【Intern Story vol.3】社会人の基礎「議事録」をマスターしよう！

「大学生活にも慣れ、そろそろ新しいことしてみたい！周りと差をつけたい！」と思いこの記事にたどり着いた方もいるのではないでしょうか。
今回でVENECTインターンコラムは第３弾になります！本記事ではそんな方に向け、「議事録」について幸田がお伝えしていきます！正直にいうと、VENECTに入った当初、私は”ギジロク”を一切書いたことも見たこともありませんでした。しかし、VENECTではインターンメンバーも含めた全員が、分かりやすい議事録をとるトレーニングをうけ、社員さんだけでなくインターンメンバーも議事録をとる機会があり、今では毎週私も会議の議事録を取っています。そこで今回は社会人の基礎「議事録」について詳しく説明し、理解を深めて頂きます！

1. 議事録とは

先ず、先ほどから使用している「議事録」とは端的に言うと、会議のメモです！会議には必ずと言っていいほど、このメモをとる役割の人が同席し、その会議で何が話され、何が決定したのか、各自のNext Actionについてまとめています！

2. 議事録が必要な理由

では、なぜ議事録が必要なのでしょうか。理由は主に３つあります！

➀会議の決定事項を把握するため
議事録に残しておかないと、次の会議時、前回どこまで決まっていたのか明確にすることができません。そのため備忘録として取っておく必要があります。

➁次に行うべきネクストアクションを把握するため
議事録に残しておくことで、自分が次に何をすべきか分かり、素早く行動に移すことができます。時間に追われる社会人にとって、無駄な時間を作らないことはとても大切です。

➂その会議に参加していなかった人が内容を把握するため
議事録は会議不参加者が議事録だけ見て、キャッチアップできるようにとる目的もあります。他の仕事と重なり、会議に出られない場合、議事録が重宝されます。

3. VENECTで行う議事録セミナーについて

VENECTではインターンメンバー向けに議事録セミナーが開催されています！実際に、自分で議事録を作成していきます。この時、テンプレートを使用していただいても構いませんし、録音ですので、巻き戻して、何回でも聞くこともできます！その後、社員さんからフィードバックをもらい、よくできた点、至らなかった点を振り返りスキルを磨くことができます。

4. 実際にインターン生はどのように議事録を取っているのか

実際に、社内で行われる定例会議などで議事録作成をしています！
毎週、社員さんの助けを借りながら、アジェンダごとに項目をわけ、その下に箇条書きで大事な発言をメモしています！議事録をとる際大事にしていることは、以下の3つです。

➀結論ファーストで書く(PREP法)
時間のない社会人が読む前提で書くため、最初に最も大事な結論を持っていき、簡潔に書きます。

➁締め切り、会議後のTo do、発言者を書くことを意識
それぞれの社員さんが議事録を見て一目で理解し、直ぐに自分のタスクを行えるよう、To do/Next Actionの項目を一番上におきます。又、「言った言わない」を避けるため誰が発言したかも、書いておくと良いです！

➂会議が始まる前に議事録の型を作っておく
会議が始まってからは内容に集中するため、あらかじめ項目を分け、型を作っておくと、スムーズにメモをとることができます！

5. 最後に

議事録の大切さ、取り方について学ぶことは出来ましたでしょうか？？
もっとVENECTで学びたいと思った方！特に事前知識は必要ありません。社会人になる前に、一緒に学んでみませんか？？ お待ちしております！