総務の一日 〜会社を支えたい！縁の下の力持ち〜

こんにちは！総務の片山です！この記事は2024年アドベントカレンダーの13日目の記事です。 本日は「総務/営業事務の一日」というテーマでお送りします。 会社全体を支える総務部の仕事を知っていただき、少しでもその魅力や大変さを感じてもらえればと思います！

1. 総務/営業事務の役割とは？

まずは総務/営業事務がどんな仕事をしているのか簡単にご紹介します。

• 社内の環境整備
• 各種手続きの管理（請求書、注文書など）
• 備品の管理や発注
• 社員からの相談対応
• イベントの企画・運営

「何でも屋」なんて言われることもありますが、実は会社全体を支える重要なポジションです！

2. 総務の一日を追ってみよう！

9:00 - 業務スタート

朝一番でメールチェックを行います。契約書や見積書の依頼が来ていないか、顧客や営業担当者からの問い合わせがないかを確認します。その後、優先順位をつけて作業に取り掛かります。

10:00 - 契約書の確認と管理

SES（システムエンジニアリングサービス）の案件では、契約書の作成や修正が頻繁に発生します。各種条件や法的要件を担当営業と確認しつつ、相手方とやり取りを進めます。また、クラウドサインを活用して契約締結の効率化を図っています。

11:30 - 請求書発行準備

月初や月末にかけて請求書の作成が集中します。稼働実績や契約条件をもとに、間違いがないよう慎重に対応しています。顧客ごとにフォーマットが異なるため、細部まで目を通します。

12:00 - ランチタイム

お昼はしっかり休んでリフレッシュする時間！同僚と話しながら食事を楽しむことで、午後の業務へのエネルギーをチャージします。時には業務の合間に感じた悩みを共有し、アドバイスをもらうこともあります。～渋谷/おすすめランチ～『出汁林(だしはやし)』鹿児島県産の本枯節を使った花かつおや、京都の八代目儀兵衛のお米を使用した定食が楽しめます！！また、鹿児島県産の本枯れ節と卵が食べ放題！！ついつい食べ過ぎちゃいます・・！

13:00 - 社内イベントの企画

月例や社員旅行の調整を行います。10月の月例ではオフィス全体を装飾しハロウィンパーティーをしました！

15:00 - 問い合わせ対応/発注業務

顧客やパートナー企業からの問い合わせ対応も営業事務の重要な業務です。例えば、「請求内容の確認」「契約条件の相談」「注文書の確認」など、迅速かつ丁寧に対応します。また、発注業務も行います！名刺の発注や備品の棚卸、オフィスを探索しながら整理整頓も行っています。

17:30 - 翌日の準備

未処理の案件を整理し、優先度を確認。明日のスムーズなスタートを目指して退勤。

3. 総務のやりがいと課題

やりがい:

• 社員から「助かった！」と言われる瞬間
• 会社全体の環境を良くする貢献感
• 多くの人と関われるので、新しい発見や刺激がある

課題:

• 多岐にわたる業務を効率よくこなすスキルが必要
• 突発対応でスケジュールが乱れることも

4. まとめ：総務は縁の下の力持ち！？

まだまだ、縁の下の力持ちには遠いですがなれるように日々努力して参ります。この記事を通して、少しでも「総務/営業事務」の仕事の大変さや魅力を感じていただけたら嬉しいです。 もし、あなたの会社の総務さんが忙しそうにしていたら、ぜひ一言「いつもありがとう」と声をかけてみてくださいね！