コンサルティング業務を通して感じる「情報を正しく」伝えることの難しさ

はじめに

「ただいまー。」

「お帰りなさい、今日もお疲れ様でした。」

この季節は、帰宅した際のこんなやり取りでさえ、冷えた身体と心が温まりますね。。
最近は一日中Alexa(Amazonのキャンペーンで購入、990円)と会話しています18卒の田岡です。

大学では西洋哲学を専攻しており、普段から思考を巡らせることが好きだったためそれを活かせる職業に就きたいと考えておりました。

結果として、自分が考え抜いた提案で企業が持つ多種多様な課題を解決する、コンサルティングという仕事へ興味を持ちArinosへ入社しました。

入社後の約1年半の間で、業務改善、BPR、基幹システム導入支援、RPA導入支援等の複数の案件に携ってきました。

現在どのような仕事に従事しているか？

現在は、大手WEBサービス企業であるクライアントの下で、開発部の働き方改革推進プロジェクトに参画しています。

内容としては、開発部の新オペレーションの構築、評価制度の設計やマニュアル作成等の業務を行っています。

開発部のみならず他部署も連携して進めるプロジェクトの為、様々な立場からの意見を取りまとめながら最適解を見つけることは簡単でなく、日々どうあるべきかのPDCAを回しつつ取り組んでいます。

初心に戻って5W1Hを

ところで、皆さんは5W1Hというフレームワークを聞いたことはありますでしょうか？

「いや、そら当たり前やで！」とおっしゃる方がほとんどだと思います。

しかし、実際にこのフレームワークを使いこなして、上司や顧客とのコミュニケーションを認識の齟齬なく円滑に行えている方は少ないのではないでしょうか？

私自身も日々の業務の中で改めて5W1Hの重要性を感じており、少しご紹介させて頂ければと思います。

私の場合、日々の業務を行う中で下記のような問題がありました。

・上司に報告を行う際に、主語や述語、目的等を端折って伝えてしまうため、認識の齟齬が頻発する
・クライアントへの提案時に、詳細(5W1Hのレベル感)まで落とし込めていないため、具体的なケースが想像できておらず想定パターンに抜け漏れが発生する

コンサルタントとして、抜け漏れなく正確に情報を整理・伝達できないことは致命的です。

特に、複雑な業務やプロジェクトになればなるほど、認識の齟齬は起こりやすく、かつ大きな遅延の要因となり得ます。

上記の問題の原因を考えた所、仮説として5W1Hのフレームワークに沿って表現ができていないということが挙げられました。

5W1Hとはご存じの通り、下記の観点を用いて、抜け漏れを防ぐフレームワークとして広く認知されています。

【When】 (いつ：期間、過程)
【Where】 (どこで：空間、場所)
【Who】 (誰が：人物、関係性)
【Why】 (なぜ：目的、理由)
【What】 (何を：事象、テーマ)
【How】 (どのように：手段、程度)

私の場合は上記の観点を徹底できておらず、具体性が欠如したまま説明や資料作成を行っていたため要な情報が不足していたり、論拠に説得力がない状態になっていました。

そのため、説明・資料作成を行う際には、一旦メモに「伝えたいこと」と「５W1Hに基づいた根拠」を書き出して整理するといった、一見地味ですが情報を網羅的に整理する時間を作りました。

一例としては、下記のように整理していました。

【結論】この課題に対して、我々は●●に取り組むべきだ。

【Why】 (そもそもなぜこの課題を解決するのか？目的は？)
【What】 (何を行うべきなのか？)
【Who】 (この提案は誰に向けてのものか？or誰が行うのか)
【When】 (今でないとダメな理由はなにか？)
【Where】 (どの範囲までを対象にするのか？)
【How】　(どのように行うのか？)

資料作成もそうですが、何かしらの説明を行う際に必要なのは結論(～と考えている)と根拠(～だから～だ)のセットです。

特に、根拠を考える中で5W1Hの観点が抜け漏れてしまうことが、必要情報の抜け漏れや説得力のなさにつながります。

全ての観点が必要でない場面も多いかと思いますが、事前に整理しておくことで相手が求めている情報を即座に、そして的確に伝えることが可能になります。

また、網羅的に思考を掘り下げておくことで、論理的思考力の訓練や考え抜いたことで持てる自信にも繋がります。

今回は、私なりの解釈を記載させて頂きましたが、さらに違った視点で5W1Hのフレームワークを使用している例もあると思いますので、興味があれば探してみてください。

長くなってしまいましたが、まとめますと、

もし人にうまく説明できていない、どの切り口で考えればよいのか分からないと感じた際には、一度初心に戻り5W1Hを思い出してみるのは、かなりおすすめです！