Attackのチーム制とは？ プランナー、コーディネーター、スカウターとオペレーターって、どう連携してプロジェクトを進行しているの？

こんにちは。Attack黒木です。Attackの採用支援サービス【TARGET】では、採用戦略の立案を担うプランナー、主に日程調整業務を行うコーディネーター、ダイレクトリクルーティングでのスカウト判断・送信を行うスカウター、候補者登録や候補者への連絡業務等を行うオペレーターが連携し、プロジェクトを進行しています。

今回は、プランナー、コーディネーター、スカウター、オペレーターが実際どのように連携してプロジェクトを進行しているのか、Attackのチーム制についてご紹介いたします。プランナーのリーダー行光、コーディネーターのリーダー髙山、スカウターの山口、オペレーターの尋田に話を聞きましたので、ぜひ最後までご覧ください！

ーー 案件の立ち上がりから、チームが組まれるまでの流れについて教えてください

行光：まず新規営業チームからプランナーがアサインされ、社内キックオフMTGが組まれます。社内キックオフでは、お客様との契約内容、ご意向、それを基にした戦略の方向性などを確認します。この時点ではまだがっちりとチームが組まれていることの方が少ないですね。

予め日程調整も含めたプランでコーディネーターが必要であることがわかっている場合は、この時期から業務が発生しそう、というのをマネージャー陣に共有し、メンバーを想定しておいてもらいます。

一方で、途中から日程調整の依頼をいただくこともあったり、スカウトの量が想定より多くなり途中からスカウターやオペレーターをアサインすることになったりと、スタートしてからの状況を見てチームが組まれることが多いですね。

ーー お客様のニーズによって、適正にチームを組めるのがAttackの強みですよね。案件がスタートしてからは、社内でどのように情報共有を行っているのでしょうか？

行光：お客様とは毎週「定例MTG」を行って、進捗を報告し、課題を整理していきます。立ち上げ期は、タスクをいち早く共有してプロジェクトを稼働させるために、定例MTGの翌日に社内の「案件MTG」をセットすることが多いです。そこで、今週はこれ、とタスクを共有して、必要な業務をこなしていきます。

ある程度プロジェクトが進行して、フローが出来上がってきたら、定例MTGの前に案件MTGをセットすることもあります。プランナーからお客様への提案内容を事前に共有したり、反対に、チームからお客様に確認したいことについて共有してもらったりします。

チームメンバーにお客様のことを知ってもらうために、雑談でこんな話をしたよ、という話をすることもありますね。

ーー お客様のことを知ることは、チーム力にもつながりますね。次にコーディネーターのお話も伺いたいと思います。プロジェクトにアサインされた際、確認するポイントはどのようなことでしょうか？

髙山：まず、新しい案件については、マネージャーから１on１を通じて打診があります。マネージャーとは日々コミュニケーションを取っていて、担当業務についてすべて把握してもらっている上で依頼があるので、いつも違和感なくスタートできます。

担当する業務が決まったら、お客様のプラン内容に加えて、利用する応募経路の数や種類を確認します。その情報によって、業務全体のフローやボリュームをイメージします。

スタート前は、具体的なフローが固まっていないので、対応しながら確認することも多いですね。面接回数であったり、面接官の方の確認であったり、もっと具体的なところでいうと、候補者とのやりとりをどのツールで行うのか、面接の設定はどこまで対応するのかといったところなど、細かなことであれば、コーディネーターから直接、お客様に確認することもあります。

フローや工数、使用するシステムは案件によって全て異なるため、プロジェクトシートにまとめて、固まってきた段階で、徐々に誰が見ても作業できるように、指示書に落とし込んでいく形です。

ーー ありがとうございます。続いて、スカウト業務やオペレーター業務についてお伺いいたします。プランナー・コーディネーターから業務の指示があった際、確認する上で気を付けていることはありますか？

