ウィズコロナをバックオフィスからサポート。やりがいをもって働ける環境づくりを、縁の下から支えたい。

こんにちは！株式会社ネットフロンティア 採用担当です。

今回は、管理部 総務担当 藤田 彩加のインタビューをお送りいたします。

藤田 彩加 / 管理部 総務担当
2017年入社。ストラテジックプランニング部への配属を経て、現在、管理部総務担当。PC機器の管理から新ツールの導入まで、バックオフィス業務を担当。

「スピード命で動いた」。新体制下で導入したビジネスツールの浸透で、コロナ禍でもスムーズなリモート業務が可能に。

——管理部の総務担当として、日々社内環境の整備に励む藤田さんですが、昨年10月の組織体制の変更後、気づいた社内の変化はありましたか。

社内での決定から導入までのプロセスが、よりスピードアップしたなと感じています。昨年10月以降、当社ではさまざまなビジネスツールの導入を実施してきました。

管理部主導で導入を進めたものとして、①オンライン会議ツール「Zoom」のほか、グループウェアツールの②「G suite（ジースイート」、③「rakumo（ラクモ）」のカレンダーやワークフロー機能、クラウド受付システムの④「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」、社内コミュニケーション・ツール⑤「Unipos(ユニポス)」や組織診断サービスの⑥「モチベーションクラウド」があります。私は総務担当として、①〜④までの導入を担当しました。

これらのツールは、代表の奥川からの提案を受けて導入したものです。約3ヶ月間をかけて、ほぼ年内に導入を完了しました。スピード命で動いていたので、今振り返ると、「気づいたら終わっていた」という感覚です(笑)。新しいツールを社内に分かりやすくアナウンスしながら運用することを第一に考え、業務に取り組みました。

業種柄もあるのか社内への浸透も早く、現在ではどれも日常的に使用されています。

——各ツールの導入は、タイミングよく新型コロナウィルス流行の直前となりましたよね。

そうですね。他のメンバーとも「コロナ禍が始まる前に導入が完了していて本当に良かったよね」と、よく話していて。先に挙げた各ツールが既に浸透していたこともあって、リモートワークが決まってからも、不安よりも「なんとかなるんじゃないか」という前向きな気持ちの方が強かったです。

特にZoomは使用頻度がかなり増えたので、既存のクライアントともこれまで通り面会ができるように、早めに有料アカウントを増やすなどの措置を取りました。

また「rakumo（ラクモ）」の導入により、経費精算や稟議などが電子化されたことで、在宅で申請や決裁ができる環境の土台が既に整っていたことも大きかったです。

電子化されたことで、管理部の業務スピードもかなり上がりました。

初のオンライン開催となった、新卒採用説明会と入社式。他部署のリクエストを最大限に叶えるために、バックオフィスとして奮闘。

——コロナ禍以前からリモートワーク環境を整えることができた当社ですが、コロナ禍を契機に導入した制度や初の試みもありましたよね。

コロナ禍を機に、「リモート手当」として、全従業員に月額1人10,000円を支給するほか、「Zoomランチ・飲み会手当」として、Zoomを利用した在宅ランチ手当に500円、飲み会手当に1,000円を支給する制度を導入しています。

また、新型コロナウィルス感染拡大防止のため、新卒採用説明会と入社式をオンラインで実施しました。

——管理部の総務担当として、オンライン開催に際し、どのような業務を行いましたか。

新卒採用説明会では、人事担当と連携しながら、参加者管理などが可能となる「Zoomウェビナー」というZoomの拡張機能を導入しました。その際は、とにかく手を動かして、人事側が希望する最適な機能に関する情報を調べました。入社式では、「リモート開催で新入社員が寂しい想いをするかもしれないから、より盛り上がることをしていこう！」という代表の奥川の提案を受けて、オンライン開催中にZoomの画面上に参加者のコメントが流れるCommentScreenを取り入れました。

＜オンライン入社式の記事はこちらから＞

「Zoomウェビナー」やその他の拡張ツールの情報が、現在と比べるとそこまで出回っていなかったので苦労もしましたが、当社のメンバーは対応力が高く、サポートし合える社内文化のおかげで、当日はどちらもスムーズに進行できて良かったです。

——他部署のバックアップとして奮闘するほか、管理部からも積極的な提案を行っていますよね。

そうですね。7月より「SmartHR」という労務管理をクラウドで実施できるツールを新たに導入し、入退社や年末調整などがペーパーレスで対応できるようになりますが、このツール導入は管理部のマネージャーの提案によるものです。この他にも、電子契約書に関するツールをできるだけ早く導入したいと考えており、現在検討を行っています。

当社の魅力は、“人”、そして“風通しの良さ”。みんなで一緒に考える雰囲気があるからこそ、コロナ禍のピークもうまく乗り切れた。

——お仕事をするうえで大切にしていることは、どのような点ですか。

相手の立場になって考えることです。社内のメンバーにもいろいろな人がいるので、まず相手がどういう人か知るところからスタートするように心がけています。

言葉をしっかり選んで、その人に一番伝わるように考えて対応するようにしています。

——当社の良さや魅力はどのようなところにあると思いますか。

当社の魅力は、なんといっても“人”、そして、“風通しの良さ”です。思い返せば、新卒で入社した頃から、忙しいメンバーでも手を止めて、質問に答えてくれる社風がありました。それは今も同じで、管理部を初めとするさまざまなメンバーから日常的なサポートを受けています。

今回コロナ禍という緊急事態となりましたが、そのなかで、“常に自分事として考えられる社風”を再実感しています。みんなで一緒に考えていこうとする雰囲気があるからこそ、コロナ禍のピークもうまく乗り切れたのかなと思います。

——最後に、今後の意気込みをお願いします。

私たち管理部のミッションは、メンバーがやりがいをもって働ける環境作りをすることです。当社がその魅力や良さをしっかり発揮できるように、これからも貢献していきたいと思います。