情報共有はあえての手書き！？ONE COMPATH的ホワイトボードのススメ

株式会社ONE COMPATH(ワン・コンパス) 広報室の千野（ちの）です。

「スケジュール共有は、ホワイトボードじゃなくてデジタルツールで管理を！」

最近、こんなCMよく見ますよね。

「IT企業」である当社でも、多くの業務でデジタルツールを活用しており、
スケジュール管理もグループウェアを使っています。

しかし…当社では会議中以外に

あえて「ホワイトボード」を活用しているところがあるのです。

今日はそんなお話。

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目次
社内の大きなホワイトボード　その名は「コミュニケーションボード」
オフィス改善委員会とは？
オフィス改善委員会の小池さんにインタビュー「オフィス環境を社員の“自分ゴト化”にする」
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社内の大きなホワイトボード　その名は「コミュニケーションボード」

当社のドアを開けると大きなホワイトボードが現れます。

遡ること2022年3月。オフィスを全面リニューアルする際に設置されました。

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現在ではこんな感じ。
色々と書き込まれていたり、お知らせが貼り付けられています。

ホワイトボードは「大切なお知らせ」「イベント・サークル情報」「フリースペース」の3エリアに区切られており、予定や社内イベントの告知、サークルメンバーの募集などが掲示されています。

ドアを開けると目の前にあるがゆえに、視界に入りやすく、立ち止まって見てしまうのです。

通常、全社員向けの情報発信は社内チャットツールやメーリングリストを使っていますが
どうしても新しい情報と共に流れていってしまいます。

だったら、アナログな手書きでずっと残るようにすればいい！

そこで、社員への情報共有にオフィスの入り口にある大きなホワイトボードを活用することになったのです。（もちろん、チャットツールやメールも並行して使いつつ）

このホワイトボード活用の施策を提案したのが「オフィス改善委員会」のメンバーでした。

オフィス改善委員会とは？

2022年3月にオフィスをリニューアルをして数か月、

「きれいなオフィスを保ちたい」
「ここをもうちょっとこうしたら便利になるのにな」
「こんなものがオフィスにあったらいいのにな」

といったような社内からの意見や課題が出てくるようになってきました。

そこで、オフィスの課題を吸い上げ解決すべく、総務部門であるWSG（Work Style Group）の小池を中心に部署や役職が異なる有志のメンバーが集まり、オフィス改善委員会が立ち上がりました。

▲オフィス改善委員会による「ホワイトボード」設置の様子

オフィス改善委員会の小池にインタビュー「オフィス環境を社員の“自分ゴト化”にする」

ホワイトボード活用を提案したオフィス改善委員会の事務局長の小池にインタビューしました。

―小池さん、ホワイトボードを活用しようとおもったきっかけを教えてください

小池「オフィス改装の際に掲示物を貼るためにホワイトボードを設置していましたが、なかなか活用できていませんでした。ただ、オフィスの入り口を入ってすぐの好立地。社内のコミュニケーション促進のために活用しようと思いました」

―改めて、「オフィス改善委員会」を立ち上げた経緯を教えてください

小池「オフィス改装により綺麗なオフィスになりましたが、その環境を維持していかなければいけません。ただし、総務部門がやるのではなく、社員が働きやすい環境を社員主体で考えることで、オフィス環境を『自分ゴト化』できるような仕組みにしたかったのが始まりです。社員目線の課題がすぐ見つかるため、他の社員からも『改善してくれてよかった』という声もよく聞きます」

―「安全衛生委員会」「ISMS委員会」など通常の委員会もありますが、これらとの違いは？

小池「安全衛生委員会などは定期的に順番がまわってくる委員会制度です。オフィス改善委員会はこの中に組み込むのではなく、みんなで働きやすい環境を考える機会を作るため、有志のメンバーです。当初は声がけしてもメンバーが集まらないんじゃないか？という不安がありましたが、募集開始からあっという間にメンバーが手を挙げてくれて集まりました」

▲募集した時のSlack投稿

―どのようなメンバーでしょうか？

小池「CXOから中堅社員、2～3年目の若手まで、役職や社歴、部署の方がバランス良く集まったと思います」

―活動内容は？

小池「活動ペースは月1回で、オフィス環境に関する課題やアイデアを出し合い、解決策を考え実行しています。ちょっとしたことでも改善につながるのであれば実行してみる、というスタンスです。ホワイトボードの活用のほかにも、利用頻度の低いフリースペースを机や椅子を設置してミーティングスペースにしたり、サークルや委員会活動の備品を置くフリーの棚を設置したりしました」

―直近の施策や、今後検討している施策は？

小池「リモートワークが続く中で出席者全員が自宅なのに社内の会議室が予約されている『会議室のカラ予約問題』がありました。つい最近、Slack上で「会議室予約していたが空いた」「会議室を譲ってほしい」等の用途に利用できるチャンネルを開設しました。順調に従業員同士で活用されています。今後はオフィス内に観葉植物を置く「オフィスグリーン」などを検討していきます」

―小池さん、ありがとうございました！

当社では、働き方も社員が主体となって考え、
本気でワクワクできるオフィス環境を作れる仕組みがあります。

このようなオフィスに魅力を感じた方！ただいま仲間を募集中です。
ご応募、お待ちしております！

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