制作や更新、運用ができるシステムのこと。

担当になった業務でCMSの投入が必要になったら、操作方法を覚えるしかありません。また、HTMLやCSSの知識も知っておくに越したことはありません。

【CMSの投入の注意点・ポイント】

• CMSの必要な機能を使えるか
• 締切日時から逆算して、CMSの投入にどのくらいの時間が使えるか

CMSの必要な機能を使えるか

WEBメディアの記事は文章だけで構成されているわけではありません。画像や表を入れてわかりづらい部分を補ったりすることがあります。文章や画像、表、リンクなど、記事を構成する要素の投入方法をまずしっかり押さえましょう。時間がない中でCMSの操作方法を覚えるのは大変ですが、必要な機能だけを集中的に習得するのがポイントです。

締切日時から逆算して、CMSの投入にどのくらいの時間が使えるか

CMSの投入のあとに校正を行う場合は、締切までの時間がよりシビアになります。品質の高い成果物を納品するためには、それぞれの作業にどのくらいの時間が使えるのかを考え、作業を計画的に進めていくことが大切です。もちろん、CMSの投入も重要な作業ですが、より時間をかけるべきなのは校正作業です。上記で述べたように、CMSの投入に必要な機能をしっかり習得して、投入時間を短縮していきましょう。

③校正(素読み)について

ここから、いよいよ校正作業に入ります。WEBメディアを訪れるユーザーは、文章を読むのを目的としているわけではありません。情報を求めに来ているのです。誤字脱字を見つけることはもちろん、情報の質や真偽も非常に重要になります。文字校正を行うと同時に、ファクトチェック(事実確認)も行わなければなりません。

WEBの校正では素読みがメイン

素読みとは、原稿と突き合わせはせず、校正刷りだけを読んで誤字脱字や体裁のチェックをしていく作業です。つまりWEB校正では、パソコンのモニターに表示されたプレビュー画面で文章を読んだり、体裁のチェックをしていくことになります。

WEB校正の難しいところは、素読みを行う際、同時に複数の視点で校正していかなければならない点です。どういうことかというと、誤字脱字、日本語の間違い、文章内容の矛盾、情報の真偽などに同時に注意を払わなければなりません。毎日、複数の締切に追われることになりますので、何度も読み直している時間はないからです。

WEB校正は、スピードと正確性が同時に求められます。

なお校正(素読み)における重要なポイントは、以下の記事にて詳しく解説していますので、ぜひご確認ください。

④修正について

紙媒体の校正では、校正刷りに指摘を入れてそれを送り返すことになりますが、WEB校正では修正まで任される場合もあります。

修正まで行う際は、CMSでの修正作業がメインになると思われます。CMSでの修正で気をつけるポイントは、「修正するべきでない箇所を間違えて修正しない」ことです。漢字の間違いを修正しようとしたところ、該当箇所の前の文字を消してしまって、そのまま気づかなかったといったことはありえます。

修正をしたあと、余計な文字が入ったり、あるべき文字が消えたりしていないかをしっかり確認する必要があります。

⑤体裁確認について

校正、そして間違い箇所の修正も終わったら、次はプレビュー画面での体裁確認を行います。パソコンだけでなく、スマートフォンでの体裁確認を行うこともあります。

むしろ、最近はスマートフォンでWEBサイトを見る人のほうが多くなっています。本文に適度に改行や行間は入っているか、表や図がある場合は端が切れていないかなど、サイトを見る人の立場になって体裁確認を行います。

⑥ダブルチェックについて

プレビュー画面の確認まで終わったら、そこでひと通りの作業は完了です。そのあとは、ふたりめチェック(ダブルチェック)を行うことが多いです。ダブルチェックを行う際のポイントは、「ひとりめと違った視点で校正を行う」ことです。

例えば、ひとりめが誤字脱字や文章内容を重点的に見ていくとしたら、ふたりめはファクトチェックを重点的にやっていくといったようにです。そうしたほうが、ひとりの負担を減らして、より注意深く校正作業に取り組めるからです。

ダブルチェックの段階で新たな間違いを発見したら、もちろん指摘を入れ、必要ならば修正まで行います。

⑦納品について

ダブルチェックまで終わったら、残る作業は納品だけです。指摘を入れた原稿データなど、クライアントに提出するべきデータがちゃんとそろっているかを最後によく確認するのがポイントです。納品はメールやチャットで添付データを送ることが多いので、データの添付し忘れに注意します。

以上、WEB校正の流れについて解説しました。業務への理解は深まりましたでしょうか？株式会社BALZでは、「WEBメディアの品格を一緒にあげる」メンバーを募集しています。

未経験からでも活躍しているメンバーが多数います。少しでも興味がある方は、ぜひお話聞かせてくださいね。

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