〜ペルソナ設定の解像度が上がる〜　ワークショップ実施のポイント3選

はじめに

こんにちは！
株式会社コムデのWebディレクターの森です。

今回は、私自身が採用サイト制作でワークショップを実施した経験から重要になるポイントを3つまとめてみました！
ワークショップ実施には参加者の方に貴重なお時間をいただくので、有意義な時間になるように事前準備をしっかり行う必要があります。ポイントを3つに絞ったのでワークショップ実施を考えている方、今まさに準備中の方の参考になればいいなと思います！

ワークショップ実施のポイント3つ

ワークショップを成功させるための重要なポイントを3つご紹介します。

ポイント①：ワークショップの目的を明確にする

ポイント②：全体の流れを計画する

ポイント③：参加者を巻き込み、積極的な参加を促す

ポイント①：ワークショップの目的を明確にする

まず、ワークショップを通じて得たい成果やゴールを明確にしましょう。今回は採用サイト制作にあたり「実際にどんな人が働いているのか、どんな人が活躍しているのか」を探るためのワークショップ実施が目的でした。ペルソナやカスタマージャーニーマップの作成に参考になる意見を集めるべく、最適なお題は何かを制作メンバーで何度も議論を重ね、ブラッシュアップして3つのお題を決めました。

ワークショップ実施前に、参加者のみなさんに目的を共有しました。

以下は実際の3つのお題です。

ポイント②：全体の流れを計画する

1点目で定めた目的に基づいてプログラム内容や時間配分、役割分担を設計しプログラムシートを作成します。各セッションの時間を分単位で設定し、イレギュラーが起きても柔軟に対応できるように時間配分には余裕を持っておくことが重要です。また、役割分担は事前に決めておくとスムーズです。ファシリテーターとタイムキーパーと議事録担当をコムデ側参加メンバーで決めておきました。

今回2拠点でオンラインを繋ぎながらのワークショップだったため、開始前の接続確認や、ワーク中のコミュニケーションは綿密に計画を立てておく必要がありました。こちらは後ほど番外編でまとめます！

ポイント③：参加者を巻き込み、積極的な議論を促す

ワークショップは、参加者に積極的に関わってもらい、意見を出しやすい場にすることがとても重要です。例えば、アイスブレイクを取り入れて参加者同士の距離感を縮めたり、ディスカッションやグループワークを取り入れて意見交換が活発になるような環境を生み出しましょう。また、自分から発言するのが苦手な参加者にはファシリテーターから話を振って意見を聞き出し、話しやすい雰囲気作りも大切です。

▼アイスブレイク

今回のワークショップではアイスブレイクに「うさ脳診断」を採用しました。ワークショップの時間が2時間と限られた時間だったので、手と腕を組むだけですぐに診断できて盛り上がれる企画としてはとても最適です！（私が元々この診断が好きで、いろんな人にやってみてもらってました笑）

こちらで診断結果見れるのでぜひ！うさ脳診断

▼グループワーク

本題のグループワークは、手を動かしてもらいたくさんの意見を出してもらえるような形式にしました。

まず、お題に沿って思いついたワードをどんどん付箋に記載していってもらいました。いきなりだとワードが思いつかない方もいると思うので例も用意しておきました。皆さんが書いたワードを見ながら、「それいいですね〜」とリアクションしどんどん意見を出してもらえるように声かけを積極的に行いました。

次に出てきたワードを各々発表しながら分類分けしていきます。同じ意見が多数あった場合は共感をし合う場面もありました。

最後にベスト3に絞ってもらいA4に大きく書いてもらい、各拠点で発表を行いました。拠点ごとに選出された意見が違って、「そういう意見もあるよね〜」という新しい気づきになりお互いにとても新鮮な気持ちになりました。

ワークショップの成果物はペルソナやカスタマージャーニーマップに落とし込み資料化して、担当者の方にも共有させていただきました。実際に働いている方と話してみるとぐっと解像度が上がるのを体感しました。

