▽転職応援ガイド#46：職種理解を深める～営業事務編～

こんにちは、株式会社hitocolor広報の岡部です！

毎週更新中の求職者向けブログ、今回は「職種理解を深める～営業事務編～」です。

営業事務とは、言葉のとおり営業のサポートを行う事務職のことを指します。事務といえば一般事務を想像する方が多いと思いますが、一般事務と営業事務にはどのような違いがあるのでしょうか？
今回は、営業事務の仕事内容やどのような能力が求められるかなどについて解説していきます。

▽営業事務の仕事とは

①書類作成

見積書や申込書、請求書など取引に必要な書類を営業の代わりに作成するのも営業事務の仕事のひとつです。場合によっては、顧客向けの提案資料や説明書類などを作成することもあります。また、顧客向けの書類以外にも、社内資料として営業の実績や商品・サービスの効果データなどを抽出してまとめることもあります。

②顧客対応

時には営業の代わりに顧客からの問い合わせに電話やメールで対応するのも仕事のひとつです。また、電話やメールでの対応だけでなく、営業に同行して客先に足を運ぶケースもあります。顧客の問い合わせに的確に回答するため、営業とは定期的に情報共有し、顧客事情や取引状況、ニーズなどを把握することも営業事務として仕事をする上で重要なことです。

③納品・在庫管理

有形商材を取り扱う場合、商品の納品や在庫管理も営業事務の仕事のひとつである場合が多いです。営業活動に必要な商品のサンプルを管理したり、顧客からの要望で発送したりすることもあります。また、商品を受注した場合は、営業事務が商品の納品手続きや納品書を送付することも。

④営業サポート

上記のほか、担当する営業が日々の営業活動を円滑に行えるよう一人ひとりに合わせた細やかなサポートをしていくことも営業事務の仕事です。会社によっては営業事務もメンバーの一人としてチームの売上目標を持ち、達成に向けてチーム一体となって活動することも求められます。

▽営業事務に求められる能力

営業事務は、営業のサポートが仕事の中心ですが、サポートする営業の人数は企業によって様々です。例えば、10名の営業組織に1名の営業事務が配属されることもあれば、1名の営業に1名の営業事務が配属されることもあります。営業組織のスタッフとして、主に営業組織全体の日報や営業実績をまとめたり、特定の営業に伴走して営業資料の作成から顧客対応など営業活動を支えたりと、仕事内容は企業によって異なり、また多岐に渡ります。

①ホスピタリティ

担当営業や顧客など、日々様々な人と関わる機会が多く、またサポートという立場もあってホスピタリティが重要です。営業から頼まれた仕事を遂行するだけでなく、営業活動を観察して自分にできる仕事は買って出るなど、ホスピタリティの高さを発揮して主体的に行動することができると、より評価が高まるでしょう。

②基本的なPC操作、オフィス系ソフト知識

営業事務は資料作成を行う機会が多いため、基本的なPC操作やオフィス系ソフトの知識は必須といえます。また、見積書や申込書など、作る頻度の高い書類に関してはあらかじめテンプレートを作成してスピーディに対応できるよう準備しておいたり、グラフなどを用いて見やすく分かりやすい提案書や説明資料を作成できるとより良いでしょう。

③タスク管理能力

営業事務は業務の性質上、自分のタスクだけでなく担当している営業やチームのタスクも意識する必要があります。また、定型的な業務だけでなく突発的に差し込まれる業務に対応することも多いため、その都度優先順位を考えて迅速に処理していく能力が求められます。

今回は営業事務の仕事内容やどのような能力が求められるかなどについて解説しました。裏方仕事のほうが好きだけど、誰かの役に立っているという実感をより分かりやすく得たい、サポートの立場からでも会社利益に貢献したいという方にはぴったりの仕事です。未経験からの募集も受け付けている企業もありますので、興味がある方は挑戦してみてはいかがでしょうか。