オープンなコミュニケーションが取れる環境を【東京のオフィスについて】

営業部の部田(とりた)です。

キャリアカウンセリングやコーチングを行う当社において、支援対象となるActbiz受講者とのコミュニケーションは必須です。

しかし、当社も例外ではなく新型コロナウィルスの感染拡大に対して、三蜜対策など実施をしております。

その為、Actbizのお申込者、当社への求職希望者ともオンラインでのやり取りが中心に行なわれている現状ですので、今回はなかなか最近人目に触れない当社の共用部とコミュニケーションツールについて、紹介させていただきます！

従業員が考えたActbiz受講者とコミュニケーションを取りやすい設備を

まずは共用施設についていくつか紹介をしたいと思います。

ヘッダーの画像は当社のエントランスになるのですが、エントランスから入ってすぐの所にミーティングスペースが3テーブル設置してあります。

こちらでは主に、初めて当社の就職支援サービスを個別で説明を聞きに来るお客様と、直接面談してお話する際に活用しています。

後は、すでにActbizの受講をすでにしている方との定期面談、従業員同士の簡単なミーティングでも使っているようですね。

ちなみに、パーテーションや、テーブル、チェアなどの家具、什器類に関しても、全て従業員がチョイスしたものになっています。

社長からは、実際にサービスを利用検討する方や、支援しているActbiz受講者、従業員が使いやすい事がベストなので、一番そういった方々の気持ちがわかる者たちで選定していってほしいという要望があり、結果従業員が色々検討して家具や什器を決めていました。

従業員からも、自分たちで会社を作っている感覚もあり楽しいという声がありましたね。

―スクールルーム、応接室について

続いて、Actbiz受講者が48週間かけてビジネスカリキュラムを受講していくスクール型の研修ルームですね。

こちらは着座で20名以上が同時に利用できる設備になっていて、集合型の研修やプレゼンテーション、ロールプレイングなどで使われます。

現在は最も利用頻度が落ちていますが。笑

やはり対面での学習効果が高い内容のものもありますので、また集合研修など実施していきたいですね。

そして、応接室です。

応接室は当社への来客者様とのお打ち合わせ、社内1on1、少人数の会議などで使用されています。

コロナ禍になってからは、半分フリーアドレス化していて、執務室の自デスクではなく、執務室内の芝生エリアやソファースペース、従業員用の休憩テーブルが別途あり、そこで作業している従業員もいます。

そんな中、応接室には高頻度で社長がフリーアドレス的に出現しています。笑

コミュニケーションツールとストレージの有効活用は、あくまで人の為に

今度は、コミュニケーションツールについて紹介させていただきます。

コロナ禍になって、当社のカオスマップを再作成したのですが、コミュニケーションツールの種類が多すぎるという事がありました。

Slack、LINE(公式LINE、LINEworks含)、zoom、Teams、Talknote、メッセンジャー、Chatworkなどなど。

現在はTeamsにほぼ一本化されているのですが、Actbiz受講者や申込検討者にとっては、やはりLINEが馴染みが良いわけなので、LINEも部分的に生きている状態になっています。

本来、事業のフローに最適なツールを導入し、ツールにユーザーを合わせるべきであるとは考えていますが、当社の場合人材事業の為、やはり人のツールの使用感などは無視することはできません。

特に派遣事業を行なう当社、派遣先企業での勤怠ツールの違いや管理方法が多岐になりますので、派遣社員として働く方々に悪戯にコミュニケーションツールを増やしたり、煩雑化させることなく、スムーズな情報連携ができる環境にする事は重要です。

オフィス環境やコミュニケーションツールに関しても、人材事業を行なう当社においては特に人と人が気持ちよく、また問題が発生しにくい状態にしていく事が、サービス自体の品質を上げる事につながります。

これからもより良い環境作りは心がけていきたいですね。