採用したワークショップ形式について

今回は参加者7名（現地3名＋オンライン4名）のワークショップを行いました。ワークショップは目的に合わせて様々な形式がございます。今回採用した形式をご紹介させていただきます！

レイアウト形式：島型（アイランド型）

2拠点でそれぞれの参加メンバーが3名と4名だったので、アイランド型を採用いたしました。

机1〜3台を寄せて島をつくります。参加者同士で活動をするのに適したレイアウトです。それぞれの島の中で互いの距離が近くなるよう、机の数は少なめにします。自然と皆が対等な立場で気楽に話せます。

出典：ワークショップ・デザイン 知をつむぐ対話の場づくり｜堀 公俊・加藤 彰 著

プラグラム形式：発散収束型

今回は、限られた時間で様々な意見を聞き出したかったので、発散収束型を採用しました。自由に意見を出し合う「発散」というステップが特徴です。ワークでは付箋の書き出しが「発散」、ベスト3に絞る段階を「収束」、拠点ごとでの発表を「共有」として行いました。

どのタイプでも使える万能選手が発散収束型です。短ければ30分程度でできる、比較的使いやすいパターンです。最初のステップは、活動の枠組みや必要な情報を分かち合う「共有」です。次に、それをもとに自由に意見を出し合う「発散」のステップです。ここでとことん意見を出せるかがワークショップの決め手になります。そして、3番目に「収束」のステップに入ります。発散の中で見つけた共有できる切り口をもとに、意見やアイデアを絞り込んでいきます。それを最後の「共有」のステップで、みんなの成果として全員で分かち合います。

他にも、起承転結型、体験学習型、知識体得型、問題解決型、目標探索型など様々な目的に沿ったワークショップ形式がありますので、よかったら以下の書籍も読んでみてください〜！

出典：ワークショップ・デザイン 知をつむぐ対話の場づくり｜堀 公俊・加藤 彰 著

番外編：オンラインでワークショップを行う場合の注意点

今回は幅広い意見を集めるため、2拠点でオンラインを繋いでワークショップを行いました。（現地＋オンライン）ワークショップ自体はオフラインで行うことが一番良いのが大前提なのですが、場合によってはメンバーを集めるのにオンラインで行う必要があるかと思います。

今回オンラインでワークショップを行なって重要になるポイントとしては以下です。

• オンライン環境を整える
• 各拠点でファシリテーターを用意する
• より細やかなコミュニケーションを意識する

ワークショップを開催する場所として、オンラインも有力な選択肢のひとつとなっています。オンラインでワークショップを開催すれば、距離や時間の制約で一堂に会することができなかったチームも話し合えるようになります。日本全国の拠点に散らばっている人同士だったり、日本本社と海外現地法人の人同士だったり。その際には、運営側が使いやすく、かつ、参加者も参加しやすい会議システムを選ばなければなりません。ただし、参加者が必ずしもパソコンから参加してくれるとは限りません。全員を顔を合わせ、画面に資料や制作物を投影しながら話し合おうとしているのに、参加者が画面の小さいスマホから入ってきたら、せっかくの場づくりの努力が水の泡です。参加者がパソコンを使える人たちなのか、事前に把握しておきましょう。

出典：ワークショップ・デザイン 知をつむぐ対話の場づくり｜堀 公俊・加藤 彰 著

全国に拠点を持っており、1拠点だけでなく幅広い意見を募りたいとのことで2拠点をつなぐリモート開催になりました。

現地では大きなモニターを用意しておく予定でしたが、諸事情により用意ができず急遽メンバーのPCでパワポ画面を見ていただく形になりました。パワポを投影する用、もう一つの拠点の様子を映す用とPCの画面は小さいので2台使いで臨機応変になんとか対応しました…！

最後に

実際にワークショップを行なってみて、目的を定めてどのようなプログラムが最適か検討する大切さと、事前準備や当日のスムーズな進行のためのイメトレが重要だなと非常に感じました。

ワークショップを行うのは正直めっちゃエネルギーを使います（笑）でもそれ以上に収穫があるのでぜひ皆さんもワークショップ、チャレンジしてみてください！