全拠点会議をオンライン開催したら、いつもより面白いという反応が集まった話

こんにちは、アディッシュ杉之原です。

アディッシュグループでは、ALLadishMTGと呼ばれる全拠点会議を、3カ月に一度の頻度で開催しています。新型コロナウイルス感染症対応の影響で、弊社も、時差出勤や在宅勤務等取り組んでいるため、先月のALLadishMTGをオンラインで開催することになりました。

アディッシュは、「ひとりひとりが会社・事業を築いていく会社でありたい」と考えています。ALLadishMTGは、そのために、中期経営計画のさらなる理解やディスカッションの場となるよう設計しています。会社を設立してからずっと、代表の江戸も構成段階から関わって開催をしています。

ALLadishMTGの前半は、江戸が中期経営計画を語ります。会社という船がいったいどこに向かおうとしているのかを、何度でも伝えています。

↑　いつものALLadishMTGの様子。中期経営計画を話す江戸

ALLadishMTGの後半は、ミッションや事業の価値をテーマにディスカッションを行ったり、提供価値と向き合うための「カスタマーボイスアワード」を開催したり、毎回違う時間を設計しています。特に、会社のコアとなる議題は、ALLadishMTGの時間を使って、全社員でディスカッションをするようにしています。

↑　昨年開催した「カスタマーボイスアワード」の様子

今回のALLadishMTGは、自宅からプレゼンしたメンバーもいましたが、初のオンライン開催ということもあり、代表の江戸と運営事務局2名は、会議室から配信することにしました。

↑　運営事務局の様子。先ほどの写真と比較すると、なかなかひっそりとしています。

オンライン開催にあたり、工夫したこと、良かったこと、改善点をまとめます。

■工夫したこと
１．ラジオ番組っぽく進行しよう
２．相互性を持たせる設計
３．休憩を多めに設定

■良かったこと
１．スライドが良く見える
２．スクール形式よりも参加メンバーの反応が見える
３．いつもより面白かった

■改善点
１．参加メンバーが声が出せる環境にいるか分からない
２．雑談力
３．ハングアウトの仕様

■工夫したこと

１．ラジオ番組っぽく進行しよう

ALLadishMTG開始10分前、江戸と最終の打ち合わせスタート。何人かのメンバーにハングアウトに事前に入ってもらって接続チェックをするうちに、「ラジオっぽく進行したほうがいいのではないか」という話になり、私は、人生ではじめて、ラジオパーソナリティ役を担うことになりました。江戸も、ラジオっぽさを意識していたのか、司会進行する私に合わせて、あいづちやコメントを差し込んでいたことが印象的でした。

２．相互性を持たせる設計

今回のALLadishMTGは、後半もプレゼンコンテンツだったため、相互性を持たせるために以下を活用しました。
・ハングアウトチャット
・チェックイン
・アンケートフォーム

それぞれの使用目的は以下です。

・ハングアウトチャット
「いいね！」や「パチパチパチ」など、行動や感情はハングアウトチャットで表現してもらいました。このような使い方をしようと発案してくれたのはエンジニアメンバーで、やはり慣れてますね。

・チェックイン
通常のALLadishMTGでも、アイスブレイクとして行っているコーナーです。私から何名かのメンバーを指名し、そのときの気持ちや思いをひと言話してもらいます。オンライン開催にあたっては、いつもよりも多くのメンバーに話してもらうようにしました。

・アンケートフォーム
これも、通常のALLadishMTGで行っています。それぞれのプレゼンが終わった後、1分間時間を取って、アンケートフォームを記載してもらっています。その後、私でいくつかピックアップして、質疑応答に活かしています。ハングアウトチャットだと、コメントがどんどん流れていってしまうため、意見や感想はアンケートフォームでもらうようにしました。

↑　アンケートフォーム。送信のハードルを下げるため、記載項目を少なくし、そして自由に書いてもらえるようにしています。アンケートフォームを使って収集することで、事後フォローもしやすくしています。

