「強い組織作りの第一歩」。なぜ、今フリーアドレスを導入したの？

スタイラーは昨年12月に3回目のオフィス移転をしましたが、従業員数も増えこのままでは席数が足りなくなるという問題に早くも直面……。今回フリーアドレス化に踏切ましたが、実は、オフィス内のスペース確保以上にコミュニケーション課題を解決することが大目的としてありました。

仕事の効率化は、実際のところ生産性を下げているというデータがあるように、効率を追求し自分の仕事を黙々とこなすよりも、一見非効率に思われる「雑談」や「素の自分を出したおしゃべり」ができる環境こそ、生産性を高め強い組織が作られると言われます。

今回のフリーアドレス化はさらに強い組織作りの第一歩。ということで、フリーアドレス化の取り組みを推進したAdminチームの仁木貴史（以下、Takafumi）とデザインチームAditにインタビューをしました。

チームの壁をなくしたかった

ーーそもそもフリーアドレスは、日本では難しいイメージがあります。今回フリーアドレス化をするきっかけって何だったんですか？

Takafumi：元々、オフィスが静かだなっていうのがありました。ちょっとした内容のミーティングでも会議室を使うことが多くて。そういったところを踏まえて、「普段の雑談から会議まで流動的にしたい」という話しが代表の小関から来ました。僕自身も確かにそう思っていたので、まずは実験的な形でフリーアドレスに踏み切った感じですね。

ただ、最初に言われたように、フリーアドレスを導入するだけでは上手くいかないと思ったので、デザイナーのAditさんにもチームに入って頂き、ロッカーの活用方法などオフィス全体の使い方をイチから見直していこうという話しになって。

ーー狙いとしてはチーム外での会話を活性化させたい、みたいなところですか？

Adit：そうですね。僕は最近スタイラーに入社したんですが、確かにチームが多いにも関わらず別のチームとのコミュニケーションがなく、少し壁があるように感じました。実は最初から「フリーアドレス化しよう！」と決めたわけではなく、そこの課題を解決するためにいろいろ考えていたら、結果的に「フリーアドレスが良いんじゃない」っていう結論になったんです。

ーー準備期間はどれくらいだったんでしょう？

Takafumi：3ヶ月くらいです。まずはフリーアドレス化するにあたり、今のオフィスで出来ること、出来ないことを整理しました。

Adit：ミーティングをしながら、「こういうこと出来たらいいな」、「でもこれは実現するの難しいかも」など、いろいろ話し合いましたね。その後は図面を書いて、どれくらい空いているスペースがあるか見れるようにして。図面があると、もっと具体的な話しができるようになるんですよね。

居抜きオフィスのレイアウト変更から検討

ーー今回のフリーアドレスはオフィスのレイアウト変更から進めたんですよね。何か難しかったところはありますか？

Adit：難しかったのはやっぱり既存の家具があること。例えば、テーブルを小さくするだけでスペースが広くなるけど、そのためには今使っているテーブルを処分して新しいものを買わないといけない。でもそれって単純にもったいないですよね。だから、なるべく既存のものを活かすようにレイアウト変更しました。

Takafumi：あとは社内の30人の意見がそれぞれ分かれている中、全員にどう満足してもらえるかも難しい課題でした。全員の意見を尊重しつつ、ある程度皆が使いやすいように試行錯誤していった感じです。

ーーそこから実際フリーアドレスを実行するにあたり、社内からはどんな意見がでましたか？

Adit：当然ながら反対意見は出ました（笑）。

Takafumi：まあそうですよね（笑）。反対意見が出るのは想定内でしたね。

ーーちょうどフリーアドレス化を始めて2週間経ちますが、実際やってみてからはどうですか？

Adit：中には今までよりチームの会話が減ったと感じている人もいるようですが、個人的にはやって良かったなと思います。今まであまりチーム外と関わりを持っていなかった人が、他のチームと混ざって会話していたりするんですよね。

Takafumi：全体の会話は増えたと思います。「静かなオフィス」ではなくなりましたね。

実験を繰り返しながら、コミュニケーションデザインを考える

ーーコミュニケーションの活性化は成功していると。とはいえ、生産性が落ちたり、集中力ができなくなったりというデメリット面もあると思いますが、そこはどうでしょう？

Adit：実はこのインタビューの前に社内からそういった声もいただいています……。「ノイズが出て集中できない」とか。というのも、今はまだフリーアドレス化の第一段階なんです。次は交流できるスペースだけでなく、集中スペースや意識の切り替えができる場所を作りたいと思っています。スペースが限られているので、図面を見ながらその中でできることを少しずつ進めていく予定です。

ーー正直、フリーアドレス化が上手くいかなかったらもとに戻すという選択もあるんですか？

Takafumi：あるかなと思います。

Adit：僕もそう思います。一旦元に戻して、次のオフィス引っ越しのときに、反省を活かしてチャレンジできたらいいなと思っています。

ーー成功、失敗はどのような指標で測っていくんですか？

Adit：定期的にアンケートを取る、フリーアドレスについて話し合う場を設けるという2つで考えています。フィードバックがあったら参考にしてどんどん改善していきたいです。

Takafumi：いいフィードバック、悪いフィードバック、今は全部欲しいです。いろいろ実験しながら、試していかないと何もわからないのですからね。