山口：基本的に業務のすべてに指示書があるので、ほとんどの場合、それを見れば業務内容とフローについて理解できます。いったん、作業前に実際にシュミレーションしてみて、そこで浮かぶ疑問点については確認し、すべて解消してからスタートするようにしています。

尋田：仕事の流れもボリュームも、指示書を見ればイメージできるので、業務の組み立てで困ることはほとんどありません。

山口：ただ、私が担当しているスカウト判断に関しては、指示書通りにと、一様にはいかない部分もあるので、そこは都度確認するようにしていますね。例えば一部、条件と合わない部分があるけれども、ご経歴的にスカウトをお送りしてもよいのではと思う候補者の方を、こちらからご提案することもあります。

ーー スカウト業務は、そういった部分でクリエイティブな仕事ですよね。チーム内で、プロジェクトの進捗共有はどのように行われているのでしょうか？

行光：毎日、チャットの報告に目を通していますが、ポジションの進行状況や候補者の方の状況によっては、早めに知りたい情報があります。それについては、案件MTGであらかじめ共有しているので、皆さんがいち早くタイムリーに報告してくれます。結果によっては、時間を空けずに対応しなくてはならないことも発生するので、とても助かっていますね。

髙山：私もオペレーターに依頼した業務については、毎日の完了報告で内容を確認しています。コーディネーターの場合は同時に、業務量のコントロールをいつも意識していますね。日によって業務量に差が出てきてしまうことも多いので、業務のクオリティが下がらないよう調整するのもコーディネーターの大切な役割です。

尋田：進捗報告は単調なものにならないよう、テキストでも、できるだけ気持ちが伝わるコミュニケーションを心がけています。それから、オペレーターにしか気づけない情報もあるので、小さなことでも積極的にプランナー・コーディネーターに共有するようにしています。

山口：そうですね、小さな変化を見逃さないよう私も意識しています。それによって候補者の方からのスカウト返信につながることもあるので、いつもアンテナは張り巡らせていますね。

ーー 小さな気づきが、採用成功につながることもあるのですね。コーディネーターはチームにとってどんな存在だと思われますか？

髙山：案件ごとに縦割りで動いているように見えると思いますが、コーディネーター同士、横で連携をして、日々スキルやナレッジを共有しています。関わっていない案件であっても、そのプロジェクト内でどんなことが起こっているのか、課題はどんなところにあるのかを把握するようにしています。

行光：Attackのチームは横の連携も大切にしているから、案件を超えて、相談したり協力したりできますよね。

髙山：はい、それはいつもそう感じています。あとは、チームのゴールはいつもお客様の採用成功なので、例えば、スカウト返信があったらすぐにチーム内に共有する、といったことは行っています。プランナーが道筋を作り、スカウターやオペレーターがスカウト送信して、返信をキャッチできるのはコーディネーターなので、そこはとても意識しています。スカウトメールに対し、嬉しかったと返信があったり、それがきっかけでカジュアル面談に進まれたりすると、チームワークの喜びを感じますね。

ーー プランナーだけでなく、コーディネーターもチームの連携に重要な役割を担っているんですね。スカウターやオペレーターはいかがでしょうか？

尋田：縁の下の力持ちのような存在ですね。プランナー、コーディネーターが常にお客様の方を向いていてもらえるように、オペレーターがしっかりと下支えする、そんなイメージです。

山口：私たちは直接お客様とやりとりする場面は少ないのですが、自分の業務がお客様の採用成功を達成するための重要な役割を担っているという意識は、プランナーやコーディネーターと同じ目線で強く持っています。チーム内ではいつも丁寧なフィードバックがあり、同じ目標に向かっていると感じることができていて、モチベーション高く業務にあたっていますね。

いかがでしたでしょうか？ 【TARGET】がこだわるサービスクオリティが、チームワークに支えられていることを感じていただけたかと思います。チームでの仕事に興味がある方はぜひ、ご応募ください！