管理部によるDX推進！～自動化は自分たちで行うことでコストを掛けずに最大の成果をあげることができる～

こんにちは。クラウドサーカス（以下、CC）の採用チームです。今回は、管理部（以下、オフィスグループ）で販売管理の業務を担っている廣瀬さんにインタビューを行いました。

これまで、なかなか着手できていなかったオフィスグループのデジタル化の推進について聞かせていただきました。記事の後半では実際のソースコードを載せておりますので、ぜひ業務効率化に役立てていただければと思います。

マイナスをゼロにすることへのやりがい

ーーまず、これまでのキャリアについて聞かせていただけますか？

最初のキャリアは自営で宿泊業を営んでおりました。そこから社員として3社を経験しております。自営で営んでいた会社を畳んだ後、インテリアの会社に就職し、EC事業部でマネジメントをしておりました。事業部のマネジメントをしながら、経理関連のバックオフィス業務も一部兼任しており、そこではじめてバックオフィス業務に携わりました。その後、バックオフィス業務に専念したいと思い、3社目では営業代行会社にバックオフィス担当として転職し、4社目でCCに入社しました。

ーーということは、バックオフィスの業務に興味を持ったきっかけを聞かせてください。

そうですね。要因は様々ですが、きっかけは2社目です。基本はEC事業部の売り上げにつながることを見ていたのですが、人手不足もあり、経理業務も行っておりました。限られた時間の中で、できるだけ効率的に業務を遂行したいという考えからVBAなど学び始め、当時、仲の良かったエンジニアにも様々教えてもらいました。そこで気づいたことが、プラスを生み出すことよりも、マイナスをゼロにしたり、少しプラスにするなど、負債となっていることを無くすことに気持ちよさを感じたということです。バックオフィス業務の仕組化によって、メンバーが無駄だと認識しておきながら、着手できなかったボトルネックが解消されたことで、より本来の業務に集中できる環境を構築することができました。

ーーなるほど。これまでの経験でこれはやったぞ！という実績はありますか？

3社目でのエピソードになります。これはインパクトの大きい成果だなっと思えたものです。3社目は、営業代行の会社だったのですが、フリーランスの営業担当が90%ぐらいを占めていました。フリーランスは基本成果報酬型なのですが、複数社の商材を多く扱う営業代行会社においては、成果報酬の計算が複雑化していました。営業の統括責任者が計算業務を毎度手作業で行わざるを得ない中、VBAを使って半自動化したことにより1週間ほど掛けてた作業時間を約2〜3時間に短縮させることができました。

ーーまさに業務効率化によるマイナスをゼロにした経験ですね！バックオフィスとして実績を積んだ中で、クラウドサーカスに転職していただきましたが、きっかけはなんでしたか？

純粋にもっと業務幅を広げたいと思ったのがきっかけでした。バックオフィス業務の効率化は販売管理だけでなく、経理や労務など様々あります。それらの業務を横断的に経験して、DX化に貢献出来たらいいなと思い、転職をしました。

様々な企業を受ける中で、CCが最も自分のやりたいことと会社が求めていることがマッチしていると思いました。それは、1次面接でオフィスグループのマネージャーの辻田さんに面接をしてもらった時に、役職や年次など関係なく様々チャレンジさせてくれるなというのを感じたからです。そこでミスマッチのない人材としてジョインできるイメージが確信に近いレベルで湧きました。

ーー実際に入社してみてどうでしたか？

面接時の内容と相違なく、様々な業務に携わらせてもらえています。これまでオフィスグループとして着手できていなかった業務効率化や販売管理業務だけでなく、それに付随する業務まで領域を横断して携われている点は非常にやりがいを感じています。

ーーありがとうございます。現在の業務内容について教えてもらえますか？

オフィスグループの中に、労務担当、経理担当、販売管理担当があって、その販売管理の仕事をしております。

具体的には、営業担当が取ってきた案件を社内で処理して、請求をあげていくフローを担っております。営業担当が受注してきた案件はシステムで管理しているのですが、そのシステムを日々チェックして、管理し、最終的にお客様に請求していくというところまでが仕事になります。

他にも、書類チェック、システムに入力されている情報のチェックや見積もりの金額と申込書の金額のチェックや商材名の確認など、地味で細かい作業が90%を占めるポジションです。我々の価値はマイナスを生まないことなので、業務量に関係なく、安定的に毎日業務を遂行することが地味に大変です。単純に受注件数が多くなるほど忙しくなるので、大変になりますが、それをどう効率化していけるかを考えることが、私に求められていることでもあり、バックオフィス業務の面白いところの1つです。

