▽転職応援ガイド#43：職種理解を深める～総務編～

こんにちは、株式会社hitocolor広報の岡部です！

毎週更新中の求職者向けブログ、今回は「職種理解を深める～総務編～」です。

みなさんは、「総務」と聞いてどのような仕事を思い浮かべますか？
ファイリングや会社の備品管理、電話や来客対応、社内イベントの企画運営、役員や社長の秘書業務など、総務の仕事は多岐に渡り、会社を運営していく上で欠かせない業務である一方で、明確な担当部署の取り決めがない業務はすべて総務の担当領域といえます。
そこで今回は、担当業務が多岐に渡る総務について、どのような仕事をしているのか、必要なスキルやどんな人が向いているかなどを解説していきます。

▽総務の仕事とは

前述のとおり、総務の仕事は多岐に渡ります。ファイリングや会社の備品管理、電話や来客対応といった細かな仕事から、時には一時的に人手が不足している部署の業務を手伝うこともあります。
また、人事総務のような形で人事と総務の役割を統一している会社もあれば、法務やコンプライアンスの領域も総務が担っているケースもあります。

このように、総務の仕事は会社によって担当領域に大きく違いがあるため、一概にこれが総務の仕事だと言い切ることはできません。会社を運営していく上で必要な業務はすべて総務に関係があると考えた方が良いでしょう。

▽総務に求められる能力・向いている人

①基本的なPC操作

総務として仕事をする上で必須な資格はとくにありませんが、資料作成などが発生する機会も多く、基本的なPC操作やオフィス系ソフト（ワード、エクセル、パワーポイント）の知識は必要になります。また、人事や経理の業務を一部担当する可能性も十分に考えられますので、必須ではありませんがそういった業務の知識経験があるとより良いでしょう。

②コミュニケーション能力

総務の仕事は幅広いですが、電話や来客対応、他部署とのやりとりなど、社内外問わず様々な人とのコミュニケーションがベースにあるため、基本的なビジネスマナーを身に着けるだけでなく、状況に応じて適切なコミュニケーションを取れる能力が求められます。社内の環境や設備を整え、管理していくポジションでもあるため、どうすればより働きやすい環境にできるか、細やかな気配りができる人は総務に向いているといえるでしょう。

③コンプライアンス意識

企業に求められる「コンプライアンス」とは、単に法令遵守だけでなく、倫理観や公序良俗などの社会的な規範や企業ごとに定められている就業規則などに従い、公正公平に業務をおこなうことです。また、昨今何かとニュースで取り上げられる機会の多い個人情報や機密情報の漏えいを防ぐ上でも、コンプライアンス意識の有無は重要な要素のひとつです。
特に会社を運営するうえで必要な業務に携わる総務は、自身の行動が影響を及ぼす範囲が大きく、コンプライアンス意識の欠如が重大なトラブルを引き起こす可能性も高まります。誤った行動をしないこと、また法改正などによる変化にも気を配ることが大切です。

今回は、総務の仕事や求められる能力、向いている人について紹介しました。
明確な担当領域がない分、様々な仕事を経験することができ、会社の土台を支えるポジションでサポート役として活躍していきたいという方にはぴったりの仕事です。また、未経験からの挑戦でも別職種の経験が無駄になることがありません。今までの経験を活かしつつ新しい環境で頑張ってみたいという人は、ぜひ挑戦してみてはいかがでしょうか。