さまざまな部署と連携しながら、新たな知識やスキルを獲得できる仕事。営業職から総務職への転職を通して得られたもの

私たちジャパン・トータル・クラブは創業40余年の歴史を持つ会員制リゾートクラブです。「心とからだの健康づくり」「ご家族一人一人の生涯学習」「人と人との出会い、ふれあい」の3大テーマの実現を目指し、安定した「信頼」と新たな「感動」を創出しています。

 今回は総務担当の山本さんにインタビューを実施。仕事のやりがいや、働きやすさを感じるポイントについてお話を伺いました。

優先順位づけを行いつつ、スピーディな対応を意識

――山本さんがジャパン・トータル・クラブに入社した経緯を教えてください。

生命保険会社での営業職を経て、2022年に当社へ入社しました。元々人と話すことが好きだったため営業の仕事も楽しかったのですが、裏で人を支える仕事のほうが向いていると感じるようになり、バックオフィス業務を目指すように。また、コロナ禍で新卒当時は第一志望の旅行業界を諦めざるを得なかったのですが、やはり旅行に関連する仕事をしたいという思いが強く、ホテルを軸に転職活動を進めました。なかでも、ジャパン・トータル・クラブは会員権を持っている知り合いが素晴らしいホテルだと称賛していたこと、また教育体制が整っている点に魅力を感じたことから、入社を決めました。

――入社後から現在までの間に、どのような業務を担当してきましたか？

入社当初は年会費の請求業務や、新規会員の登録業務を中心に行いました。現在はそれらの業務に加え、会員管理業務や入退社者の管理業務、給与計算のサポート業務など、幅広く対応しています。総務部の正社員は現在私の他にもう1名いるのですが、その方と役割分担をしながら進めています。

――1日のモデルスケジュールを教えてください。

午前中はメールや電話対応を行いながら、捺印申請書類などの書類関連業務や年会費関連の業務。午後は郵便の締切に合わせて送付書類の準備をしつつ、関連部署や各施設への連絡・調整などを行っています。いずれの仕事も期限が早い案件から順番に処理するようにしています。

私たちの業務で一番大切なのが「優先順位づけ」をしっかりと行うこと。1日の業務をToDoリストの形で作成し、すべて消してから退社するようにしています。ちなみに月末や会員様向けのキャンペーン期間中などは業務ボリュームが多くなりがちですが、それ以外の時期はそこまで残業時間も多くありません

――日々の業務において、どのような部署と連携する機会が多いのでしょうか？

ほぼすべての部署と関わりがありますね。会員管理に関する業務については、予約センターの方と連携し、メンバーズカードの再発行依頼や会員権の変更手続きの対応などに応じています。ほかにも、年会費関連の業務は財務部の方と入金の確認を進めたり、会報誌に書かれている事柄への確認が必要な際は制作企画部門の方と連携することもあります。

本社では、1フロアでお互いに顔が見える場所で仕事をしているためすぐにコミュニケーションが取れますが、各施設の場合はそうはいきません。特に施設の方と連携する際はできるだけ先延ばしにせず、依頼された業務にすぐに対応するよう気を付けています。

日々新たな知識を習得できる面白さ

――どのようなときに仕事のやりがいを感じますか？

総務部門は少数精鋭の組織のため、新たな領域に関する学びの機会が多く、日々知識が増えていく点にやりがいを感じます。たとえば、施設で働く外国籍スタッフのビザの更新手続きを担当したことがあります。以前は行政書士の方にすべて委託をしていたのですが、自分たちで行うことになり、施設の総務の方と連携しながら無事に書類が完成したときは大きな達成感がありました。大変なことも多々ありますが、自分のなかで経験値が増えたり新たな知識を習得できたときに、楽しいなと感じます。

――入社後、大変だったことや苦戦した事柄はありましたか？

私は総務業務の経験や知識がない状態で入社しましたので、特に社会保険の手続きやビザの更新など法律が関連する業務について、難しいなと感じることが多々ありました。また、マニュアルどおりに進まなかったり、イレギュラーな対応が発生するケースも多く、戸惑いを覚えることもありました。

ただ、そのような経験を積むうちに、まずは自分で調べる習慣を身に付けることができたように思います。もちろん、自分で調べても分からないことは社内の先輩や外部の専門家の方に相談すれば丁寧に教えてくれますので、そのような意味では一人で困ったり悩んだりするような場面はありませんでした。

――ジャパン・トータル・クラブでの業務を通じて、最も成長したポイントは？

マルチタスクが要求される場面が多いため、業務を通じて優先順位を見極める力やタスクをマネジメントする能力が鍛えられたと思います。

また、徐々に社会保険の仕組みなどにも興味を持ちはじめ、自ら勉強しようという気持ちが生まれてきた点も変化したポイントです。

――今後の目標を教えてください。

個人的に、社労士の資格を取得したいと考えています。今は簡単な本を読んだり、動画教材を見たりしている段階ですが、資格に関する勉強を通じて、自分ができることの領域を増やしていきたいですね。

また、組織の一員としては、今後新しいメンバーが増えた際に教育や育成にも携わってみたいと思います。現在も現場配属後は先輩社員がマンツーマンで新規入社者の方に付き、マニュアルをもとに教育を行うという流れで進めていますが、そのようなOJTのスキルも今後磨いていけたらと考えています。

仕事とプライベートを両立しやすい環境が魅力

――山本さんが考えるジャパン・トータル・クラブの“働きやすさ”について教えてください。

個人のライフスタイルに合わせた働き方ができる点が一番の魅力だと感じます。特に当社には時差出勤制度があり、朝7時から11時の間に出社し、休憩時間を含めて9時間の勤務と定められています。私自身は退社後にプライベートな時間を取りたいため、8時に出社し17時に退社するようにしています。たとえば育児中の方は、お子さんの園や学校の時間に合わせて出社・退社時間を調整するなど、仕事とプライベートを両立しやすい環境が特徴的です。

――職場の雰囲気についてはどのように感じますか？

とても仲が良い職場だと思います。企画制作、財務、総務、予約センターのメンバーが1フロアで仕事をしているため、コミュニケーションも活発ですね。昼食休憩時もお弁当を持参して休憩室で一緒に食事を取ることが多いですし、毎月月末には納会として軽い食事会を実施したりしています。中途入社の方でも溶け込みやすい雰囲気があると感じます。

――今後、どのような人と一緒に働きたいですか？

特に当社のバックオフィス業務はさまざまな部署の人と連携しながら行う仕事が多いため、コミュニケーションがしっかりと取れる方。そして、自分の業務以外の事柄にも責任を持って主体的に取り組める方に来ていただけたら嬉しいです。なかでも総務の仕事に関しては、マルチタスクをしっかりとマネジメントできたり、優先順位を付けて動けるような人が向いているのではないでしょうか。

――最後に、求職者のみなさんへメッセージをお願いします！

私たちの職場ではコミュニケーションを大切にしながら働いていますので、明るくて人と話すことが好きな方はすぐに活躍できるのではないかと思います。また、同じ仕事のルーティンではなく日々さまざまな業務に対応していく必要があるため、高い成長意欲や挑戦意欲を持った方にもぴったりの仕事です。みなさんのご入社をお待ちしております！