３．休憩を多めに設定

ALLadishMTGは、基本的には2時間で開催しています。通常は、休憩を1回取っていますが、今回は、開始45分後と90分後に2回取りました。参加メンバーの集中力を保てるようにしたかったことと、初のオンライン開催にあたり、運営を立て直す時間としても、休憩を増やすことは決めていました。

■良かった点

１．スライドが良く見える

これは、多くもらった声です。スクール形式だと、座る席によって、また、会場のスクリーンの大きさによってスライドの見えやすさが変わりますが、オンライン開催だと、スライドどおりの大きさで確認することができますもんね。

２．スクール形式よりも参加メンバーの反応が見える

相互性を持たせる目的で、ハングアウトチャット、チェックイン、アンケートフォームを使い、以下のようにメンバーの声を拾うことができました。
・ハングアウトチャット：500コメント
・チェックイン：8名（いつもは2名程度）
・アンケートフォーム：82回答

一方、プレゼンターは、参加メンバーの反応が見えないため、話し終わった後に、「あれ、これで大丈夫だったかな」と困惑しているようでした。そのため、私のほうで「拍手をお願いします」と呼びかけるようにしました。すると、そのたびに、ハングアウトチャットに「パチパチパチ」や「良かったよ！」といったコメントが続々とされました。（私は、「パチパチパチ」を「8888」と表現することを初めて知りました…笑）

３．いつもより面白かった

「プレゼンターの肩の力が抜けていて面白かった」「ラジオ番組みたいで面白かった」という声も、複数もらいました。ラジオパーソナリティとしては嬉しいかぎりです。スクール形式のプレゼンだと、プレゼンする側も自然と力が入り、緊張が伝わっていたのかもしれません。「ラジオっぽく」というコンセプトだったこともあり、司会の私も含め、肩の力が抜けていたようです。

休憩時間も、江戸と運営委員会の会話が聞こえるようにしていたことも、舞台裏を聞いているようで良かったようです。実際、ALLadishMTGが終わるときには、「残ってたら何か話を聞けるのかな」といった書き込みがいくつかあり、想定していなかった余韻がありました。

■改善点

１．参加メンバーが声が出せる環境にいるか分からない

チェックインお願いします！と何人かに声をかけたところ、「声を出せる場所に移動します」が続きました。参加メンバーが、必ずしも声を出せる環境にいるか分からない、という当たり前のことに気づきました。

２．雑談力

相互性を持たせる目的で、江戸が「休憩時間もマイクをONに出来るメンバーがいたら、だべりたい！」とのことで、運営側のマイクをONにしていました。少し雑談が生まれたものの、誰もしゃべらない時間が…。通常のALLadishMTGでは問われませんが、ラジオ番組という点では、雑談力を磨く必要がありそうです笑。

３．ハングアウトの仕様

よくオンライン開催で使用されているZoomと比較して、ハングアウトは、参加メンバーを投影する際に4分割しか出来なかったり、参加メンバーをグループ分けするブレイクアウトルーム機能がなかったりと、制限があります。今回のALLadishMTGは、幸いにもすべてプレゼンコンテンツでしたが、ディスカッションコンテンツを行う場合は、ハードルがありそうです。

■総括

運営側として、ALLLadishMTGの開始時刻に、1人2人と参加メンバーが増えていく様子を見るのは、ちょっとした感動がありました。結果、125人がオンライン参加！全体としては、総じてとても評判が良く、ほっとしています。

今回、オンライン開催の準備にかかった工数はほぼゼロでした。それもそのはずで、以前から、複数拠点を接続してALLadishMTGを開催していたことによって、チェックインや質疑応答時のアンケートフォーム活用など工夫をしていたことが、オンライン開催を運営するハードルの低さにつながったのだと感じています。

新型コロナウイルス感染症対応の影響で、開催を見合わせていた社内会議があるかもしれません。今回、全拠点の社員が参加するALLadishMTGをオンラインで開催したことで、会議が復活することはもちろんのこと、対面で集まれないからこそ、これまで以上に、短い時間でもコミュニケーションを重ねられたら、というメッセージにつながったら嬉しいです。