5時間の業務を60秒に短縮！オフィスグループによるDX化！

ーー入社されて早速、社内業務を効率化されましたが、どんな内容か教えていただけますか？

労働条件通知書の発行手続きを自動出力したことですね。年に2回の作業ではありますが、1回あたり5時間ぐらい掛かっていた業務を60秒に短縮しました。詳細は省きますが、80名近くいた対象者一人ひとりに労働契約の通知を手動で行っていたところを、自動化をしました。成果物をお見せした方が早いと思うので、ソースコードを公開します。

Option Explicit
Sub OutpuPDF() '（文字）シートをPDFで自動出力する
    With Application
    .ScreenUpdating = False
    .DisplayAlerts = False
    .CutCopyMode = False
    .EnableEvents = False
    .Calculation = xlCalculationManual
    
    Dim startTime As Double '実行開始時間
    Dim endTime As Double '実行終了時間
    Dim processTime As Double '実行開始時間 - 実行終了時間
    Dim i As Long
    Dim IngTotal As Long
    Dim Name As Range '  反映させるスタッフ名を変数に入れる
    Dim lastRaw As Long
    Dim ws1 As Worksheet ' 出力リストのシートをセットする
    Dim ws2 As Worksheet ' 帳票出力シートをセットする
    Dim fileName As String '保存先フォルダパス＆ファイル名
    Set ws1 = Worksheets("リスト")
    Set ws2 = Worksheets("帳票出力")
    lastRaw = ws1.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row  '出力対象のスタッフの最終行を取得する
    IngTotal = 0 '初期化
    
    startTime = Timer '開始時間取得

        With ws1
            'ws3.Range(ws3.Cells(3, 2), ws3.Cells(.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row, 3)).ClearContents
            'i = 3
            'Debug.Print j
            If .Cells(3, 1) <> "" Then '対象リストが空欄でなければPDF出力を開始する
                        For Each Name In .Range(.Cells(3, 3), .Cells(lastRaw, 3))
                        ws2.Range("B4") = Name.Value
                        Debug.Print Name.Value
                        fileName = ThisWorkbook.Path & "/出力後データ" & "/" & Name.Value & " 様_" & "雇用契約書兼労働条件通知書①"
                        ws2.Application.CalculateFull ' 再計算を実行する
                        'ws2.Columns("D").Hidden = True 'D列を非表示にする
                        ws2.PageSetup.Orientation = xlPortrait ' 印刷を縦向きに設定する
                        ws2.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, fileName:=fileName, Quality:=xlQualityMinimum, _
                            IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False 'PDF出力する
skip:
                    i = i + 1
                    Next
            End If
        End With
    
    End With
    endTime = Timer '終了時間取得
    processTime = endTime - startTime '処理時間表示

With Application
.ScreenUpdating = True
.DisplayAlerts = True
.CutCopyMode = True
.EnableEvents = True
.Calculation = xlCalculationAutomatic
End With

MsgBox "対象スタッフの「雇用契約書兼労働条件通知書」の出力が完了しました（処理時間：）" & processTime & vbCrLf & _
    "格納先は「" & ThisWorkbook.Path & "/出力後データ" & "」内にあります。"

End Sub

これだけだと分からない方も多くいると思うので、もしご興味あればこちらからこのソースコードの説明もしますし、管理業務の自動化についてお話できればと思っております。

ご興味ある方！ご連絡お待ちしております。

ーーオフィスグループでまだまだ業務効率化したいことってありますか？

たくさんあります。現状の優先順位からお話すると、経理が行う経費精算処理の差し戻しやチェックなど1件ずつしている業務を自動化したいと考えています。また、督促状の対応の自動化に関しても内製したいと考えております。今後、メンバーで自動化できるんじゃないか？とか、発想を柔軟にしていけたらとてもいいなと思っております。

さいごに

ーー販売管理のポジションを募集をしているのですが、どんな方が合うと思いますか？

オフィスグループマネージャーの辻田さんにも言われたことですが、「この業務だけやりたいです」よりも割と広い範囲で業務をしたい人の方が働きやすく、フィットすると思います。もちろん、やりたいことの軸はあると思うので、軸として担う業務は持ちつつ、そこに付随する業務にも積極的に手を伸ばしてもらえると嬉しいです。

また、領域を横断してタスクを処理することも少なくないので、お互いに助け合う思考を持っている人であればとてもフィットすると思います。

お話いただきありがとうございました！

ツールを入れることで業務効率化を実現している方もいると思いますが、予算的な問題などなかなかそこに着手できていない方も一定数いるかと思います。そんなお困りごとを解決できるのが知識の力であり、日々の業務に対する気づきなのだと思いました。

販売管理のポジションで募集をしておりますので、興味のある方は是非カジュアル面談からお話しましょう！