UMJ流 コミュニケーション術

みなさんこんにちは。
株式会社ユナイテッドマインドジャパン（UMJ）の安藤です。
前回は、リモート化の一年を振り返りました。

今回は、リモート社員の多い弊社ならではのコミュニケーションについて
お話しします。

現在弊社では従業員のほとんどがリモート勤務を利用しています。
リモートワーク化での課題として一番に挙げられるのが「コミュニケーション」の問題です。
そこで、弊社で実際に行っているコミュニケーションの工夫を
従業員の感想も含めてご紹介します。

シャッフルミーティング

一週間に１回、当日就業している従業員がオンライン上に集まり、
ランダムに選ばれた人同士が自由に話をする時間です。
制限時間は15分間で、決まったお題はなく、自由に話をします。
子育ての愚痴を聞いてもらったり、お互い住んでいる場所の話をしたり、
もちろん仕事の悩みを相談することもあります。
雑談には、「相手との距離感を縮める」「安心感や信頼感の醸成」「ストレス軽減」
といった効果があり、仕事をする上でもとても重要であると言われています。
しかし、リモート勤務の場合は雑談をするタイミングもなかなか掴みづらい状況です。

このシャッフルミーティングタイムでは、
あくまでも業務の一部という位置付けで雑談ができます。
今まで話したことのなかった人と話すことができたり、
一人で抱えていた色々な悩みを吐き出すことができたり、
大笑いができたり・・・。
終了後は、みんなスッキリした笑顔で業務に戻っていきます。
以下は実際の従業員の感想です。

リモートだとどうしても1人家で悶々としてしまうことがありますが、
週1回のシャッフルミーティングで、15分×2回で程よい時間で雑談をするとよい気分転換になります！
仕事で同じようなことで悩んでいたり、あるあるネタで盛り上がったり、毎週楽しみにしています。

自分はフルリモートなので、他の方と話せる貴重な機会だと思っています。
よく、お昼休憩にランチ会などを取り入れている企業はいますが、
休憩は休憩なのでどうかなと思っていました。（たまには、いいのかもしれないです）
その交流の時間を休憩時間ではなく、業務として取り入れているところが素敵だと思っています。

他の従業員と話のできる、とても楽しい時間になっているようです。
また、従業員間の交流が活発になり困った時に質問しやすくなったり、
お願いしたいこともお願いしやすくなった、といった効果も生まれています。

１on１ミーティング

一週間に１回、社長と従業員が１対１で話し合う機会を設けています。
ほとんどの場合がオンラインで行われます。
人事育成手法としてアメリカで発祥したこの１on１ミーティングは
日本ではヤフーが取り入れた事で話題になり、
現在は多くの企業で導入が進んでいます。
このミーティングの目的は「目標や成果を確認する」といったものではなく、
あくまでも「コミュニケーション」「信頼関係の構築」です。
そのため業務の内容だけでなく、趣味の話や家庭の話などをすることもあります。

弊社は、フルリモートの社員が多く在籍しているため
電話やチャットなどでは分からない雰囲気や心境の変化などを
１on１ミーティングによって感じ取ることができます。
また、家庭の事情などで働き方を変えざるを得ない場合など
社長に直接相談することによって制度を柔軟に変更し、
働き続けることができる、といったこともあります。

ここで従業員の感想をご紹介します。

1on1ミーティングでは、2つメリットがあります。
1つは、気軽に相談ができること。
もう1つは、社長の考えを聴けること。
社長自身も会社自体も、必要に応じて柔軟に変化するのが当社の良いところだと思っています。
いま、社長が何を考え、今後どうしていきたいのか、また自分に何を期待していることを
聴くことができるので、自分がやるべきことも見えて、毎回有意義な時間です。

マメに社長が時間を作ってくださることによって、
「独りじゃない」と強く思います。
社長の時間を使っているので、
「大事にされているな」とも感じます。
社長と１対１でも、
もう緊張もしません（笑）。

業務や制度に関する新しいアイデアが出てくることもあり
とても有意義な時間になっているようです。
また、人によってはストレス解消の時間にもなっているようです。

人材コーディネーター勉強会

人材コーディネーターの実務に関する勉強会を毎週１回実施しています。
講師は社長やベテランメンバーが務め、オンラインで行われます。
テーマは業界の知識、人材紹介のノウハウ、スカウト媒体の活用方法など
実務に即したものになります。
この勉強会の目的は単純に知識を得ることだけでなく、
モデルケースを共有することで
業務への理解を深めることも含まれています。

この勉強会によって新しく入った従業員が
どの程度業務を理解しているのかを知ることも出来ます。
また、ある程度経験のある従業員も
「理解しているつもり」だったけれど
実は「理解できていなかった」ことがわかったり、
他の従業員がどんな風に仕事をしているのかを
知る機会にもなっています。

ここで、参加している従業員の感想をご紹介します。

自分は未経験入社で、本当にゼロからのスタートでした。
勉強会が自分の時は無かったので、
本音を言うと不安な部分も多少はありました。（今でも勉強不足ですが）
自分から質問できない人とか、やっぱりいると思うので。
今後、新しく入ってくる方に対しても、そういう勉強の場はあるべきだと思います。
また、全員のスキルアップにつながる場でもあると思うので大事な時間だと思っています。
（※勉強会は５月から始まりました）

みんながどういう風に仕事してるか見えない中で、
システムの使い方の初歩的な部分とか、
「それ知らなかった！」ってこともあるので勉強になります。
勉強会があることによって、
「ひとりじゃない」と感じることもあります。

知識を得る機会になっているだけでなく、不安の解消にもなっているようです。

いかがでしたか？
UMJでは、今回ご紹介した３つのコミュニケーションの工夫だけでなく、
チャットワークでこまめにやりとりをする、
社内報を活用するといった取り組みも実施しています。

UMJでは、フルリモートであっても孤独にならない働き方を今後も推進していきます。